Докладная записка «Довожу до вашего сведения следующую информацию»: образец и бланк

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника цеха № 2

И. И. Иванова

Докладная записка

о срыве сроков поставки оборудования в цех № 2

16 ноября 2026 г. № 27

Довожу до вашего сведения следующую информацию: поставщик ООО «Станкоторг» не отгрузил две линии упаковки, срок по договору от 12 октября 2026 г. № 44 истёк 10 ноября. Цех № 2 с 11 ноября работает в одну смену, план ноября под угрозой срыва на 30 %.

Причина задержки — поставщик ждёт комплектующие из-за рубежа, новая дата отгрузки — 25 ноября. Переписку с поставщиком прилагаю.

Прошу согласовать замену поставщика по второй линии и продлить срок поставки по первой линии до 25 ноября с правом предъявить неустойку по договору.

Приложение: переписка с поставщиком на 6 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник цеха № 2

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна такая формулировка

Докладная записка — внутренний документ: сотрудник сообщает руководителю о событии, которое тот должен знать, и обычно просит принять решение. Зачин «довожу до вашего сведения следующую информацию» задаёт тон: это не жалоба и не просьба, а сообщение о факте, за которым следует вывод.

Форму закон не устанавливает. Компания может утвердить бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись. Зачин — часть текста, а не отдельный реквизит, поэтому его место в первом абзаце.

Что указать в докладной записке

Адресата: должность, название компании или подразделения, фамилию и инициалы в дательном падеже.
Автора: должность и фамилию с инициалами.
Название документа «Докладная записка» и заголовок к тексту: о чём записка, одной строкой.
Дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Первый абзац — зачин «Довожу до вашего сведения следующую информацию» и сами факты: что случилось, когда, чем подтверждается.
Второй абзац — обстоятельства и последствия: почему это важно для работы.
Третий абзац — просьба или предложение: какое решение нужно и к какому сроку.
Приложения и подпись автора с расшифровкой.

Как написать докладную записку

Определите, кому пишете. Записку адресуют тому, кто принимает решение: руководителю компании, начальнику подразделения, в бухгалтерию или службу безопасности.
Начните с факта. Первый абзац после зачина — только проверенные сведения: даты, номера договоров, суммы, имена. Оценки и эмоции оставьте за пределами записки.
Покажите последствия. Объясните, что произойдёт, если решение не принять: срыв срока, простой, убыток, нарушение договора.
Сформулируйте просьбу. Начните со слова «прошу»: что сделать, к какому сроку, на каком основании.
Приложите подтверждения. Переписка, акты, фотографии, расчёты — всё, что позволяет проверить факты без дополнительных запросов.
Подпишите и передайте. Передайте адресату или в канцелярию; копию оставьте себе с отметкой о получении.

Частые ошибки

Зачин есть, а фактов нет: записка сообщает «есть проблема», но не называет дат, номеров и сумм.
Нет просьбы: руководитель понимает, что случилось, но не знает, какое решение от него ждут.
Оценки вместо фактов: «поставщик ведёт себя недобросовестно» вместо даты отгрузки и номера договора.
Записку путают с объяснительной: объяснительную пишет тот, кто допустил нарушение, а докладную — тот, кто о нарушении сообщает.
Несколько вопросов в одной записке: решения начинают ждать друг друга.

Частые вопросы

Обязательно ли начинать докладную записку с «довожу до вашего сведения»?

Нет. Это устойчивая формула деловой переписки, а не требование закона. Записка с обычным первым абзацем «10 ноября поставщик не отгрузил…» имеет ту же силу, если в компании не утверждён обязательный шаблон.

Чем докладная записка отличается от служебной?

Строгого деления закон не даёт, его задаёт инструкция по делопроизводству компании. Обычно докладную пишут руководителю по вертикали о событии или нарушении, а служебную — коллегам из другого отдела или руководителю с просьбой и предложением.

Чем докладная отличается от объяснительной?

Объяснительную пишет работник, чтобы объяснить своё нарушение или проступок. Докладную пишет тот, кто сообщает руководителю о событии, в том числе о чужом нарушении.

Можно ли отправить докладную записку по электронной почте?

Можно, если в компании так принято или работает система электронного документооборота. Для споров надёжнее бумажный экземпляр с отметкой о получении или документ в системе с подписью.

Нужна ли печать на докладной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель ставит резолюцией.

Сколько хранят докладные записки?

Срок зависит от содержания. Компания закрепляет его в своей номенклатуре дел, опираясь на перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда записки и согласования съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Докладные, служебные и объяснительные записки отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с договором и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют даты и суммы с договором и приносят руководителю готовый проект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Докладная записка: довожу до вашего сведения следующую информацию