Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Это книга, в которой подряд записывают приказы, касающиеся работы компании в целом. Персональных данных работников в таких приказах нет — для них заводят отдельный журнал по личному составу.

Утверждённой законом формы нет. Компания разрабатывает и утверждает журнал сама — приказом или приложением к инструкции по делопроизводству. Поэтому один и тот же журнал в двух компаниях выглядит по-разному, и это нормально.

Закон не требует бумаги: порядок оформления журнала компания определяет сама, и вести его можно на бумаге или в электронном виде.

Если журнал ведут в системе электронного документооборота, закрепите в инструкции, кто регистрирует приказы, в какой момент присваивается номер и как заверяются записи. Для споров надёжнее, когда запись можно распечатать с датой и подписью ответственного.

Зачёркивать и замазывать записи нельзя. Ошибочную запись оставляют на месте, а рядом или следующей строкой пишут, что запись такая-то считать недействительной, и указывают причину.

Если приказ не вступил в силу, это тоже фиксируют в журнале — так потом видно, что документ не действовал, и не возникает спора о том, был ли он издан.