Регламент подачи заявок в отдел снабжения: образец

Регламент подачи заявок в отдел снабжения отвечает на четыре вопроса: кто подаёт заявку, что в ней указать, за сколько дней до потребности и кто её согласует. Ниже — готовый текст регламента и бланк заявки, который можно раздать отделам.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Утверждён приказом ООО «Ромашка»

от 16 ноября 2026 г. № 88

Регламент подачи заявок в отдел снабжения

порядок оформления, согласования и исполнения заявок на закупку

Введён в действие с 1 декабря 2026 г.

1. Общие положения. Регламент устанавливает порядок оформления, согласования и исполнения заявок на закупку товаров, материалов и услуг. Заявку подаёт руководитель подразделения — он отвечает за потребность, срок и правильность данных.

2. Сроки. Плановую заявку подают не позднее чем за 15 рабочих дней до даты, когда товар нужен на складе. Заявку на товар под заказ — не позднее чем за 30 рабочих дней. Срочную заявку принимают только с пометкой «срочно» и обоснованием причины.

3. Состав заявки. В заявке указывают: подразделение и автора, наименование и характеристику товара, количество и единицу измерения, дату потребности, цель закупки, ссылку на бюджет или проект, при необходимости — поставщика и аналоги.

4. Согласование. Заявку подписывает руководитель подразделения, согласует финансовый директор по бюджету. Отдел снабжения проверяет заявку в течение 2 рабочих дней и возвращает на доработку, если не хватает данных.

5. Исполнение и замена. Отдел снабжения выбирает поставщика и оформляет закупку. Если нужного товара нет, он предлагает аналог с теми же характеристиками; замену письменно подтверждает автор заявки.

6. Отчёт. Отдел снабжения ведёт журнал заявок: номер, дата, подразделение, статус, дата исполнения. Раз в месяц статус заявок передают руководителям подразделений.

Утверждающий

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / А. А. Смирнов /

Зачем нужен регламент заявок

Без регламента заявки приходят в снабжение голосом, в переписке и в последний день: «нужно вчера». Снабженец ищет поставщика в спешке, покупает дороже и без сравнения цен, а подразделение всё равно получает товар с опозданием.

Регламент снимает эти споры. Он закрепляет срок подачи, обязательные поля заявки и порядок согласования, поэтому снабжение работает по плану, а руководитель подразделения заранее знает, когда получит заказанное.

Что закрепить в регламенте

Кто подаёт заявку: руководитель подразделения или назначенный им сотрудник.
Срок подачи: за сколько рабочих дней до даты потребности подают плановую и заказную заявку.
Обязательные поля: наименование, характеристика, количество, единица измерения, дата потребности, цель и ссылка на бюджет.
Порядок согласования: кто подписывает, кто проверяет бюджет, сколько времени снабжение рассматривает заявку.
Правило замены: кто подтверждает аналог, если нужного товара нет.
Срочные заявки: как их помечают и кто разрешает внеплановую закупку.
Журнал заявок и отчёт о статусах перед подразделениями.

Что указать в заявке

Подразделение и автора заявки с контактом для уточнений.
Наименование товара и характеристики, по которым его можно сравнить у разных поставщиков.
Количество и единицу измерения.
Дату, к которой товар нужен на складе, а не дату, когда о нём вспомнили.
Цель закупки и статью бюджета или проект.
Допустимые аналоги, если точная модель не принципиальна.
Подпись руководителя подразделения.

Как внедрить регламент

Напишите текст и утвердите приказом. Регламент утверждает руководитель компании, дата введения — не раньше, чем подразделения узнают о новых правилах.
Сделайте бланк заявки. Форма с обязательными полями проще, чем свободное письмо: её нельзя отправить без даты потребности и количества.
Соберите руководителей подразделений. Разберите на встрече сроки и поля заявки, покажите, как заполнять бланк на живом примере.
Запустите журнал заявок. Номер, дата, подразделение, статус и дата исполнения — так видно, где заявка застряла.
Проверьте через месяц. Посмотрите, сколько заявок пришло с нарушением срока, и решите, менять ли норматив или разъяснять его.

Частые вопросы

За сколько дней до потребности подавать заявку в снабжение?

Срок компания устанавливает сама: он зависит от того, сколько времени занимает поиск поставщика и доставка. В образце плановая заявка подаётся за 15 рабочих дней, заказная — за 30. Если поставки идут из другого региона или из-за границы, срок увеличивают.

Кто должен подавать заявку — снабжение или подразделение?

Заявку подаёт подразделение, которому нужен товар: оно знает потребность, характеристики и дату. Снабжение заявку исполняет: ищет поставщика, сравнивает цены и оформляет закупку. Если заявки пишет снабжение, оно угадывает потребности за другие отделы.

Что делать, если нужного товара нет и предлагают аналог?

Замену подтверждает автор заявки письменно: аналог должен закрывать ту же потребность по характеристикам и цене. В регламенте закрепите, что без письменного подтверждения снабжение аналог не покупает, иначе подразделение откажется от товара уже после оплаты.

Можно ли принимать заявки в мессенджере?

Можно, если компания ведёт журнал заявок и заявка из переписки получает номер и статус так же, как бумажная. Иначе часть заявок потеряется в переписке, и на совещании будет неясно, кто и когда её подал.

Нужен ли регламент, если закупок мало?

Нужен, если закупки повторяются и в них участвует больше одного человека. Для разовых покупок хватает бланка заявки с обязательными полями: он уже снимает половину уточнений.

Заявки теряются, а снабжение работает в спешке

Чтобы заявки собирались и согласовывались сами

Заявки в переписке и мессенджерах отнимают у снабжения часы: каждую надо переписать в таблицу, проверить бюджет и напомнить о сроке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают заявки по бланку, проверяют обязательные поля и бюджет, ставят номер в журнал и приносят снабженцу готовый список на закупку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»