Информационное письмо: образец и бланк

Информационное письмо — деловое сообщение, которым компания или ИП оповещает партнёров и клиентов об изменениях: реквизитах, ценах, графике, правилах работы. Ниже — бланк в Word и образец заполнения о смене банковских реквизитов.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

115184, Москва, ул. Большая Ордынка, д. 10, офис 5

тел. +7 (495) 123-45-67, info@romashka.ru

Информационное письмо

о смене банковских реквизитов с 1 декабря 2026 года

16 ноября 2026 г. № 12

Уважаемые партнёры!

Сообщаем, что с 1 декабря 2026 года ООО «Ромашка» меняет банковские реквизиты: расчётный счёт и банк. Остальные реквизиты — ИНН, КПП, адрес — остаются прежними.

Новые реквизиты: расчётный счёт 40702810100000012345 в ПАО «Банк» (БИК 044525225, корреспондентский счёт 30101810400000000225).

Просим с 1 декабря 2026 года перечислять платежи по новым реквизитам. Договоры и счета, оформленные до этой даты, действуют без изменений; в назначении платежа указывайте прежний номер договора.

Приложение: копия уведомления банка о смене реквизитов на 1 л. в 1 экз.

Подпись

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Что такое информационное письмо

Информационное письмо — деловое сообщение, которым одна компания или ИП оповещает другую сторону о событии или изменении. Чаще всего его шлют контрагентам, партнёрам и клиентам: о новых банковских реквизитах, повышении цен, изменении графика работы, новых правилах приёмки.

Строгой формы в законе нет. Бланк компания может утвердить в инструкции по делопроизводству, а реквизиты оформить по ГОСТ Р 7.0.97-2025: наименование отправителя, адресат, дата и номер, заголовок к тексту, подпись. Для массовых рассылок партнёрам достаточно фирменного бланка или простого текста с подписью.

Не путайте с уведомлением: уведомление часто предусмотрено договором или законом и влечёт юридические последствия (например, о расторжении договора), а информационное письмо просто сообщает сведения. Если договор требует «письменно уведомить», лучше назвать документ уведомлением и сослаться на пункт договора.

Что указать в информационном письме

Наименование отправителя, ИНН, КПП и адрес — чтобы адресат сразу понял, от кого письмо.
Дату и исходящий номер — для порядка и ссылок в переписке.
Адресата: конкретного руководителя или компанию, а при массовой рассылке — «Уважаемые партнёры».
Заголовок к тексту: о чём письмо, одной строкой.
Суть изменения: что именно меняется, с какой даты и кого касается.
Что делать адресату: по каким реквизитам платить, куда писать, какие документы переоформить.
Подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой.

Как написать информационное письмо

Сформулируйте тему. Тема должна раскрывать суть: «Меняем реквизиты с 1 декабря», «Новый прайс-лист с 1 января». Тема «Информационное письмо» получателя не цепляет и часто уходит в спам.
Начните с обращения. Даже в массовой рассылке лучше обратиться по имени-отчеству или хотя бы «Уважаемые партнёры». Человек должен видеть, что письмо адресовано ему.
Сообщите, что меняется. Первый абзац — суть: что именно меняется и с какой даты. Без вводных «настоящим уведомляем».
Скажите, что делать. Второй абзац — действие: по каким реквизитам платить, куда направлять документы, к какому сроку ответить.
Приложите подтверждение. Копия уведомления банка, приказ, новый прайс — всё, что подтверждает изменение.
Подпишите и отправьте. Подпишите письмо и отправьте адресатам. Для важных контрагентов продублируйте на бумаге с уведомлением о вручении.

Частые ошибки

Тема «Информационное письмо» — получатель не понимает, о чём речь, и не открывает.
Нет даты, с которой действуют изменения, — контрагент продолжает платить по старым реквизитам.
Канцелярит: «настоящим уведомляем вас о нижеследующем» вместо «сообщаем».
Письмо названо информационным, хотя договор требует уведомления, — тогда лучше оформить уведомление со ссылкой на пункт договора.
Нет подписи и контактов ответственного лица — получателю некуда обратиться с вопросом.

Частые вопросы

Чем информационное письмо отличается от уведомления?

Уведомление обычно предусмотрено договором или законом и влечёт последствия (расторжение, изменение условий), а информационное письмо просто сообщает сведения. Если договор требует письменного уведомления, назовите документ уведомлением и сошлитесь на пункт договора.

Можно ли отправить информационное письмо по электронной почте?

Да, если стороны обмениваются документами по электронной почте или в системе электронного документооборота. Для важных изменений (например, реквизитов) продублируйте письмо на бумаге с уведомлением о вручении или подпишите электронной подписью, если это предусмотрено договором.

Нужна ли печать на информационном письме?

Нет. Достаточно подписи руководителя или уполномоченного лица. Печать ставят, только если компания её использует и это принято в документообороте.

Обязательно ли оформлять письмо на фирменном бланке?

Нет. Закон форму не устанавливает. Фирменный бланк добавляет веса, но и простое письмо с реквизитами и подписью действительно.

Сколько хранить информационные письма?

Срок зависит от содержания. Компания закрепляет его в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Письма об изменении реквизитов обычно хранят, пока действует договор.

Когда письма и рассылки отнимают время

Чтобы информационные письма уходили сами

Смена реквизитов, цен или графика — и вот уже нужно обзвонить и оповестить десятки контрагентов, а потом следить, кто получил и ответил.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие письма по шаблону, рассылают их по базе контактов и собирают ответы в одном месте.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»