Должностная инструкция специалиста по кадрам: образец

Должностная инструкция специалиста по кадрам закрепляет, какие документы по персоналу он ведёт, кому подчиняется и что должен знать. Ниже — образец заполнения и бланк, по которому можно собрать инструкцию под свою компанию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 70 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Должностная инструкция

специалиста по кадрам

№ 12

1. Общие положения

1.1. Специалист по кадрам относится к категории специалистов и подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.

1.2. На должность специалиста по кадрам принимается лицо со средним профессиональным или высшим образованием по профилю деятельности и дополнительным профессиональным образованием в области управления персоналом или документационного обеспечения работы с персоналом.

1.3. Специалист по кадрам должен знать трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, законодательство о персональных данных, порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу, порядок учёта движения кадров и составления отчётности.

1.4. В своей работе специалист по кадрам руководствуется Трудовым кодексом РФ, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об отделе кадров и настоящей инструкцией.

2. Должностные обязанности

2.1. Оформляет приём, перевод и увольнение работников: готовит трудовые договоры, приказы по личному составу и соглашения к договорам.

2.2. Ведёт учёт личного состава и движения кадров, оформляет и хранит личные дела и личные карточки работников.

2.3. Оформляет, ведёт и хранит трудовые книжки, ведёт книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, формирует сведения о трудовой деятельности и передаёт их в Социальный фонд России.

2.4. Готовит по запросу работников и должностных лиц копии, выписки и справки о стаже, льготах, гарантиях и компенсациях.

2.5. Ведёт воинский учёт работников в объёме, установленном законодательством, и готовит отчётность по кадрам.

3. Права

3.1. Запрашивать у работников и руководителей подразделений документы и сведения, необходимые для ведения кадрового учёта.

3.2. Вносить руководителю предложения по совершенствованию работы с документами по персоналу.

4. Ответственность

4.1. Специалист по кадрам отвечает за достоверность сведений в документах по персоналу, соблюдение сроков их оформления и сохранность персональных данных работников в пределах своих обязанностей.

Разработал

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

С инструкцией ознакомлен

Специалист по кадрам

____________ / А. А. Сидорова /

Зачем кадровику должностная инструкция

Должностная инструкция — внутренний документ компании, который описывает одну должность: кому работник подчиняется, что делает, что должен знать, какими правами пользуется и за что отвечает. Закон её не требует, но без неё сложно доказать, что именно входило в обязанности человека.

Для специалиста по кадрам инструкция особенно полезна: он работает с трудовыми книжками, приказами и персональными данными, и граница его обязанностей должна быть видна и ему, и руководителю. Инструкцию берут за основу при составлении вакансии, при оценке работы и при споре о том, кто должен был подготовить документ.

Что входит в обязанности специалиста по кадрам

Оформление приёма, перевода и увольнения: трудовые договоры, приказы по личному составу, соглашения.
Учёт личного состава и движения кадров, личные дела и личные карточки работников.
Трудовые книжки: оформление, ведение, хранение, книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей.
Сведения о трудовой деятельности: формирование и передача в Социальный фонд России.
Справки и копии по запросам работников: стаж, льготы, гарантии, компенсации.
Воинский учёт работников в объёме, установленном законодательством, и отчётность по кадрам.

Требования к квалификации по профстандарту

Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» относит эту работу к обобщённой трудовой функции «Документационное обеспечение работы с персоналом» с уровнем квалификации 6. Квалификационные требования профстандарта обязательны в той части, в какой их устанавливают Трудовой кодекс, другие федеральные законы и иные нормативные правовые акты (ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ).

По профстандарту для этой функции предусмотрены среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена с профессиональной переподготовкой в области управления персоналом или кадрового документооборота, либо высшее образование — бакалавриат; при непрофильном бакалавриате также нужна указанная переподготовка. При среднем профессиональном образовании и переподготовке требуется не менее трёх лет опыта в сфере управления персоналом.

Эти требования переносят в раздел «Общие положения» и дополняют под конкретную компанию: например, знанием 1С и внутренних правил документооборота.

Как составить инструкцию

Возьмите бланк и укажите должность. Название должности в инструкции должно совпадать со штатным расписанием и трудовым договором, иначе инструкция не будет относиться к работнику.
Опишите общие положения. Кому подчиняется специалист, кто его принимает и увольняет, какое образование и опыт нужны, что он должен знать и какими документами руководствуется.
Перечислите обязанности. Пишите по действиям: оформляет, ведёт, готовит, передаёт. Каждая обязанность — отдельный пункт, без формулировок «участвует в работе по…».
Добавьте права и ответственность. Права — что работник может запрашивать и предлагать. Ответственность — за что отвечает в пределах своих обязанностей: достоверность сведений, сроки, сохранность персональных данных.
Утвердите и ознакомьте. Инструкцию утверждает руководитель компании. Работник знакомится с ней под подпись, дату ознакомления ставят в листе ознакомления или в самой инструкции.

Частые ошибки

Обязанности описаны общими фразами: «осуществляет кадровое делопроизводство» не показывает, какие документы и в какие сроки готовит работник.
Инструкция расходится с трудовым договором: в договоре одна должность, в инструкции другая, и при споре документы противоречат друг другу.
Нет листа ознакомления: без подписи работника нельзя доказать, что он знал свои обязанности.
В инструкцию переписали весь профстандарт: лишние требования к образованию и опыту мешают принять подходящего человека.
Инструкцию составили один раз и не обновляли после изменения процессов: новые документы и системы в ней не отражены.

Частые вопросы

Обязательна ли должностная инструкция по закону?

Нет. Трудовой кодекс РФ не требует должностной инструкции как отдельного документа. Но её используют, чтобы закрепить трудовую функцию работника, и на неё опираются при спорах о круге обязанностей. Если инструкция есть, работник знакомится с ней под подпись.

Можно ли включить обязанности прямо в трудовой договор?

Можно, и тогда отдельная инструкция не нужна. Но при изменении обязанностей придётся менять договор, а инструкцию достаточно пересмотреть и снова ознакомить работника. Компании с несколькими сотрудниками на схожих должностях чаще выбирают инструкцию.

Как оформить ознакомление с инструкцией?

Работник ставит подпись и дату в листе ознакомления, который прикладывают к инструкции, либо в самой инструкции рядом с подписью разработчика. Отдельного бланка закон не устанавливает.

Нужно ли указывать в инструкции требования профстандарта?

Да, если закон или иной нормативный правовой акт устанавливает требования к квалификации по этой должности. Требования профстандарта в этой части обязательны (ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ). Остальные положения профстандарта переносят по решению компании.

Сколько хранить должностную инструкцию?

Должностные инструкции хранят в составе документов по личному составу по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Когда кадровые документы собираются вручную

Чтобы типовые кадровые документы готовились сами

Приказы, справки и уведомления по одному шаблону отнимают у кадровика часы: каждую бумагу надо открыть, подставить данные работника, проверить и передать на подпись.

Я собираю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, берут данные из вашей системы и приносят на подпись уже заполненный файл.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»