Мягкая накладная: бланк скачать

Мягкая накладная — короткий документ о передаче товара: кто, кому, что и на какую сумму. Ниже — бланк А5 в Word с двумя экземплярами на листе А4, образец заполнения и разбор строк.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка», ИНН 7701234567

ИП Сергеев А. В., ИНН 770987654321

Договор поставки № 12 от 03.10.2026

Накладная

на передачу товара

16 ноября 2026 г. № 48

Отпущено со склада поставщика и принято покупателем:

1. Стол письменный «Практик», арт. СТ-120, 2 шт., 12 500 ₽ за шт., всего 25 000 ₽.

2. Кресло офисное «Комфорт», арт. КР-05, 4 шт., 6 800 ₽ за шт., всего 27 200 ₽.

Итого 52 200 ₽, в том числе НДС 22 % — 9 413,11 ₽.

Отпустил (поставщик)

Кладовщик

____________ / А. Н. Сидоров /

Принял (покупатель)

Менеджер

____________ / О. П. Кузнецова /

Что такое мягкая накладная

Мягкой накладной на практике называют простую накладную на передачу товара: её печатают на листе А5, выписывают в двух экземплярах — один остаётся у того, кто отпускает товар, второй у того, кто принимает. Никакой утверждённой формы у неё нет, поэтому компания сама решает, какие строки в неё включить.

Путаницы добавляет второе значение слова: в бухгалтерской среде мягкой накладной иногда называют документ на бумаге в отличие от электронного. И в том и в другом случае речь о простом документе о передаче товара, а не о форме, утверждённой Госкомстатом.

Для сравнения: товарная накладная ТОРГ-12 — форма из альбома унифицированных форм, утверждённого постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. С 2013 года применять её не обязательно, но многие компании продолжают: она привычна бухгалтерии и покупателям.

Что указать в накладной

Название документа и заголовок: накладная на передачу товара.
Дату и номер — по порядку нумерации компании.
Поставщика: название, ИНН, адрес.
Покупателя: название или ФИО предпринимателя, ИНН.
Основание: договор поставки, счёт, заявка — с номером и датой.
Товары: наименование, артикул, единица измерения, количество, цена, сумма по строке.
Итог: общая сумма и НДС, если поставщик его платит.
Подписи: кто отпустил и кто принял, с должностями и расшифровкой.

Как заполнить и распечатать бланк

Скачайте бланк и откройте в Word. Бланк свёрстан на А5: на листе А4 помещаются два экземпляра. Поля таблицы товаров можно добавлять и удалять — строки не «поедут».
Заполните шапку. Впишите поставщика, покупателя и основание. Если работаете по одному договору постоянно, номер договора можно оставить в бланке заранее.
Перенесите товары из счёта или заявки. Наименование, артикул и количество берите из того документа, по которому отгружаете: так меньше расхождений при приёмке.
Посчитайте итог и НДС. Сумма по строке — количество умножить на цену. НДС выделяйте из итога, если цена уже с налогом: сумма × 22 / 122 при ставке 22 %.
Распечатайте два экземпляра. Один подписывает и забирает поставщик, второй — покупатель. Если товар везёт сторонний перевозчик, добавьте третий экземпляр для него.
Подпишите при передаче. Обе стороны ставят подписи в момент передачи товара. Если покупатель отказывается подписывать, зафиксируйте это на втором экземпляре.

Форматы: Word, Excel и А5

Бланк в Word удобен, когда накладных немного и каждую заполняют вручную или правят под конкретную поставку. Поля и строки таблицы двигаются, шрифт и рамки сохраняются при печати.

В Excel удобнее, когда строк много и суммы надо считать формулами: количество умножается на цену, итог складывается автоматически. Скачайте бланк в Word и перенесите таблицу в Excel либо ведите учёт в своей программе — главное, чтобы на бумаге остались те же строки.

Формат А5 экономит бумагу: на листе А4 помещаются два экземпляра, и распечатать одну накладную можно одной страницей. Для этого в параметрах печати выберите две страницы на листе или используйте готовую вёрстку бланка.

Частые ошибки

Нет основания — договора или счёта: при споре непонятно, из чего взялись цена и количество.
Подпись без должности и расшифровки: неясно, кто именно принял товар и вправе ли он это делать.
Нет ИНН покупателя: бухгалтерии трудно подтвердить, кому отгрузили товар.
Одна накладная на две поставки: при возврате части товара разбираться придётся дольше.
Проверьте сумму НДС в документах поставщика: для вычета покупателю обычно нужны счёт-фактура и документы о принятии товара на учёт.

Частые вопросы

Обязательна ли форма мягкой накладной?

Нет. Утверждённой формы у простой накладной нет, компания составляет её сама. Обязательные требования к первичному документу перечислены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: название, дата, название организации, содержание факта хозяйственной жизни, величины в рублях, должности и подписи ответственных.

Чем мягкая накладная отличается от ТОРГ-12?

ТОРГ-12 — унифицированная форма из постановления Госкомстата № 132, в ней есть поля для транспорта, массы груза и приёмки. Мягкая накладная короче: только товары, суммы и подписи. Обе подтверждают передачу товара, выбор зависит от того, что требует покупатель и бухгалтерия.

Нужна ли печать на накладной?

Если у компании есть печать, её обычно ставят на обоих экземплярах — так спокойнее покупателю. Закон печать для первичного документа не требует, достаточно подписей ответственных лиц.

Можно ли выписать накладную от руки?

Да, если бланк распечатан, а строки заполнены разборчиво. Исправление заверяют датой и подписями лиц, составивших документ, с их фамилиями и инициалами либо другими реквизитами для идентификации.

Сколько экземпляров нужно?

Минимум два: поставщику и покупателю. Третий печатают, если товар передаёт перевозчик или если накладную требует склад покупателя.

Заменит ли накладная чек или УПД?

Нет. Чек подтверждает оплату, универсальный передаточный документ заменяет сразу счёт-фактуру и передаточный документ. Накладная подтверждает только передачу товара.

Читать в журнале

Когда накладные заполняют вручную и теряют

Чтобы накладные собирались из заявки сами

Пока накладных десяток в месяц, их несложно выписать вручную. Когда отгрузок сотни, ручное заполнение превращается в очередь: строки берут из заявки, суммы сверяют, экземпляры подписывают.

Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает заявку, подставляет товары и суммы в накладную, сверяет с данными в 1С и приносит готовый документ на подпись. Проверяем на ваших настоящих отгрузках.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»