Штатное расписание: бланк скачать бесплатно в Excel

Штатное расписание показывает, какие должности есть в компании, сколько по каждой сотрудников и сколько платят. Ниже — бланк по форме Т-3 в Excel и образец заполнения на небольшую компанию, чтобы было видно, что писать в каждой графе.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

на 01 января 2027 г.

Штатное расписание

на 2027 год

№ 1

Утверждаю: приказ от 25.12.2026 № 48, генеральный директор П. П. Петров

Срок действия: с 01.01.2027

Структурное подразделение: Администрация. Должность: генеральный директор. Количество штатных единиц: 1. Оклад: 180 000 ₽. Надбавки: —. Месячный фонд: 180 000 ₽.

Структурное подразделение: Отдел продаж. Должность: менеджер по продажам. Количество штатных единиц: 3. Оклад: 70 000 ₽. Надбавки: 10 000 ₽. Месячный фонд: 240 000 ₽.

Итого по документу: 5 штатных единиц, месячный фонд оплаты труда 640 000 ₽.

Руководитель кадровой службы

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Что такое штатное расписание

Штатное расписание — документ, в котором перечислены должности компании, число сотрудников по каждой и оклад. В графах 6–8 формы Т-3 показывают надбавки, а в графе 9 — месячный фонд оплаты труда по должности.

Форму Т-3 утвердил Госкомстат постановлением от 05.01.2004 № 1. С 2013 года применять её не обязательно: компания может взять свою форму. Но Т-3 знают все проверяющие, поэтому чаще всего расписание ведут по ней — в Excel это удобно: строки добавляются, фонд считается формулой.

Что в бланке и что писать в каждой графе

Шапка: название организации, дата составления, номер документа и период, на который расписание действует.
«Утверждаю»: приказ руководителя — без него расписание не считается введённым.
Графа 1 — структурное подразделение: отдел, цех, администрация.
Графа 2 — код структурного подразделения; графа 3 — должность по штату, как она записана в трудовых договорах и трудовых книжках.
Графа 4 — количество штатных единиц по должности, включая вакантные; единицы могут быть дробными.
Графа 5 — оклад или тарифная ставка в рублях.
Графы 6–8 — надбавки и доплаты по должности; графа 9 — месячный фонд оплаты труда: оклад плюс надбавки, умноженные на число единиц.
Подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера.

Как заполнить бланк в Excel

Скопируйте бланк и подставьте шапку. Впишите название организации, дату, номер документа и период действия.
Разбейте строки по подразделениям. Сначала администрация, затем отделы. Внутри подразделения — от старшей должности к младшей.
Проставьте единицы и оклады. Количество единиц укажите целым числом или долей, например 0,5; оклад — в рублях.
Посчитайте месячный фонд. В графе 9 поставьте формулу: (оклад + надбавки) × количество единиц. Внизу — сумма по столбцу.
Утвердите приказом. Расписание вводят приказом руководителя; изменения в течение года оформляют отдельным приказом.

Нужно ли штатное расписание ИП

Закон не обязывает индивидуального предпринимателя вести штатное расписание: Т-3 — форма для организаций, а у ИП нет ни штата в понимании трудового права, ни обязанности хранить такие документы.

Но если у ИП есть наёмные работники, расписание полезно самому: видно, сколько стоит команда в месяц и какие должности дублируются. Для этого подойдёт тот же бланк — название в шапке меняется на «Индивидуальный предприниматель Иванов И. И.».

Частые ошибки

Расписание не утверждено приказом — тогда это черновик, а не документ.
В графе 3 пишут профессию из разговорной речи, а в трудовом договоре она называется иначе: при проверке такое расхождение объяснять трудно.
В графе 9 считают только оклад без надбавок — месячный фонд занижается, и бюджет на персонал не сходится.
Меняют оклады в самом бланке, не выпуская приказ: исправления в утверждённом документе должны быть оформлены.

Частые вопросы

Обязательно ли вести штатное расписание по форме Т-3?

Нет. С 2013 года форма Т-3 не обязательна: компания вправе утвердить свою. Но Т-3 привычна проверяющим и содержит все нужные графы, поэтому её берут чаще всего.

Как часто обновляют штатное расписание?

Строгого срока нет. На практике его составляют на год и вводят с 1 января, а при приёме новой должности, сокращении или изменении окладов выпускают приказ и новую редакцию.

Нужно ли указывать в расписании фамилии сотрудников?

Нет. В расписании — должности и количество единиц, а не люди. Фамилии есть в трудовых договорах, приказах и личных карточках.

Что делать, если оклад в расписании выше, чем в трудовом договоре?

Привести документы в соответствие: оклад в договоре не может быть ниже, чем по штатному расписанию для той же должности. Расхождение исправляют приказом и дополнительным соглашением.

Можно ли скачать бланк в Word?

Можно, но в Excel удобнее: строки добавляются, а месячный фонд и итог считаются формулами. Для печати таблица из Excel переносится в Word или выводится как есть.

Когда таблицы плодятся быстрее, чем решения

Чтобы рутина с документами не отнимала время у бизнеса

Штатное расписание, заявки, сверки и отчёты собираются вручную: каждую таблицу кто-то сводит, проверяет и пересылает дальше.

Я собираю ИИ-агентов под одну повторяющуюся задачу: агент разбирает документы, сверяет данные с учётной системой и приносит готовый результат на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»