Заверительное письмо: образец и бланк

Заверительное письмо — документ, которым компания подтверждает, что приложенная копия верна подлиннику. Ниже — образец заполнения и бланк, который можно распечатать и подписать.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

В ООО «Гарант-Строй»

Генеральному директору

А. С. Смирнову

от ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567

Заверительное письмо

о верности копий документов

16 ноября 2026 г. № 27

ООО «Ромашка» направляет копии документов для рассмотрения заявки на участие в отборе поставщиков: устав общества, свидетельство о государственной регистрации, выписку из ЕГРЮЛ и приказ о назначении генерального директора.

Копии верны подлинникам. Подлинники хранятся в ООО «Ромашка» и предъявляются по запросу.

Приложение: копии на 18 л. в 1 экз.

Подписант

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Что подтверждает заверительное письмо

Заверительное письмо нужно, когда контрагент, банк или организатор закупки просит копии документов и хочет быть уверенным, что они совпадают с подлинниками. Письмо сопровождает копии: в нём перечисляют, что именно направляют, и указывают, что копии верны оригиналам.

Само заверение обычно ставят на каждой копии: надпись «Верно», должность, подпись и её расшифровку, дату. Письмо связывает эти копии в один пакет и объясняет, зачем их направили.

Нотариус для такого заверения не нужен: компания заверяет свои же документы. Нотариальное заверение нужно, если его предусматривает закон или требует получатель. Копию документа, выданного другой организацией, в предусмотренных случаях можно заверить и без нотариуса.

Что написать в письме

Адресата: организацию и должность, фамилию и инициалы получателя.
Отправителя: название компании, ИНН, при необходимости адрес.
Дату и исходящий номер по журналу регистрации.
Перечень копий: название каждого документа, количество листов.
Фразу о верности копий подлинникам и о том, где хранятся оригиналы.
Подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой.
Отметку о приложении с числом листов.

Как заверить копию документа

Снимите копию целиком. Копия должна повторять все страницы и обороты, где есть подписи, печати и отметки. Частичная копия не подтверждает документ.
Напишите на копии «Верно». Надпись ставят на свободном месте первой страницы или на обороте последней. Ниже — должность, подпись и её расшифровка, дата заверения.
Укажите, где подлинник. Строка «Подлинник хранится в ООО „Ромашка“» снимает вопросы, если копию позже попросят сверить.
Составьте письмо. Перечислите копии в том же порядке, в каком они сшиты или сложены, и укажите общее число листов.
Подпишите и зарегистрируйте. Присвойте номер, внесите в журнал исходящих и отправьте пакет с описью вложения, если шлёте почтой.

Частые ошибки

Заверяют копию без подписи и расшифровки — надпись «Верно» сама по себе ничего не подтверждает.
Заверяет сотрудник, у которого нет на это полномочий: право заверять копии закрепляют за руководителем и уполномоченными работниками приказом или доверенностью.
В письме перечислены не все копии или число листов не совпадает с вложением.
Копия снята с копии, а не с подлинника: читаемость и полнота страниц уже не гарантированы.
Письмо подписано, а на самих копиях заверения нет — получатель вправе вернуть пакет.

Частые вопросы

Нужен ли нотариус, чтобы заверить копию?

Для копий собственных документов компании нотариус обычно не нужен: их заверяет сама организация. Копии документов других лиц также могут заверяться без нотариуса, если закон или требования получателя допускают такой способ.

Кто вправе подписать заверительное письмо?

Руководитель компании или работник, которому такое право дано приказом либо доверенностью. В письме указывают должность подписанта, чтобы получатель видел его полномочия.

Что писать на копии: «Верно» или «Копия верна»?

Обе надписи применяются. Важнее их состав: отметка о верности, должность, подпись, расшифровка и дата. Единой обязательной формы для копий внутри компании закон не устанавливает.

Можно ли отправить заверительное письмо с копиями по электронной почте?

Можно, если получатель принимает сканы. Тогда письмо и копии подписывают и сканируют вместе, а оригинал направляют почтой или передают по запросу. Для юридически значимого обмена используют электронную подпись.

Сколько хранить заверительное письмо?

Срок зависит от того, к какому делу оно относится: письмо хранят вместе с документами по сделке или закупке. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел, опираясь на перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Копии, справки и письма съедают время руководителя

Чтобы такие письма собирались сами

Заверительные письма, справки и пакеты копий для закупок и банков собираются вручную: найти документ, снять копию, проверить листы, подписать, отправить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие пакеты по шаблону: подбирают нужные документы, заполняют письмо и приносят руководителю на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»