Журнал сдачи помещений под охрану: образец

Журнал сдачи помещений под охрану фиксирует, кто, когда и в каком виде передал помещение охране и когда получил его обратно с ключами. Ниже — образец заполнения и бланк с графами, по которым видно, чья печать на двери и у кого ключи.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Журнал начат 1 декабря 2026 г.

Журнал окончен __________

Журнал учета сдаваемых под охрану помещений

объект: административное здание, ул. Лесная, 7

Запись от 15 декабря 2026 г.

Журнал пронумерован, прошнурован и скреплен печатью организации. Записи ведёт сотрудник, сдающий помещение, в момент сдачи и в момент снятия с охраны. Исправления заверяют подписью.

Графы: дата и время сдачи; наименование помещения и его номер; номер печати, которой опечатано помещение; номер пенала или коробки, в которой сданы ключи; фамилия сдающего; фамилия и подпись постового в приёме ключей; дата и время выдачи ключей и снятия помещения с охраны; фамилия и подпись сотрудника, снявшего помещение с охраны; примечание.

15.12.2026, 18:40 — кабинет 204, печать № 12, коробка с ключами № 3, сдал С. С. Смирнов, принял постовой А. А. Алексеев, подпись; 16.12.2026, 08:10 — ключи выданы, помещение снято с охраны, принял С. С. Смирнов, подпись.

Примечание: помещение и коробку с ключами сдают под охрану вместе; ключи от сданного помещения на руках не оставляют.

Ответственный за ведение журнала

Начальник административного отдела

____________ / С. С. Смирнов /

Зачем нужен журнал сдачи помещений под охрану

Журнал показывает, кто и когда передал помещение охране и в каком виде: заперто ли оно, какой печатью опечатано, где лежат ключи. Если ночью сработала сигнализация или утром не открывается дверь, по записи сразу видно, кто сдавал помещение и кто принимал ключи.

Обязательной формы для коммерческой организации закон не устанавливает. Образец из приложения к Инструкции по организации охраны объектов, хранящих культурные ценности, подразделениями вневедомственной охраны при органах внутренних дел задаёт состав графов, по которым удобно вести журнал на любом объекте: помещение, печать, коробка с ключами, сдающий, принявший, выдача ключей и снятие с охраны.

Что записывать в журнал

Дату и время сдачи помещения под охрану — с точностью до минут.
Наименование и номер помещения: кабинет, склад, архив, касса.
Номер печати, которой опечатано помещение, и оттиск в журнале, если печать номерная.
Номер пенала или коробки, в которой сданы ключи от помещения на пост охраны.
Фамилию сдающего помещение сотрудника.
Фамилию и подпись постового, принявшего ключи и помещение.
Дату и время выдачи ключей и снятия помещения с охраны.
Фамилию и подпись сотрудника, снявшего помещение с охраны.
Примечание: повреждения, следы вскрытия, замечания охраны.

Как вести журнал

Заведите и оформите журнал. Пронумеруйте страницы, прошнуруйте и скрепите печатью организации. На титульном листе укажите организацию, объект и даты начала и окончания записей.
Сдайте помещение. Перед уходом заприте помещение, опечатайте его и сдайте коробку с ключами на пост охраны. Запишите время, номер помещения, номер печати и номер коробки.
Получите подпись охраны. Постовой проверяет печать и коробку с ключами и расписывается в приёме. Без его подписи запись о сдаче не подтверждена.
Снимите помещение с охраны. Утром или в начале смены получите ключи, распишитесь в графе выдачи и проверьте, цела ли печать. Замечания внесите в примечание.
Храните журнал. Журнал остаётся у организации и хранится по номенклатуре дел; доступ к нему — у ответственного за ведение.

Частые ошибки

Нет номера печати или коробки с ключами — при споре не доказать, что помещение сдавали запертым и опечатанным.
Запись делает только сдающий, без подписи постового: приём ключей не подтверждён.
Время пишут приблизительно, «вечером»: по такой записи не сверить срабатывание сигнализации.
Ключи от сданного помещения остаются на руках — смысл сдачи под охрану теряется.
Журнал не прошнурован и не скреплён печатью: страницы можно заменить, и доказательная сила падает.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал сдачи помещений под охрану?

Для коммерческой организации обязательной формы нет. Журнал вводят приказом руководителя или инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режиме, когда помещение сдаётся под охрану и ключи хранятся на посту. Если объект хранит культурные ценности и охраняется подразделением вневедомственной охраны, состав графов берут из приложения к инструкции для таких объектов.

Кто подписывает запись в журнале?

Двое: сотрудник, сдающий помещение, и постовой, принявший ключи. При выдаче ключей расписывается сотрудник, снявший помещение с охраны, и тот, кто ключи выдал.

Нужно ли прикладывать оттиск печати к записи?

Если печать номерная, достаточно номера. Оттиск в журнале помогает, когда печатей несколько и надо доказать, какой именно опечатано помещение.

Что делать, если печать повреждена или дверь открыта?

Не входить в помещение одному, вызвать охрану и руководителя, составить акт. Запись об этом внести в графу «Примечание» с указанием времени обнаружения.

Сколько хранить журнал?

Срок устанавливает организация в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Журналы сдачи помещений под охрану обычно относят к документам со сроком хранения от года.

Журналы и обходы съедают время руководителя

Чтобы режим охраны держался без ручного контроля

Журнал сдачи помещений, обходы, заявки на ремонт и допуск подрядчиков — рутина, в которой легко потерять запись и трудно проверить, что всё сделано.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают такие записи от сотрудников, сверяют их с регламентом и приносят руководителю сводку за день с отметкой о нарушениях.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»