Акт недостачи при инвентаризации: образец

Сличительная ведомость ИНВ-18 или ИНВ-19 — это таблица расхождений по каждому наименованию: сколько числится по учёту, сколько фактически, недостача или излишек. Акт недостачи описывает обстоятельства: когда и на каком основании провели инвентаризацию, что выявили, какие причины установлены, какие объяснения получены. Документы дополняют друг друга.

Организация вправе утвердить свои формы первичных документов, если в них есть обязательные реквизиты по ст. 9 закона № 402-ФЗ. Унифицированные формы ИНВ-18 и ИНВ-19 удобны тем, что их знают проверяющие и суд, поэтому на практике их применяют чаще.

Все члены инвентаризационной комиссии, указанные в приказе руководителя, и материально ответственное лицо — с отметкой об ознакомлении. Если работник отказался подписать, комиссия делает об этом запись в акте.

Недостачу подтверждают документами: решением следственных органов или суда, заключением о факте порчи ценностей от отдела технического контроля или специализированной организации, справкой государственной службы при форс-мажоре — например, пожар подтверждает справка противопожарной службы. Без таких документов списать недостачу на расходы нельзя.

Да. Подпись материально ответственного лица об ознакомлении подтверждает, что он знает о выявленной недостаче и его объяснение запрошено. Это важно, если дело дойдёт до взыскания ущерба.