Служебная справка: образец

Служебная справка подтверждает факты о человеке или компании для внутреннего пользования либо по запросу другой организации. Ниже — образец заполнения и правила, по которым такую справку составляют.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7700000000, ОГРН 1117700000000

по месту требования

Справка

о работе в должности и заработной плате

16 ноября 2026 г. № 27

Настоящая справка выдана Ивановой Марии Петровне, 1988 года рождения, в том, что она работает в ООО «Ромашка» в должности менеджера по продажам с 12 марта 2023 года по настоящее время.

Среднемесячная заработная плата за последние 6 месяцев составила 78 400 (семьдесят восемь тысяч четыреста) рублей 00 копеек.

Справка выдана для предъявления по месту требования.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Что такое служебная справка

Служебная справка — документ, которым организация подтверждает сведения о своём работнике или о собственной деятельности. Её выдают работнику по его заявлению, направляют в другую организацию по запросу или оставляют в деле внутри компании.

Унифицированной формы в законе нет. Справку составляют на бланке организации или на обычном листе, а реквизиты оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: наименование организации, дата и номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, сам текст, подписи и, если нужно, печать.

Какие сведения включает справка служебного характера

Фамилию, имя, отчество и дату рождения человека, если справка о нём.
Должность и структурное подразделение, дату приёма и, если нужно, дату увольнения.
Заработную плату за указанный период — цифрами и прописью.
Период, за который приводят сведения, и цель выдачи, если справка адресована другой организации.
Наименование организации, её ИНН, ОГРН и адрес, если справку запрашивает сторонний получатель.
Подписи руководителя и главного бухгалтера, а при необходимости — печать.

Справка служебного характера и внешняя справка

Справка служебного характера — это справка об обстоятельствах, связанных с работой: о должности, стаже, заработке, отпуске, отсутствии взысканий. Её готовит кадровая служба или бухгалтерия, а подписывает руководитель.

Внешняя справка адресована организации за пределами компании: банку, суду, органу соцзащиты, новому работодателю. В ней обязательно указывают, куда и зачем она выдана, а сведения приводят в объёме, который запросил получатель. Внутренняя справка остаётся в делах компании и служит подтверждением для своих же решений — например, для назначения выплаты.

Как составить служебную справку

Возьмите заявление или запрос. Работник пишет заявление на имя руководителя, сторонняя организация присылает запрос с перечнем нужных сведений. Без этого неясно, что именно подтверждать.
Проверьте данные по документам. Должность, даты приёма и суммы берите из трудового договора, приказов и расчётных ведомостей, а не со слов работника.
Оформите шапку и заголовок. Наименование организации, дата и номер, адресат и заголовок «о работе в должности и заработной плате» — так справку проще зарегистрировать и найти.
Напишите текст. Один абзац — кто и где работает, второй — какие сведения подтверждаются, третий — для чего выдана справка.
Подпишите и зарегистрируйте. Подписи руководителя и главного бухгалтера, номер в журнале регистрации, копия — в дело. Работнику выдайте оригинал под подпись.

Частые ошибки

Справку пишут без даты и номера — при проверке невозможно доказать, когда и по какому запросу её выдали.
Суммы указывают только цифрами: при расхождении получатель не поймёт, какая цифра верна.
В справку включают сведения, которых запрос не касался, — например, диагноз или семейные обстоятельства.
Заголовок к тексту отсутствует, и по журналу невозможно понять, о чём документ.
Справку подписывает только бухгалтер, хотя по уставу право подписи есть у руководителя.

Частые вопросы

Обязана ли организация выдать служебную справку работнику?

Да, по письменному заявлению работника работодатель выдаёт документы, связанные с работой, включая справки о заработке и стаже. Справки о заработной плате и периоде работы по письменному заявлению работника выдают не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.

Нужна ли печать на служебной справке?

Если у компании есть печать, её ставят на справках, которые уходят за пределы организации: банк, суд, соцзащита часто требуют оттиск. Для внутренней справки достаточно подписей.

Можно ли выдать справку в электронном виде?

Да. Справку подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью и направляют по электронной почте или через систему документооборота. Получатель проверяет подпись — такой документ равен бумажному.

Что писать в справке, если работник уже уволился?

Указывают даты приёма и увольнения и период, за который приводят сведения. Справку о заработке для пособий бывший работодатель выдаёт по заявлению бывшего работника.

Сколько хранить служебные справки?

Справки о заработной плате и стаже хранят в течение сроков, установленных перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел.

Когда справки и другие бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы типовые документы собирались сами

Запросы на справки, выписки и подтверждения приходят каждый день, и на каждый нужно найти данные, сверить суммы и подготовить ответ.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, берут данные из учётной системы и приносят руководителю готовый файл на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»