Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Аудит кадрового делопроизводства: чек-лист

Аудит кадрового делопроизводства — проверка того, как в компании оформляют приём, перевод, отпуска и увольнения и совпадают ли записи в документах с тем, что происходит на самом деле. Ниже — чек-лист по группам документов и план проверки, по которому её проводят от первой папки до отчёта собственнику.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Утверждаю

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

16 ноября 2026 г.

План проведения кадрового аудита

проверка кадрового делопроизводства за 2026 год

16 ноября 2026 г. № 3

Проверить кадровые документы компании за период с 1 января 2026 года по дату начала проверки: полноту обязательных локальных актов, оформление трудовых договоров и дополнительных соглашений, приказов по личному составу, табелей учёта рабочего времени, графиков отпусков и личных карточек.

Проверку проводит специалист по кадровому делопроизводству, привлечённый по договору. Срок — с 23 ноября по 4 декабря 2026 года. Документы передаются по описи в первый день проверки.

Проверяются: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных работников, штатное расписание, журналы учёта трудовых договоров и приказов, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, личные карточки, табели, график отпусков, приказы о приёме, переводе, отпуске и увольнении.

Результат — отчёт с перечнем нарушений, ссылкой на норму по каждому и сроком устранения. Отчёт передаётся руководителю не позднее 11 декабря 2026 года.

Утвердил

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Проверку проводит

Специалист по кадровому делопроизводству

____________ / А. С. Смирнова /

Что проверяет аудит кадрового делопроизводства

Аудит отвечает на три вопроса: все ли обязательные документы есть, оформлены ли они по правилам и совпадают ли записи в них с реальностью — кто работает, сколько получает, когда отдыхает.

Проверяют не только бумаги. Сверяют приказы с трудовыми договорами, договоры с табелем, табель с расчётными листками, а штатное расписание — с фактическим списком сотрудников. Именно расхождения между документами чаще всего и становятся поводом для претензий.

Чек-лист: что проверить

  • Обязательные локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных работников, положение о премировании, если премии выплачивают.
  • Штатное расписание: действует ли редакция, совпадают ли должности и оклады с трудовыми договорами.
  • Трудовые договоры всех работников: есть ли обязательные условия, подписаны ли экземпляры, выдана ли копия работнику.
  • Дополнительные соглашения: оформлены ли изменения оклада, должности, режима работы и места работы.
  • Приказы по личному составу: приём, перевод, отпуск, увольнение — с подписью работника об ознакомлении.
  • Личные карточки: заполнены ли на всех, совпадают ли данные с паспортом и приказами.
  • Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности: есть ли записи о приёме и увольнении, совпадают ли формулировки с Трудовым кодексом.
  • Табели учёта рабочего времени: ведутся ли по каждому месяцу, отражены ли отпуска, больничные и отсутствия.
  • График отпусков: утверждён ли не позднее чем за две недели до начала календарного года, соблюдают ли его.
  • Журналы учёта приказов, трудовых договоров и личных карточек: ведутся ли и совпадают ли номера с документами.
  • Согласия на обработку персональных данных и документы о переводах на электронный документооборот, если он применяется.
  • Документы по охране труда: инструктажи, журналы, обучение — в той части, которую ведёт кадровая служба.

План проведения кадрового аудита: образец

  1. Определите объём. Зафиксируйте период проверки и список документов. Обычно берут текущий год и по одному делу каждого вида — приём, перевод, отпуск, увольнение.
  2. Соберите документы. Запросите документы по описи. Отметьте, чего нет: отсутствие документа — первое нарушение в отчёте, а не повод отложить проверку.
  3. Проверьте по чек-листу. Идите по группам: локальные акты, договоры, приказы, карточки, книжки, табель, отпуска. По каждому пункту ставьте «есть / нет / оформлено с нарушением».
  4. Сверьте документы между собой. Сравните приказ о приёме с трудовым договором, договор с табелем, табель с расчётными листками. Расхождения записывайте отдельно от формальных ошибок.
  5. Составьте отчёт. По каждому нарушению — документ, норма, чем грозит и срок устранения. Отчёт адресуйте руководителю, а не кадровику: решения принимает он.
  6. Устраните и проверьте снова. После исправлений пройдите чек-лист повторно по тем пунктам, где были замечания. Итог — отметка в отчёте о закрытии.

Частые нарушения, которые находит проверка

Самое частое — устаревшие локальные акты. Правила внутреннего трудового распорядка утверждены несколько лет назад, режим работы в них один, а фактически сотрудники работают иначе. Положение об оплате труда не совпадает с тем, как считают премии.

Второе — изменения без документов. Оклад подняли на словах, должность поменяли в переписке, а дополнительного соглашения нет. При споре о зарплате доказать новую сумму без подписанного соглашения трудно.

Третье — табель не совпадает с реальностью: сотрудник работал в свой выходной, но в табеле этого нет, или отпуск оформлен приказом, а в графике отпусков не отмечен.

Четвёртое — ошибки в трудовых книжках и сведениях о трудовой деятельности: нет ссылки на статью Трудового кодекса, формулировка не совпадает с приказом, записи при увольнении не заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Частые вопросы

Как часто проводят аудит кадрового делопроизводства?

Обычно раз в год, перед сдачей отчётности или после смены кадровика. Внеплановую проверку проводят, когда приходит жалоба работника, готовится сокращение или компания проходит проверку трудовой инспекции.

Нужно ли предупреждать работников о проверке?

Специального требования нет: аудит — внутреннее дело компании. Но документы, с которыми работника знакомят под подпись, он вправе видеть, а персональные данные проверяющий обрабатывает по правилам главы 14 Трудового кодекса.

Что делать, если документ утерян?

Восстанавливают по сохранившимся экземплярам и записям: приказ — по журналу регистрации и расчётным листкам, трудовой договор — по экземпляру работника. В отчёте фиксируют сам факт утраты и то, как документ восстановили.

Чем аудит отличается от проверки трудовой инспекции?

Инспекция проверяет по закону и вправе выдать предписание и оштрафовать. Аудит — добровольная внутренняя проверка: её результат — отчёт с перечнем нарушений и планом исправлений, без санкций.

Кому подчиняется проверяющий?

Тому, кто заказал аудит, — обычно собственнику или директору. Если проверяющий подчинён начальнику кадровой службы, он не станет фиксировать нарушения своего руководителя.

Проверка находит десятки нарушений, а исправлять их некому

Чтобы кадровые документы собирались сами

Приказы, соглашения и уведомления по каждому сотруднику пишутся вручную, и половина ошибок появляется именно на этом шаге: не тот шаблон, пропущенное условие, забытая подпись.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят кадровые документы по шаблону, сверяют данные сотрудника с приказом и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы