Акт уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения: образец

Бухгалтерские документы хранят по срокам из перечня Росархива, а когда срок вышел — уничтожают по акту, который подписывает комиссия. Ниже бланк акта и приёмо-сдаточная накладная на передачу дел на переработку, с заполненными образцами.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Акт № 7

г. Москва

20 ноября 2026 г.

Акт

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

20 ноября 2026 г. № 7

В соответствии с перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и номенклатурой дел ООО «Ромашка» на 2026 год комиссия провела экспертизу ценности документов бухгалтерии за 2016–2019 годы и отобрала к уничтожению документы с истёкшим сроком хранения как не имеющие научной и исторической ценности и утратившие практическое значение.

К уничтожению выделены следующие дела:

1. Авансовые отчёты за 2018 год — 14 дел за 2018 год, срок хранения 5 лет, номера описей 3–16.

2. Кассовые документы и кассовые книги за 2017 год — 26 дел за 2017 год, срок хранения 5 лет, номера описей 21–46.

3. Первичные документы за 2016 год, подтверждающие первоначальную стоимость основных средств, — 8 дел, номера описей 52–59. К уничтожению выделены после проверки истечения пяти лет с момента завершения начисления амортизации в налоговом учёте.

Документы за 2020 год и позднее, а также документы по личному составу, годовая бухгалтерская отчётность и регистры налогового учёта к уничтожению не выделялись.

Документы, подлежащие уничтожению, переданы на переработку по приёмо-сдаточной накладной от 20 ноября 2026 г. № 4.

Председатель комиссии

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Члены комиссии

Заместитель директора

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен акт уничтожения

Бухгалтерские документы нельзя выбросить, когда они заняли шкаф: у каждого свой срок хранения, и уничтожают их только после экспертизы ценности. Акт фиксирует, что комиссия проверила сроки, отобрала именно те дела, которые хранить больше не нужно, и не тронула остальное.

Акт защищает при проверке: инспектор видит, какие документы были и куда делись. Без акта пропавшая папка выглядит как утрата документов, а это уже нарушение правил хранения.

Что указать в акте

Наименование организации и место составления.
Дату и номер акта по журналу регистрации.
Основание: перечень Росархива, номенклатура дел, приказ о создании комиссии.
Заголовки дел, годы, количество единиц хранения, номера описей и срок хранения по каждому.
Оговорку, какие документы к уничтожению не выделялись.
Подписи председателя и членов комиссии.
Отметку об утверждении руководителем и о передаче дел на переработку.

Как оформить уничтожение документов

Проверьте сроки по перечню. Срок берут из перечня Росархива и номенклатуры дел компании. У бухгалтерских документов он разный: кассовые и авансовые отчёты, первичные документы, годовая отчётность хранятся по-разному, а документы по личному составу — десятилетиями.
Соберите комиссию. Решение принимает комиссия, созданная приказом руководителя. В неё входят главный бухгалтер, представитель руководства и сотрудник, отвечающий за архив.
Составьте акт. Опишите каждую группу дел: название, год, количество, номера описей, срок хранения. Отдельной строкой укажите, что документы с неистёкшим сроком и по личному составу к уничтожению не выделялись.
Утвердите у руководителя. Акт подписывает комиссия, утверждает руководитель организации. Только после утверждения документы можно передавать на переработку.
Передайте по накладной. Дела сдают на переработку по приёмо-сдаточной накладной, где указывают вес или количество мешков и дату передачи. Накладную хранят вместе с актом.

Приёмо-сдаточная накладная на уничтожение документов

Накладная подтверждает, что документы не просто вынесены из офиса, а переданы организации, которая их переработает. В ней указывают, кто сдал, кто принял, сколько дел или килограммов передано, дату и номер акта, на основании которого проходит уничтожение.

Если компания уничтожает документы собственными силами, составляют акт с отметкой о способе уничтожения: шредирование, сжигание. В этом случае накладная не нужна, но в акте должно быть видно, кто и когда уничтожил дела.

Частые ошибки

Уничтожают папки без акта: при проверке нельзя доказать, что срок хранения истёк.
Считают срок хранения от даты, когда документ попал в архив, а не от даты окончания дела в делопроизводстве.
Уничтожают документы по личному составу вместе с бухгалтерскими: у них другие сроки и другой порядок.
В акте пишут «разные документы за 2016–2019 годы» без количества и номеров описей — такой акт ничего не подтверждает.
Забывают сохранить сам акт и накладную: их хранят постоянно или по номенклатуре дел, иначе нечем подтвердить законность уничтожения.

Частые вопросы

Кто подписывает акт уничтожения документов?

Председатель и члены комиссии по экспертизе ценности документов. Акт утверждает руководитель организации. Без утверждения уничтожать документы нельзя.

Нужен ли акт, если документы уничтожают шредером в офисе?

Да. Акт нужен в любом случае: он фиксирует, какие документы и на каком основании уничтожены. В нём указывают способ уничтожения и ответственного.

Сколько хранится акт уничтожения?

Акт относится к документам архива организации, его хранят по номенклатуре дел. Практика — постоянно, пока существует компания: именно акт подтверждает, что документы уничтожены законно.

Можно ли уничтожить документы, у которых срок хранения истёк, но идёт налоговая проверка?

Нет. На время проверки документы, относящиеся к её предмету, уничтожать нельзя, даже если срок хранения вышел. Уничтожение откладывают до окончания проверки.

Чем акт отличается от приёмо-сдаточной накладной?

Акт — решение комиссии о том, какие документы выделены к уничтожению. Накладная — документ о передаче этих документов на переработку. Обычно нужны оба.

Пока документы ищут в шкафах, решения ждут

Чтобы архив разбирался без ручного перебора

Акты, описи и накладные по архиву собираются вручную, и на это уходят дни бухгалтерии.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют сроки хранения и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»