Акт отказа от приемки товара: образец и бланк

Акт отказа от приемки товара фиксирует, что покупатель не принял поставку и почему. Ниже — бланк и заполненный образец: что указать о поставке, какие нарушения перечислить и чем подтвердить отказ, чтобы у покупателя осталось право требовать замену, скидку или возврат денег.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка», г. Москва

7 ноября 2026 г.

ООО «Ромашка» в лице генерального директора П. П. Петрова, действующего на основании устава, — поставщик

ООО «Ласточка» в лице директора по закупкам А. С. Смирновой, действующей на основании доверенности от 3 октября 2026 г. № 12, — покупатель

Акт об отказе в приеме-передаче товара

по договору поставки № 47 от 12 октября 2026 г.

7 ноября 2026 г. № 3

7 ноября 2026 года в 11 часов 40 минут по адресу: г. Москва, ул. Складская, д. 8, склад покупателя, поставщик передал покупателю товар по товарной накладной № 318 от 6 ноября 2026 г.: кофемашины бытовые в количестве 12 штук общей стоимостью 1 188 000 рублей с учетом НДС.

При осмотре товара покупатель обнаружил: на 5 кофемашинах разбиты стеклянные резервуары для воды, на 2 кофемашинах повреждена упаковка и корпус с вмятинами. Товар с указанными повреждениями к эксплуатации не пригоден.

Покупатель отказался принимать товар в количестве 7 штук. Товар в количестве 5 штук без повреждений принят покупателем. Приемка проведена в присутствии представителя поставщика, товар осмотрен, повреждения зафиксированы фотосъемкой.

Приложение: товарная накладная № 318 от 6 ноября 2026 г. на 1 л.; фотографии повреждений на 4 л.; доверенность покупателя от 3 октября 2026 г. № 12 на 1 л.

Поставщик

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Покупатель

Директор по закупкам ООО «Ласточка»

____________ / А. С. Смирнова /

Когда нужен акт отказа от приемки товара

Акт об отказе от приемки товара составляют в момент поставки, когда покупатель не принимает всю партию или ее часть. Документ фиксирует, что именно привезли, в каком состоянии и почему покупатель не подписывает накладную.

Без акта спор сводится к словам: поставщик говорит, что товар был исправен, покупатель — что получил брак. Акт с подписями обеих сторон и приложениями показывает, что происходило при передаче, и становится доказательством при возврате товара, замене, скидке или споре о деньгах.

Отдельный случай — отказ от товара после приемки, когда недостатки нашли позже. Тогда составляют акт о выявленных недостатках и направляют поставщику претензию со ссылкой на договор и нормы о качестве товара.

Что указать в акте

Название и номер акта, место и дату составления.
Реквизиты договора поставки, по которому привезли товар.
Стороны: наименования поставщика и покупателя, должности и фамилии представителей, документ о полномочиях.
Обстоятельства поставки: дата, время, адрес разгрузки, наименование товара, количество и стоимость, номер товарной накладной.
Что именно нарушено: повреждения, недостача, пересорт, просроченный срок годности, отсутствие маркировки, несоответствие образцу.
Решение покупателя: отказ от всей партии или от части, сколько единиц принято.
Приложения: накладные, фотографии, акт осмотра, заключение эксперта, доверенность представителя.
Подписи представителей обеих сторон и отметка об отказе подписать акт, если поставщик его не подписывает.

Как составить акт при отказе от приемки

Осмотрите товар до подписания накладной. Вскройте упаковку, сверьте количество и наименование с накладной, проверьте целостность и сроки. Пока накладная не подписана, товар считается непринятым.
Зафиксируйте нарушения. Опишите каждое повреждение или расхождение по количеству и месту: сколько единиц, какие дефекты. Сфотографируйте товар и упаковку с привязкой к дате.
Составьте акт на месте. Укажите стороны, реквизиты договора и накладной, обстоятельства поставки, нарушения и решение покупателя. Один экземпляр — поставщику, один — покупателю.
Возьмите подписи. Подписи представителей обеих сторон. Если представитель поставщика отказывается подписывать, поставьте отметку об отказе и привлеките свидетелей.
Приложите подтверждения. Накладная, фотографии, акт осмотра, при необходимости — заключение эксперта. Приложения перечислите в акте с количеством листов.
Направьте претензию. Направьте поставщику письменное уведомление о недостатках и приложите копию акта. Выберите требование с учётом характера недостатков и договора: например, уменьшить цену или устранить недостатки; при существенном нарушении качества возможен отказ от договора с возвратом денег. Учитывайте право поставщика без промедления заменить некачественный товар.

Частые ошибки

Акт составлен без представителя поставщика и без свидетелей — поставщик заявляет, что акт подписан в одностороннем порядке.
В акте нет реквизитов накладной и договора — невозможно связать отказ с конкретной поставкой.
Описаны общие слова «товар ненадлежащего качества» без количества и характера дефектов.
Нет фотографий и приложений — причины отказа ничем не подтверждены.
Покупатель подписал накладную, а потом составил акт об отказе — товар считается принятым, спор идет уже о качестве.

Частые вопросы

Обязательно ли составлять акт об отказе от приемки товара?

Закон не устанавливает единой обязательной формы акта, но документ нужен как доказательство. Если поставщик потом требует оплату или оспаривает возврат, акт с подписями и приложениями показывает, что покупатель не принял товар и по какой причине.

Можно ли отказаться от приемки товара, если поставщик не прислал представителя?

Можно составить акт без представителя поставщика: зафиксируйте недостатки, привлеките свидетелей и направьте акт поставщику. Право отказаться от товара зависит от характера недостатков и условий договора. Если переданный товар законно не принимают, обеспечьте его сохранность и незамедлительно уведомите поставщика.

Что делать, если представитель поставщика отказывается подписывать акт?

Поставьте в акте отметку об отказе с указанием должности и фамилии, привлеките свидетелей и подпишите акт со своей стороны. Копию направьте поставщику заказным письмом или по адресу электронной почты, указанному в договоре.

Можно ли отказаться от части товара?

Да. В акте укажите, сколько единиц принято, а от какого количества покупатель отказывается. Частичная приемка не мешает предъявить требования по непринятой части.

Что писать в акте, если нарушен срок поставки?

Укажите дату, когда товар должен был быть поставлен по договору, и фактическую дату поставки. Покупатель вправе уведомить поставщика об отказе от просроченного товара, если договор не предусматривает иное. Товар, поставленный до получения поставщиком уведомления, нужно принять и оплатить.

Нужна ли печать на акте?

Печать не обязательна, если стороны ее не используют. Достаточно подписей уполномоченных представителей и расшифровки. Если в компании печать есть, ее ставят по обычаю документооборота.

Когда поставки и споры о качестве съедают время руководителя

Чтобы приемка и претензии шли по одному сценарию

Акты, накладные и претензии по поставкам отнимают часы: каждую поставку надо проверить, каждое расхождение — зафиксировать и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают заявки и документы по заданному сценарию: сверяют накладную с заказом, отмечают расхождения и готовят проект акта или претензии на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»