Запрос документов у контрагента: образец

Запрос документов у контрагента — письмо, которым вы просите будущего или действующего партнёра прислать устав, выписку из реестра, подтверждение полномочий подписанта и налоговую отчётность. Ниже — образец такого письма и перечни документов для проверки перед сделкой и после её заключения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Северный склад»

А. В. Смирнову

от ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567

Запрос документов

о предоставлении документов для проверки контрагента

16 ноября 2026 г. № 27

ООО «Ромашка» рассматривает возможность заключения договора поставки с ООО «Северный склад» и в соответствии с требованиями к должной осмотрительности при выборе контрагента просит предоставить документы для проверки.

Прошу предоставить в срок до 23 ноября 2026 года заверенные копии: устава в действующей редакции; свидетельства о государственной регистрации или листа записи ЕГРЮЛ; выписки из ЕГРЮЛ, полученной не ранее чем за 30 дней; решения или протокола о назначении руководителя; документа, подтверждающего полномочия лица, подписывающего договор, если подписывает не руководитель, — доверенности.

Дополнительно прошу направить бухгалтерскую (финансовую) отчётность за последний отчётный год, справку об отсутствии задолженности по налогам и сборам, справку о применяемой системе налогообложения и документ, подтверждающий полномочия лица, подписывающего договор.

Документы прошу направить на адрес электронной почты, указанный в реквизитах, с последующим предоставлением оригиналов при подписании договора.

Подписант

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем запрашивать документы у контрагента

Перед сделкой проверяют, что партнёр существует, действует и вправе подписывать договор. Запрос документов — первый шаг этой проверки: по уставу и выписке из ЕГРЮЛ видно, кто руководит компанией и нет ли в реестре отметок о недостоверности сведений, а по доверенности — полномочия того, кто ставит подпись.

Второй повод — налоговая сторона. Инспекция при проверке смотрит, проявил ли налогоплательщик должную осмотрительность. Письменный запрос с датой и перечнем документов, ответ контрагента и его налоговые документы показывают, что проверка была, а не осталась на словах.

Какие документы запросить до сделки

Устав в действующей редакции со всеми изменениями — проверьте виды деятельности и ограничения полномочий руководителя.
Выписка из ЕГРЮЛ, полученная не ранее чем за 30 дней, — адрес, руководитель, учредители, отметки о недостоверности.
Свидетельство о государственной регистрации или лист записи ЕГРЮЛ — подтверждают, что компания зарегистрирована.
Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе с ИНН и КПП.
Решение или протокол о назначении руководителя — подтверждает, что директор занимает должность на законных основаниях.
Доверенность, если договор подписывает не руководитель, — с перечнем полномочий и сроком действия.
Паспорт подписанта — сверяют с доверенностью и решением, данные паспорта в документах не публикуют.
Справка о применяемой системе налогообложения — от неё зависит, будет ли в цене НДС.

Что запросить после заключения договора

Бухгалтерскую (финансовую) отчётность за последний отчётный год — по ней видно, что компания ведёт деятельность и платёжеспособна.
Справку об отсутствии задолженности по налогам и сборам — её выдаёт налоговая по заявлению компании.
Счета-фактуры и универсальные передаточные документы по поставкам — подтверждают операции и суммы НДС.
Акты сверки расчётов — показывают, что долг признан обеими сторонами.
Сведения о цепочке поставщиков по крупным партиям — помогают проверить происхождение товара.
Лицензии и разрешения, если деятельность их требует: перевозки, медицина, строительство.
Документы о правах на имущество, если предмет сделки — аренда или покупка недвижимости.

Как составить запрос

Оформите на бланке. Укажите свои реквизиты, исходящий номер и дату — так письмо легко найти в переписке и предъявить при споре.
Назовите основание. Одна строка: проверка контрагента перед договором поставки, продление договора, требование банка или тендера.
Перечислите документы по пунктам. Каждый документ отдельной строкой: название, за какой период, в каком виде — копия, заверенная копия или оригинал.
Поставьте срок. Разумный срок — от трёх до десяти рабочих дней. Слишком короткий срок выглядит как отказ от сделки, слишком длинный тормозит проверку.
Укажите способ передачи. Электронная почта с последующей передачей оригиналов, курьер или документооборот с электронной подписью.
Отправьте и зафиксируйте. Письмо с описью вложения и уведомлением о вручении либо по электронной почте с подтверждением получения. Сохраните отправление и ответ.

Что делать, если документы не прислали

Молчание контрагента — уже результат проверки. Компания, которая не может показать устав, выписку и полномочия подписанта, несёт риск, что договор подпишет лицо без права подписи или что сведения в реестре недостоверны.

Если сделка важна, запросите документы повторно и предложите получить выписку из ЕГРЮЛ сами: она открыта на сайте налоговой службы. Полномочия подписанта проверяют по реестру и решению о назначении, а при сомнениях просят нотариально заверенную доверенность. Не дали и это — фиксируйте отказ письменно и решайте, готовы ли вы работать с таким риском.

Частые вопросы

Можно ли запросить документы у контрагента по электронной почте?

Да. Письмо, отправленное с корпоративного адреса на адрес, указанный в реквизитах контрагента, служит доказательством запроса, если сохранились отправление и ответ. Для крупных сделок дополнительно направляют бумажное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.

Обязан ли контрагент предоставлять документы?

Устав, выписка из ЕГРЮЛ и сведения об учредителях открыты, их можно получить самостоятельно. Бухгалтерскую отчётность компания обязана сдавать в налоговую, но предоставлять её партнёру по первому требованию закон не обязывает — это предмет договорённости. Отказ учитывают при оценке риска сделки.

Какие документы подтверждают полномочия подписанта?

Для руководителя — решение или протокол о назначении на должность и сведения из ЕГРЮЛ, где он указан как лицо, действующее без доверенности. Для другого сотрудника — доверенность с правом подписи договора. Доверенность от имени юридического лица подписывает руководитель или лицо, уполномоченное на это законом и учредительными документами.

Нужно ли заверять копии документов?

Для проверки достаточно читаемых копий, отправленных по электронной почте. Для банка, тендера или суда нужны копии, заверенные руководителем контрагента, а иногда и нотариально. Заранее уточните, какой формат примет адресат.

Сколько хранить запрос и ответ контрагента?

Документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, хранят пять лет, если Налоговый кодекс не устанавливает иной срок. Запрос и ответ по сделке храните столько же, сколько документы по самой сделке, — они понадобятся при споре с инспекцией.

Когда проверка партнёров держится на одном человеке

Чтобы документы контрагентов собирались сами

Запросы, напоминания и сверка присланных документов с перечнем занимают часы, а при большой базе поставщиков — дни. Часть писем остаётся без ответа, и проверка превращается в переписку.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие запросы по шаблону, отправляют их контрагентам, собирают ответы и показывают, чего не хватает до подписания договора.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»