Письмо арендодателю о проведении ремонта: образец

Письмо арендодателю нужно, когда арендатор собирается ремонтировать помещение или просит арендодателя устранить недостатки, из-за которых пользоваться помещением нельзя. Ниже — образец такого письма и разбор, что в нём указать, чтобы согласование не затянулось.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Индивидуальному предпринимателю

С. А. Кузнецову

от ООО «Ласточка»

ИНН 7701234567

Письмо арендодателю

о согласовании ремонта арендуемого помещения

16 ноября 2026 г. № 27

По договору аренды от 12 января 2026 г. № 4-А ООО «Ласточка» арендует нежилое помещение площадью 84 кв. м по адресу: г. Москва, ул. Строителей, д. 15, пом. 3. Помещение используется под шоурум.

В помещении изношены полы в торговом зале и не работает часть светильников: напольное покрытие вздулось на площади около 12 кв. м, из шести светильников горят четыре. Покупатели обходят повреждённый участок, шоурум теряет вид, а по вечерам в зале темно.

Прошу согласовать ремонт пола и замену светильников силами подрядной организации ООО «Ремстрой» в период с 1 по 10 декабря 2026 года. Работы проведём без остановки торговли, в вечерние часы. Смета и график работ приложены.

Расходы на ремонт несёт арендатор, если иное не следует из договора. Прошу письменно подтвердить согласие либо сообщить замечания в срок до 25 ноября 2026 года.

Приложения: 1) смета на 2 л. в 1 экз.; 2) график работ на 1 л. в 1 экз.; 3) фотографии повреждений на 4 л. в 1 экз.

Арендатор

Генеральный директор ООО «Ласточка»

____________ / А. В. Смирнов /

Когда арендатору нужно письмо о ремонте

Письмо арендодателю о проведении ремонта нужно в двух случаях. Первый — арендатор хочет улучшить помещение за свой счёт: заменить полы, перекрасить стены, поставить новые светильники. Такие работы затрагивают имущество собственника, и без его согласия делать их нельзя.

Второй — помещение пришло в негодность не по вине арендатора: протекла крыша, сломалась входная дверь, перестало работать отопление. Здесь письмо фиксирует, что арендатор сообщил о недостатках, и запускает срок, в который арендодатель обязан их устранить.

Устная договорённость по телефону не защищает: при споре не доказать ни факт обращения, ни сроки. Письмо с датой и отметкой о вручении — доказательство.

Что указать в письме

Реквизиты договора аренды: дату, номер, адрес и площадь помещения.
Что именно сломано или что арендатор хочет изменить: конкретные участки, узлы, элементы отделки.
Кто выполняет работы и кто платит — по договору или по договорённости сторон.
Сроки работ: когда начнут и когда закончат, работает ли помещение в это время.
Просьбу: согласовать работы или устранить недостатки своими силами к определённой дате.
Срок ответа: до какого числа арендодатель должен ответить, чтобы работы не сорвались.
Приложения: смета, график, фотографии, заключение подрядчика.

Как арендатору согласовать ремонт

Проверьте договор. Посмотрите, что сказано о ремонте: кто отвечает за текущий и капитальный ремонт, нужно ли письменное согласие на улучшения, как арендодатель отвечает на обращения.
Опишите повреждения. Сфотографируйте участки и составьте перечень работ. Чем конкретнее описание, тем меньше вопросов у собственника.
Соберите смету. Возьмите смету у подрядчика и график работ. Без цифр арендодатель не сможет оценить, во что обойдётся ремонт и сколько он продлится.
Напишите письмо. Адресуйте собственнику или его представителю по договору, укажите реквизиты договора, суть просьбы и срок ответа.
Вручите под отметку. Передайте письмо лично под подпись, отправьте заказным письмом с уведомлением или по адресу из договора. Сохраните копию и подтверждение отправки.

Кто платит за ремонт

По общему правилу капитальный ремонт арендованного имущества — обязанность арендодателя, а текущий — арендатора, если договор не распределяет их иначе (ст. 616 ГК РФ). Договор аренды может переложить эту обязанность на любую из сторон, поэтому первым делом смотрят текст договора.

Если помещение испорчено не по вине арендатора и пользоваться им нельзя, арендатор вправе требовать от арендодателя безвозмездно устранить недостатки, уменьшить арендную плату или возместить свои расходы на ремонт (п. 1 ст. 612 ГК РФ). Для этого недостатки должны быть не оговорены арендодателем при передаче помещения и не известны арендатору заранее.

Улучшения, которые арендатор сделал за свой счёт с согласия арендодателя, он вправе после прекращения договора возместить, если иное не предусмотрено договором (ст. 623 ГК РФ). Письменное согласие на ремонт — то, что позволяет потом заявить такое требование. Отделимые улучшения по общему правилу принадлежат арендатору. Стоимость неотделимых улучшений, сделанных без согласия арендодателя, обычно не возмещается, если иное не предусмотрено законом.

Частые ошибки

Начинают работы до ответа арендодателя: без согласия собственник вправе потребовать вернуть помещение в прежний вид.
Не указывают реквизиты договора — письмо теряется в переписке, и непонятно, о каком помещении речь.
Пишут «просим отремонтировать» без перечня работ и сроков — арендодатель отвечает вопросом, и время уходит.
Не оставляют доказательств вручения: при споре не подтвердить, что письмо вообще было.
Путают текущий и капитальный ремонт: от этого зависит, кто платит, а в письме этот вопрос обходят молчанием.

Частые вопросы

Обязательно ли письменное согласие арендодателя на ремонт?

Если договор аренды требует согласия на улучшения или перепланировку — да, без него работы незаконны. Даже когда договор молчит, письменное согласие защищает расходы арендатора: без него возместить стоимость улучшений после окончания аренды не получится.

Что делать, если арендодатель не отвечает на письмо?

Направьте повторное письмо и укажите в нём, что прежнее осталось без ответа. Если помещением нельзя пользоваться из-за недостатков, не связанных с арендатором, он вправе требовать уменьшения арендной платы или возмещения расходов на ремонт (п. 1 ст. 612 ГК РФ), а при существенных недостатках — расторжения договора.

Можно ли отправить письмо по электронной почте?

Можно, если договор аренды признаёт переписку по указанным адресам или стороны так работают постоянно. Для надёжности продублируйте письмо заказным с уведомлением: электронное письмо сложнее подтвердить при споре.

Нужна ли печать на письме?

Печать не обязательна: письмо подписывает руководитель арендатора или его представитель по доверенности. Если в компании печать есть и её ставят на исходящие документы, поставьте и здесь.

Кто платит за ремонт, если договор об этом молчит?

Капитальный ремонт по общему правилу оплачивает арендодатель, текущий — арендатор, если закон или договор не устанавливает иное (ст. 616 ГК РФ). За недостатки переданного имущества арендодатель отвечает с учётом условий статьи 612 ГК РФ.

Письма, согласования и заявки съедают время руководителя

Чтобы рутинные документы собирались сами

Письма арендодателю, подрядчикам и поставщикам пишутся по одному шаблону, но каждый раз кто-то вручную переносит реквизиты, суммы и сроки из договора и сметы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие письма по шаблону из данных договора и таблиц, проверяют суммы и приносят руководителю готовый текст на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»