Журнал выдачи топливных карт: образец скачать

Журнал выдачи топливных карт — внутренний документ компании, в котором записывают, кому и когда выдали карту, на какой номер и какой лимит по ней стоит, когда карту вернули или заблокировали. Ниже — бланк и образец заполнения на примере компании с пятью машинами.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

2026 год

Ответственный: начальник транспортного отдела А. С. Волков

Журнал выдачи топливных карт

учёт выдачи, возврата и блокировки карт

Начат 11 января 2026 г.

Карту выдаёт ответственный за ведение журнала под подпись водителя. В строке указывают дату выдачи, номер карты, марку и государственный номер машины, фамилию и инициалы водителя, лимит в литрах или рублях на месяц.

При возврате карты, увольнении водителя или переводе на другую машину в журнал вносят дату возврата и причину. Заблокированную карту отмечают отдельно: кто и когда подал заявку поставщику топлива.

Записи делает ответственный за ведение журнала; исправления заверяют подписью и датой. Журнал хранится в транспортном отделе и предъявляется при сверке с отчётом поставщика топлива.

Ответственный за ведение журнала

Начальник транспортного отдела

____________ / А. С. Волков /

Зачем нужен журнал выдачи топливных карт

Топливная карта привязана к машине и водителю, и по ней списывают деньги за заправки. Журнал показывает, у кого карта находится в конкретный день, — без этой записи при спорной заправке или утере карты не доказать, кто ею пользовался.

Формы журнала закон не устанавливает. Компания утверждает свою форму приказом руководителя и ведёт её в бумажном или электронном виде; главное — чтобы запись можно было проверить и подписать у ответственного и водителя.

Какие графы завести в журнале

Порядковый номер записи.
Дата выдачи карты.
Номер карты и номер договора с поставщиком топлива.
Марка и государственный номер машины.
Фамилия, имя, отчество водителя, которому выдали карту.
Лимит по карте: в литрах или рублях на месяц.
Подпись водителя в получении.
Дата возврата карты и причина: увольнение, перевод, поломка, утеря.
Отметка о блокировке: дата заявки поставщику и кто её подал.
Подпись ответственного за ведение журнала.

Как заполнять журнал

Заведите запись при выдаче. В день, когда карта передана водителю, заполните строку целиком и возьмите подпись водителя. Карта без записи в журнале — это карта, за которую никто не отвечает.
Отметьте лимит. Запишите лимит, который стоит по карте у поставщика топлива. При изменении лимита внесите новую запись, а не правьте старую.
Фиксируйте возврат. При увольнении или переводе водителя карту принимают в тот же день и ставят дату возврата. До возврата карту блокируют у поставщика.
Отдельно отмечайте утерю. Утерянную карту блокируют сразу, в журнале пишут дату заявки на блокировку и номер обращения к поставщику.
Сверяйте с отчётом поставщика. Раз в месяц сверяйте номера карт и лимиты в журнале с отчётом поставщика топлива и с путевыми листами.

Частые ошибки

Карту выдают без подписи водителя: при споре не доказать, что карта была у него.
В журнале только выдача, а возврат и блокировка не отмечены: карта числится за уволившимся.
Номер карты записан с ошибкой: сверка с отчётом поставщика не сходится.
Лимит в журнале не совпадает с лимитом у поставщика: водитель заправляется сверх записанного.
Журнал ведут в разных местах — у механика и в бухгалтерии: записи расходятся.

Частые вопросы

Где взять журнал выдачи топливных карт, образец скачать и подогнать под свою компанию?

Бланк со страницы скачивают и утверждают приказом руководителя: графы можно добавить или убрать под свои машины и поставщика топлива. Готовый образец заполнения показывает, как выглядит строка выдачи, возврата и блокировки карты.

Обязателен ли журнал выдачи топливных карт?

Закон формы не требует, но компания обязана обеспечить сохранность имущества и документов, а расходы на топливо подтверждать первичными документами. Журнал — внутренний документ, который помогает и то, и другое; его вводят приказом руководителя.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если компания утвердила такую форму и обеспечила защиту от правок. Записи подписывают электронной подписью ответственного и водителя либо распечатывают и подписывают на бумаге.

Сколько хранить журнал?

Документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, хранят не меньше пяти лет — это подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Что делать, если водитель потерял карту?

Сразу подать поставщику топлива заявку на блокировку и записать в журнал дату заявки и номер обращения. Дальше — заказать новую карту и внести её в журнал отдельной строкой.

Рутина с картами, путевыми листами и отчётами поставщика

Чтобы журналы и сверки собирались сами

Журнал выдачи, возврат карт, сверка с отчётом поставщика топлива и путевыми листами отнимают у транспортного отдела дни каждый месяц.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие записи по шаблону, сверяют номера карт и лимиты с отчётом поставщика и приносят руководителю готовую сводку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»