Положение о кадровом делопроизводстве: образец и бланк

Положение о кадровом делопроизводстве — внутренний документ компании, который отвечает на три вопроса: какие кадровые документы ведутся, кто их оформляет и где они хранятся. Ниже — бланк и заполненный образец для компании с отделом кадров и обособленным подразделением.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 69 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДЕНО

приказом генерального директора ООО «Ромашка»

от 10 ноября 2026 г. № 48

Положение о кадровом делопроизводстве

ООО «Ромашка»

1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения кадрового делопроизводства в ООО «Ромашка» (далее — Общество), состав кадровых документов, распределение обязанностей между работниками, порядок хранения и уничтожения. 1.2. Положение разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», ГОСТ Р 7.0.97-2025 и Перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

2. Состав кадровых документов. 2.1. В Обществе ведутся: трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним; приказы по личному составу; личные карточки; трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности; графики отпусков; табели учёта рабочего времени; личные дела руководителей и материально ответственных лиц; локальные нормативные акты. 2.2. Приказы по личному составу регистрируются в журнале регистрации с присвоением порядкового номера в пределах календарного года.

3. Распределение обязанностей. 3.1. Кадровое делопроизводство ведёт специалист по кадрам. 3.2. В обособленном подразделении в г. Твери кадровые документы оформляет назначенный приказом работник, а хранение ведётся по месту нахождения подразделения; копии приказов по личному составу передаются в головной офис в течение 5 рабочих дней. 3.3. При отсутствии специалиста по кадрам его обязанности исполняет работник, назначенный приказом генерального директора.

4. Порядок оформления и хранения. 4.1. Кадровые документы оформляются на бумажном носителе либо в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи в случаях, предусмотренных трудовым законодательством. 4.2. Документы хранятся в запираемых шкафах, доступ к ним имеют только работники, указанные в разделе 3. 4.3. Сроки хранения определяются номенклатурой дел Общества с учётом Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. 4.4. По истечении срока хранения документы уничтожаются комиссией с составлением акта.

5. Заключительные положения. 5.1. Положение вступает в силу с даты утверждения и действует до замены новым. 5.2. Изменения вносятся приказом генерального директора. 5.3. Работники знакомятся с Положением под подпись при приёме на работу.

Разработал

Специалист по кадрам

____________ / Е. А. Смирнова /

Согласовал

Юрисконсульт

____________ / Д. В. Орлов /

Зачем нужно положение о кадровом делопроизводстве

Положение о кадровом делопроизводстве закрепляет в компании единый порядок работы с кадровыми документами. Без него каждый новый кадровик заводит свои журналы, приказы нумеруются как придётся, а при проверке ГИТ или трудовом споре документы ищут по всем шкафам.

Унифицированной формы закон не устанавливает: компания составляет положение в произвольной форме и утверждает приказом руководителя. Обязательные требования к самим кадровым документам берутся из Трудового кодекса, а реквизиты оформляются по ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Что включить в положение

Общие положения: назначение документа, на кого распространяется, чем утверждено.
Состав кадровых документов: трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки, графики отпусков, табели, личные дела.
Кто ведёт делопроизводство: должность или конкретный работник, кто замещает его во время отпуска и болезни.
Правила нумерации и регистрации приказов, журналы учёта.
Порядок работы с обособленными подразделениями: где оформляют документы, куда передают копии и в какой срок.
Хранение: где лежат документы, кто имеет доступ, сроки по номенклатуре дел, порядок уничтожения.
Порядок внесения изменений и ознакомления работников.

Как составить и утвердить положение

Опишите, что уже есть. Пройдитесь по фактическим документам: какие приказы издаются, какие журналы ведутся, где лежат трудовые книжки. Положение должно описывать реальную работу, иначе его никто не соблюдает.
Распределите обязанности. Назовите должность, которая ведёт кадровое делопроизводство, и работника, который её замещает. Для обособленного подразделения решите, ведётся делопроизводство централизованно или на месте.
Свяжите со сроками хранения. Составьте номенклатуру дел и укажите в положении, что сроки хранения берутся из неё с учётом Перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Согласуйте и утвердите. Положение согласует юрист, утверждает руководитель приказом. Дату и номер приказа укажите в грифе утверждения.
Ознакомьте работников. Кадровик и руководители подразделений знакомятся с положением под подпись. Новых работников знакомят при приёме.

Обособленные подразделения

Если у компании есть филиал или обособленное подразделение, в положении выбирают одну из двух схем. При централизованной все кадровые документы оформляет головной офис: подразделение только передаёт сведения о приёме, переводе и увольнении. При децентрализованной часть делопроизводства ведётся на месте, а в головной офис уходят копии приказов и отчётность.

Закон не диктует, какую схему выбрать: решает работодатель. Важно, чтобы выбранный порядок был записан, а работники подразделения знали, куда и в какой срок передают документы.

Частые ошибки

Положение списано с чужого образца и не совпадает с тем, как в компании работают на самом деле.
Не назван работник, замещающий кадровика: в отпуске документы не оформляет никто.
В положении нет обособленных подразделений, хотя филиал есть, — и там кадровые документы ведут кто как.
Сроки хранения указаны «на глаз», без номенклатуры дел и Перечня Росархива.
Положение утвердили, но работников под подпись не ознакомили.

Частые вопросы

Обязательно ли положение о кадровом делопроизводстве?

Закон его не требует: Трудовой кодекс обязывает вести кадровые документы, но не утверждать отдельное положение о делопроизводстве. Компания принимает его добровольно — чтобы закрепить порядок работы, особенно когда кадровиков несколько или есть обособленные подразделения.

Чем положение о кадровом делопроизводстве отличается от инструкции по делопроизводству?

Инструкция описывает весь документооборот компании: бланки, правила оформления, регистрацию входящих и исходящих. Положение о кадровом делопроизводстве уже: оно касается только кадровых документов — от трудового договора до табеля и личного дела.

Кто утверждает положение?

Руководитель компании приказом. В грифе утверждения указывают, каким приказом и с какой даты положение действует. Согласовать документ стоит с юристом, а подготовить его может специалист по кадрам.

Нужно ли знакомить работников с положением под подпись?

Да, если положение содержит правила, касающиеся работников, — например, порядок оформления отпусков или передачи документов. Лист ознакомления прикладывают к положению или знакомят каждого при приёме на работу.

Как часто пересматривать положение?

Постоянного срока нет. Положение пересматривают, когда меняется структура компании, появляется обособленное подразделение, меняется кадровая система или законодательство. Изменения вносят приказом руководителя.

Читать в журнале

Чем менеджмент отличается от управления персоналом в компании

Когда кадровые документы собираются вручную

Чтобы приказы и заявления собирались сами

Приказы, заявления и уведомления по одному шаблону отнимают у кадровика часы: каждое надо открыть, подставить фамилию, дату и основание, проверить по журналу.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные работника и приносят готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»