Образец пропуска: бланк пропуска на предприятии

Пропуск на предприятии — документ, по которому охрана пускает человека на территорию и в здание и выпускает обратно. Ниже — бланк в Word и заполненный образец постоянного пропуска сотрудника, а также правила для временных и разовых пропусков.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРОПУСК № 47

постоянный

Пропуск

постоянный, на территорию и в здание

действует до 31 декабря 2026 г.

Фамилия, имя, отчество: Иванов Пётр Сергеевич.

Должность: инженер-технолог, цех № 2.

Право прохода: территория, здание А, цех № 2.

Время прохода: с 7:00 до 22:00 в рабочие дни.

При утере пропуск считается недействительным; владелец сообщает в отдел охраны в тот же день.

Руководитель подразделения

Начальник цеха № 2

____________ / С. А. Смирнов /

Согласовано

Начальник отдела охраны

____________ / В. Н. Кузнецов /

Владелец пропуска

Инженер-технолог

____________ / П. С. Иванов /

Зачем нужен пропуск на предприятии

Пропуск решает две задачи: пускает на территорию только тех, кому можно, и оставляет след — кто, когда и через какую проходную прошёл. Для режимных объектов пропускной режим задаёт ведомственный акт, для обычного бизнеса — внутренняя инструкция компании.

Единой формы пропуска в законе нет. Компания утверждает бланк приказом руководителя и прикладывает его к инструкции о пропускном режиме. Дальше охрана работает по этому бланку, а не по устным договорённостям.

Какие бывают пропуска

Постоянный — сотруднику на срок до года или на время работы по трудовому договору, с фотографией и подписью руководителя подразделения.
Временный — на срок от нескольких дней до нескольких месяцев: подрядчику, стажёру, сотруднику на время ремонта в здании.
Разовый — на один проход в конкретный день и час: посетителю, курьеру, участнику совещания. Обычно его выписывает принимающий сотрудник и сдаёт охране.
Материальный — на вынос или вывоз имущества; его оформляют отдельно и сверяют с перечнем в накладной.
Транспортный — на въезд автомобиля на территорию, с номером машины и маршрутом.

Что указать в пропуске

Название компании и слово «Пропуск» с номером.
Вид пропуска: постоянный, временный, разовый.
Фамилию, имя, отчество владельца и его должность или подразделение.
Право прохода: какие объекты, здания и цеха доступны.
Срок действия и время прохода, если доступ ограничен часами.
Фотографию владельца — для постоянного и временного пропуска.
Подписи руководителя подразделения и начальника охраны.
Отметку о правилах: пропуск не передаётся другим лицам, при утере действует заявление.

Как оформить пропуск сотруднику

Руководитель подразделения подаёт заявку. В заявке — фамилия, должность, объекты доступа и срок. Заявку подписывает руководитель подразделения.
Отдел охраны проверяет заявку. Сверяет с приказом о приёме на работу и с перечнем объектов, куда сотруднику действительно нужен доступ.
Пропуск заполняют и подписывают. Вносят данные владельца, вклеивают фотографию, ставят подписи руководителя подразделения и охраны.
Выдачу записывают в журнал. В журнале — номер пропуска, фамилия владельца, дата выдачи, срок действия и подпись получателя.
При увольнении пропуск сдают. В день увольнения пропуск возвращают в отдел охраны, в журнале ставят отметку о возврате. Пропуск гасят — надрезают или пробивают отверстие.

Частые ошибки

В пропуске не указано, куда именно можно проходить: сотрудник попадает в цех, где ему быть не положено.
Нет срока действия — пропуск живёт годами после увольнения владельца.
Пропуск выдают без заявки и без записи в журнале: при проверке нельзя доказать, кто и когда его получил.
Разовый пропуск не сдают обратно, и по нему проходят повторно.
Фотографию не вклеивают, и пропуском пользуется другой человек.

Частые вопросы

Обязателен ли пропуск на предприятии по закону?

Для обычной компании — нет, пропускной режим вводит сам руководитель приказом и инструкцией. Для отдельных объектов — режимных, транспортных, с массовым пребыванием людей — пропускной режим задают ведомственные правила и требования безопасности.

Кто подписывает пропуск?

Постоянный и временный пропуск подписывают руководитель подразделения, где работает человек, и начальник охраны. Разовый пропуск подписывает сотрудник, который принимает посетителя, и охрана. Конкретный порядок компания закрепляет в инструкции о пропускном режиме.

Что делать, если пропуск потерян?

Владелец пишет заявление в отдел охраны в тот же день. Старый пропуск признают недействительным и вносят в список утраченных, а взамен выдают новый с новой записью в журнале. Пока заявление не подано, ответственность за проход по потерянному пропуску лежит на владельце.

Можно ли передать пропуск коллеге?

Нет. Пропуск именной: он действует только на того, кому выдан. Передача пропуска другому лицу — нарушение пропускного режима, за него компания вправе применить дисциплинарное взыскание.

Сколько хранят журнал выдачи пропусков?

Срок компания устанавливает в номенклатуре дел. Журналы и заявки, по которым можно восстановить, кто и когда проходил на объект, обычно хранят несколько лет: они нужны при разборе происшествий и проверках.

Нужен ли пропуск подрядчику?

Да, на время работ подрядчику выдают временный пропуск с указанием объектов и срока. Заявку подаёт сотрудник, который отвечает за договор с подрядчиком, а охрана сверяет список людей с заявкой.

Пропускной режим держится на бумаге, пока охрана не успевает

Чтобы заявки на пропуска и допуски собирались сами

Заявки на пропуска, списки подрядчиков и журналы выдачи съедают время охраны и руководителей: каждую заявку надо проверить, сверить с приказом и передать на пост.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают заявки из почты и мессенджеров, сверяют данные с приказом о приёме и приносят охране готовый пропуск на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»