Счёт на оплату коммунальных услуг арендатору: образец

Арендодатель платит ресурсникам за весь объект, а с арендатора получает возмещение — отдельным счётом. Ниже образец такого счёта и порядок расчёта: по счётчику, по площади и по тарифу.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

Покупатель: ООО «Ласточка»

ИНН 7707654321, КПП 770701001

Договор аренды № 7 от 12 января 2026 г.

Счёт на оплату коммунальных услуг

возмещение расходов арендодателя за расчётный месяц

Счёт № 118 от 30 ноября 2026 г.

За расчётный период с 1 по 31 октября 2026 года арендатору помещения по адресу: г. Москва, ул. Складская, д. 4, пом. 12 — начислено возмещение коммунальных услуг:

Электроэнергия: показания счётчика 41 250 кВт·ч на 1 октября и 43 870 кВт·ч на 1 ноября, расход 2 620 кВт·ч, тариф 7,20 руб. за кВт·ч — 18 864,00 руб.

Водоснабжение и водоотведение по счётчику: 34 куб. м, тариф 61,50 руб. — 2 091,00 руб.

Отопление: доля арендуемой площади в общей площади здания 12 %, начисление ресурсной организации за октябрь 84 500,00 руб. — 10 140,00 руб.

Итого к оплате: 31 095,00 руб., в том числе НДС не облагается (возмещение расходов по договору аренды).

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Сидорова /

Зачем арендатору отдельный счёт на коммунальные услуги

Договор аренды обычно делят на две части: плату за пользование помещением и возмещение коммунальных расходов. Первую арендатор платит по договору, вторую — за то, что фактически потребил: электричество, воду, тепло, вывоз мусора.

Счёт на возмещение — документ, по которому арендатор понимает, сколько и за что он платит в этом месяце. Арендодатель выставляет его на основании счетов ресурсных организаций и показаний счётчиков, а арендатор проводит у себя как расход по аренде.

Если в договоре аренды коммунальные включены в арендную плату одной суммой, отдельный счёт не нужен: расходы уже внутри неё. Отдельный счёт появляется там, где стороны договорились возмещать коммунальные сверх арендной платы.

Что указать в счёте

Поставщика и покупателя: полные названия, ИНН и КПП обеих сторон.
Основание: номер и дата договора аренды, пункт о возмещении коммунальных расходов.
Адрес и номер помещения, за которое выставляют счёт.
Расчётный период: с какого по какое число считали расход.
По каждой услуге — объём, единицу измерения и тариф: киловатт-часы, кубометры, гигакалории.
Показания счётчиков на начало и конец периода, если учёт идёт по прибору.
Итоговую сумму к оплате и срок оплаты по договору.
Подпись руководителя и главного бухгалтера.

Как рассчитать возмещение коммунальных услуг арендатором: образец логики

Способ расчёта задаёт договор аренды. На практике используют три подхода, и счёт собирается из строк по каждому ресурсу.

По счётчику. Если помещение оборудовано отдельным прибором учёта, объём считают по разнице показаний на конец и начало периода. Расход умножают на тариф ресурсной организации. Так считают электроэнергию, воду, иногда тепло.

По площади. Когда отдельного счётчика нет, расход по общему прибору здания делят между арендаторами пропорционально площади. Долю арендатора умножают на начисление ресурсной организации за месяц. Так обычно считают отопление и общедомовые нужды.

По нормативу. Если приборов учёта нет совсем, объём берут по нормативу потребления, который установил регион, и умножают на тариф. Этот способ применяют редко: он самый грубый и стороны часто спорят о суммах.

Возмещение электроэнергии по договору аренды

Электроэнергия — самая частая строка в счёте, и по ней больше всего споров. Правило простое: если в помещении стоит отдельный счётчик, арендатор платит за свои киловатт-часы по тарифу, который арендодатель платит ресурсной организации. Показания фиксируют актом на первое число месяца, и этот акт становится приложением к счёту.

Если отдельного счётчика нет, считают долю от общего расхода здания. Долю определяют по площади или по мощности установленного у арендатора оборудования — как записано в договоре.

Отдельно решают вопрос с потерями в сетях и местами общего пользования: подъезды, парковка, освещение территории. Их распределяют между арендаторами тем же способом, что и остальной расход, если договор не говорит иного.

Перепродажа электроэнергии требует особого статуса, поэтому в договоре аренды пишут именно возмещение расходов арендодателя, а не продажу ресурса. Счёт на возмещение — документ к такому договору, а не отдельная сделка купли-продажи.

Частые ошибки в счёте на коммунальные услуги

В счёте нет расчётного периода — арендатор не понимает, за какой месяц платит.
Сумма стоит одной строкой без расшифровки: невозможно проверить, откуда взялись киловатт-часы.
Не приложены показания счётчиков и счёт ресурсной организации — арендатор платит вслепую.
Тариф в счёте выше, чем в квитанции ресурсной организации: арендодатель закладывает наценку, а договор говорит о возмещении расходов.
В счёт включили расходы, которых нет в договоре: охрану, уборку, интернет.
Счёт выставили за месяц, в котором арендатор ещё не занимал помещение или уже выехал.

Частые вопросы

Нужен ли счёт на коммунальные услуги, если они включены в арендную плату?

Нет. Если договор аренды устанавливает одну арендную плату, которая покрывает и коммунальные, отдельный счёт не выставляют: расходы уже внутри арендной платы, а арендатор платит по счёту на аренду.

Облагается ли возмещение коммунальных услуг НДС?

НДС зависит от условий договора и оформления расчётов. Если коммунальные расходы входят в арендную плату, налог начисляют по правилам для аренды. При отдельно оформленном возмещении затрат по акту сумма возмещения может не включаться в базу по НДС. Как именно арендодатель учитывает эти суммы, зависит от его налогового режима и условий договора.

Какой документ подтверждает расход арендатора на коммунальные услуги?

Счёт арендодателя с расшифровкой по услугам, акт с показаниями счётчиков и копия счёта ресурсной организации за тот же период. Вместе они показывают, что сумма посчитана по фактическому потреблению и тарифу.

Можно ли выставить счёт за электричество по среднему тарифу, а не по счётчику?

Можно, если так записано в договоре аренды. Но тогда в счёте указывают не киловатт-часы, а согласованную сумму или норматив, и арендатор вправе требовать обоснования. Расчёт по счётчику понятнее обеим сторонам и реже приводит к спорам.

Что делать, если арендатор не согласен с суммой в счёте?

Сверить показания счётчиков на первое число, тариф из квитанции ресурсной организации и долю площади, если считали по ней. Расхождение обычно находят в одном из трёх мест: неверные показания, чужой тариф или доля, посчитанная от другой площади.

Счета за коммунальные услуги собираются вручную каждый месяц

Чтобы счёт арендатору собирался сам

Показания счётчиков, тарифы, доли площади и счета ресурсных организаций сводятся в один документ. Когда арендаторов несколько, на это уходит несколько дней в месяц, а ошибки в цифрах всплывают уже после отправки.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие счёта по шаблону: берут показания и тарифы, считают сумму по каждому ресурсу и приносят готовый документ на проверку и подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»