Должностная инструкция архивариуса: образец

Должностная инструкция архивариуса закрепляет, что именно этот работник делает с документами: принимает их в архив, хранит, описывает, выдаёт по запросам и готовит к уничтожению. Ниже — образец с обязанностями и бланк, по которому инструкцию можно собрать под свою компанию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 70 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

А. А. Смирнов

20 июля 2026 г.

Должностная инструкция архивариуса

20.07.2026 № 12-ДИ

1. Общие положения. 1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей. 1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее общее образование и специальную подготовку по установленной программе. 1.3. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора. 1.4. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом, а при отсутствии такой должности — начальнику отдела документационного обеспечения.

2. Должностные обязанности. 2.1. Принимает в архив документы структурных подразделений по описям и сдаточным описям, проверяет полноту и правильность оформления дел. 2.2. Ведёт учёт принятых на хранение документов, заполняет книгу поступления и листы фондов. 2.3. Обеспечивает сохранность документов: размещает дела в хранилище, следит за температурно-влажностным режимом и порядком на полках. 2.4. Составляет описи дел постоянного и временного хранения, акты об уничтожении документов с истёкшим сроком хранения. 2.5. Выдаёт дела и копии документов по запросам подразделений и работников, оформляет выдачу и возврат. 2.6. Готовит ответы на запросы организаций и граждан в пределах своей компетенции. 2.7. Участвует в экспертизе ценности документов, отбирает дела к передаче в государственный или муниципальный архив.

3. Права. 3.1. Запрашивать у подразделений документы и сведения, нужные для работы архива. 3.2. Требовать от сдающих дела правильного оформления описей и сдаточных документов. 3.3. Вносить руководителю предложения по улучшению хранения и учёта документов.

4. Ответственность. 4.1. Архивариус отвечает за сохранность принятых документов, правильность учёта и своевременность ответов на запросы в пределах должностных обязанностей. 4.2. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и пожарной безопасности архивариус отвечает в порядке, установленном трудовым законодательством.

5. Должен знать: нормативные правовые акты и методические документы по архивному делу; порядок приёма, хранения и выдачи документов; порядок составления описей и актов об уничтожении; виды справочно-поисковых средств архива; правила внутреннего трудового распорядка; правила охраны труда и пожарной безопасности.

Согласовано

Начальник отдела документационного обеспечения

____________ / А. А. Ковалёв /

С инструкцией ознакомлен

Архивариус

____________ / А. А. Смирнов /

Зачем архивариусу должностная инструкция

Должностная инструкция — внутренний документ компании. Она описывает трудовую функцию архивариуса: какие документы он принимает, как их учитывает, что выдаёт по запросам и как готовит дела к уничтожению. Без неё обязанности приходится каждый раз объяснять на словах, а при споре о том, кто отвечает за пропавшее дело, ссылаться не на что.

Обязательной формы закон не устанавливает. Компания составляет инструкцию сама и утверждает её приказом руководителя. Основа для содержания — квалификационная характеристика архивариуса из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённого постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. Требования к самому документу задаёт ГОСТ Р 7.0.97-2025: наименование, дата и номер, место составления, гриф утверждения, подпись работника об ознакомлении.

Что включить в инструкцию

Общие положения: к какой категории относится должность, кому подчиняется архивариус, кто назначает и освобождает, какое образование требуется.
Должностные обязанности: приём дел по описям, учёт, хранение, составление описей и актов об уничтожении, выдача дел и копий, ответы на запросы.
Права: запрашивать документы у подразделений, требовать правильного оформления описей, вносить предложения руководителю.
Ответственность: за сохранность принятых документов и правильность учёта в пределах обязанностей.
Должен знать: нормативные акты по архивному делу, порядок приёма и выдачи документов, правила охраны труда и пожарной безопасности.
Согласование и ознакомление: подписи руководителя подразделения и самого работника.

Как составить инструкцию под свою компанию

Возьмите за основу квалификационную характеристику. В справочнике № 37 перечислены типовые обязанности архивариуса — из них собирается раздел о работе с документами.
Подставьте свои подразделения. Впишите, кому архивариус подчиняется и от кого принимает дела: от канцелярии, от отделов, от всех подразделений сразу.
Опишите документы, с которыми он работает. Укажите, что именно хранится в архиве: кадровые документы, бухгалтерские, договоры, техническая документация.
Согласуйте с руководителем архивного подразделения. Он подтверждает, что обязанности и права изложены так, как устроена работа в компании.
Утвердите приказом и ознакомьте работника. Гриф утверждения ставит руководитель компании, работник подписывает лист ознакомления при приёме и при каждом изменении.

Частые ошибки

Обязанности списаны из справочника целиком, без привязки к тому, какие документы реально хранятся в компании.
В инструкции нет подчинения: непонятно, кому архивариус сдаёт работу и кто проверяет сохранность дел.
Ответственность сформулирована общо — «за всё»: такая запись при споре ничего не доказывает.
Инструкцию утвердили, но работника с ней не ознакомили: подписи на листе ознакомления нет.
В инструкцию вписали условия оплаты и отпуска — это предмет трудового договора, а не должностной инструкции.

Частые вопросы

Обязательна ли должностная инструкция по закону?

Как отдельный обязательный документ закон её не устанавливает. Но обязанности работника нужно закрепить: без инструкции или записи в трудовом договоре нельзя требовать их выполнения и привлекать к ответственности за неисполнение.

Чем должностная инструкция отличается от трудового договора?

Трудовой договор — соглашение сторон: в нём есть трудовая функция, оплата, режим работы, отпуск. Должностная инструкция раскрывает, что входит в трудовую функцию, и может меняться без пересмотра договора, если сама функция не меняется.

Можно ли изменить инструкцию без согласия архивариуса?

Можно, если меняются только детали работы в рамках той же трудовой функции и не меняются согласованные условия трудового договора. Изменение трудовой функции обычно требует письменного соглашения сторон. По статье 74 ТК РФ при организационных или технологических изменениях можно изменить определённые сторонами условия договора с соблюдением установленной процедуры, но не саму трудовую функцию.

Нужна ли инструкция, если в компании один архив и один архивариус?

Нужна так же, как и в крупной компании: она фиксирует, кто отвечает за сохранность документов и их учёт. Даже если архивариус один, удобно письменно закрепить его обязанности по сохранности и учёту документов. Их можно определить в трудовом договоре или раскрыть в должностной инструкции.

Сколько хранить саму должностную инструкцию?

Инструкция входит в документы по основной деятельности и хранится по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в своей номенклатуре дел.

Когда инструкции и регламенты живут только в папке

Чтобы правила работы не забывались после подписания

Инструкция архивариуса описывает, как принимать дела и вести учёт. Но если её никто не открывает, документы всё равно теряются, а описи заполняются по-старому.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые берут на себя повторяющиеся шаги: сверяют комплектность дел по описи, напоминают о сроках хранения и готовят проекты актов к подписи.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»