Реестр писем: образец и бланк

Реестр писем — внутренний документ компании, в котором перечислены отправления за день или за партию. В нём видно, кому и что ушло, каким способом и когда. По реестру находят письмо, если адресат говорит, что ничего не получал, и подтверждают, что срок ответа на претензию отсчитывают от даты отправки.

Единой формы закон не устанавливает. Компания утверждает бланк в инструкции по делопроизводству, а в графах отражает то, что нужно для работы: адресата, вид и категорию отправления, номер, по которому письмо отслеживают на сайте почты, и расписку сотрудника почты в приёме.

Для отправки через Почту России реестр строят таблицей: в шапке — название организации, её адрес и номер реестра с датой, дальше строка на каждое письмо. В строке пишут номер письма и дату, адресата с индексом и адресом, вид отправления — заказное, с уведомлением о вручении, с описью вложения — и трек-номер, который присваивает почта.

Образец такого реестра — это заполненный список из пяти строк: два заказных письма с уведомлением в адрес контрагентов, два простых письма с реквизитами для сверки и одно письмо с описью вложения в суд. Внизу — подпись составителя и место для штампа почты. Бланк в Word повторяет эту таблицу: скачайте его, впишите свои строки и распечатайте в двух экземплярах.

Сотрудник почты сверяет список с конвертами, ставит на обоих экземплярах штамп и подпись. Один экземпляр остаётся у отправителя вместе с квитанциями, второй уходит на почту. Трек-номера из квитанций переносят в реестр в тот же день, иначе отследить отправления будет нечем.