Положение об электронном документообороте в организации: образец

Положение об электронном документообороте в организации закрепляет, какие документы компания подписывает и хранит в электронном виде, в какой системе, кто за это отвечает и как подтверждается подпись. Ниже — образец с заполненными разделами и бланк, который можно взять за основу.

Бланк в WordWord, 12 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 73 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«02» ноября 2026 г.

Положение об электронном документообороте в организации

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы с электронными документами в ООО «Ромашка» (далее — организация): создание, подписание, отправку, получение, регистрацию и хранение. Положение разработано с учётом Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

1.2. Электронный документооборот ведётся в системе ____________________ (далее — СЭД). Оператор СЭД — ____________________, доступ предоставляется по служебной записке руководителя подразделения.

2.1. В электронном виде оформляются: договоры и дополнительные соглашения, счета и акты, служебные записки, заявки, приказы по основной деятельности, кадровые документы, где закон допускает электронную форму. Перечень документов, которые остаются только на бумаге, приведён в приложении 1.

2.2. Электронный документ считается подписанным, если на нём стоит усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) либо усиленная неквалифицированная подпись в порядке, установленном соглашением сторон или внутренним регламентом. Простая электронная подпись применяется только для внутренних документов, где стороны согласовали её использование.

3.1. Работник, подготовивший документ, подписывает его своей электронной подписью и направляет адресату в СЭД. СЭД фиксирует дату и время отправки, автора и получателя.

3.2. Получатель рассматривает документ в срок, установленный регламентом или самим документом. Отказ от подписания оформляется мотивированным ответом в СЭД.

4.1. Электронные документы хранятся в СЭД в течение срока, установленного номенклатурой дел организации. По истечении срока хранения документы, подлежащие архивному хранению, выгружаются в архив в формате, обеспечивающем читаемость и проверку подписи.

5.1. Ответственный за работу СЭД — ____________________. Он ведёт учёт выданных сертификатов подписи, следит за сроками их действия и организует резервное копирование.

Руководитель организации

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Ответственный за СЭД

Начальник отдела ИТ

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужно положение об ЭДО

Положение об электронном документообороте — внутренний документ компании. Оно отвечает на вопросы, которые возникают каждый день: какие документы можно подписывать электронной подписью, в какой системе они хранятся, кто имеет доступ и как доказать, что документ действительно отправлен.

Закон не требует единого обязательного положения об ЭДО. Но без него сотрудники подписывают документы кто как умеет, а при споре компания не может показать, по каким правилам работала система. Положение закрывает эту дыру: в нём закрепляют систему, виды подписей и порядок хранения.

Что включить в положение

Общие положения: назначение документа, ссылки на законы об информации и электронной подписи.
Система: название СЭД, оператор, кто выдаёт доступ.
Виды документов: что оформляется электронно, а что остаётся на бумаге.
Виды подписей: где нужна усиленная квалифицированная, где достаточно простой.
Порядок работы: кто готовит, кто подписывает, как фиксируется отправка и получение.
Сроки рассмотрения и порядок отказа от подписания.
Хранение: сроки по номенклатуре дел, выгрузка в архив, резервные копии.
Ответственные: кто ведёт учёт сертификатов подписи и следит за сроками их действия.

Как составить положение

Определите, какие документы уже идут электронно. Посмотрите, что компания подписывает в СЭД сейчас: договоры, счета, акты, кадровые документы. Это и будет основа списка.
Выберите систему и ответственного. Назовите СЭД, укажите, кто выдаёт доступ и ведёт учёт сертификатов подписи.
Разделите подписи по документам. Для внешних договоров — усиленная квалифицированная подпись, для внутренних служебных записок можно согласовать простую.
Опишите порядок отправки и хранения. Зафиксируйте, что СЭД хранит дату, время и автора отправки, и как документы выгружаются в архив.
Утвердите и ознакомьте сотрудников. Подпишите положение у руководителя и ознакомьте тех, кто работает в СЭД.

Частые ошибки

В положении не названа система: сотрудники не понимают, где именно ведётся документооборот.
Не указан вид подписи для каждого типа документа — отсюда споры, подписан ли документ.
Нет порядка хранения и выгрузки в архив: электронные документы теряются при смене системы.
Не назначен ответственный за сертификаты подписи, и срок их действия проходит незаметно.
Положение утвердили, но не ознакомили сотрудников — на практике работают по старым привычкам.

Частые вопросы

Обязательно ли положение об электронном документообороте?

Единого обязательного требования закон не устанавливает. Но если компания использует электронные подписи и СЭД, положение помогает доказать порядок работы и снижает споры с контрагентами и проверяющими.

Какой закон регулирует электронную подпись?

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Он различает простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную подпись и определяет, когда документ признаётся подписанным.

Можно ли подписывать договоры простой электронной подписью?

По общему правилу стороны могут согласовать использование простой подписи, если это не запрещено законом для конкретного вида документов. Для документов, где закон требует более надёжной подписи, простая не подойдёт.

Сколько хранить электронные документы?

Срок хранения определяется номенклатурой дел организации и зависит от вида документа. Положение должно отсылать к номенклатуре, а не устанавливать сроки наугад.

Что делать при смене системы ЭДО?

Выгрузить документы в формате, который сохраняет читаемость и позволяет проверить подпись, и передать их в архив. Порядок выгрузки лучше прописать в положении заранее.

Когда электронный документооборот есть, а порядка нет

Чтобы документы в СЭД собирались и проверялись сами

Положение описывает правила, но на практике сотрудники всё равно вручную готовят документы, сверяют реквизиты и переносят данные в систему.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы, сверяют реквизиты и суммы, готовят проект ответа и приносят его на подпись — по правилам, которые заданы в вашем положении.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»