Справка о графике работы сотрудника: образец

Справку о графике работы просят в банке, собеседовании, суде или при устройстве на вторую работу: нужна бумага, где написано, как человек работает — смены, часы, выходные. Ниже — бланк и заполненный образец, который можно повторить в своей компании.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, ОГРН 1157746123456

г. Москва, ул. Лесная, д. 5, офис 12

Справка

о графике работы

16 ноября 2026 г. № 27

Выдана Иванову Ивану Ивановичу в том, что он работает в ООО «Ромашка» в должности менеджера по продажам с 1 марта 2024 года по настоящее время. Это основное место работы.

Режим работы: пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье. Рабочий день с 9:00 до 18:00, перерыв на обед с 13:00 до 14:00. Продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю.

Справка выдана для предъявления по месту требования.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Начальник отдела кадров

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Сидорова /

Зачем нужна справка о графике работы

Справку о графике работы просят, когда человеку нужно подтвердить не доход, а режим: сменный график, неполный день, работу по совместительству, выходные среди недели. По ней проверяют, может ли сотрудник выходить на вторую работу, совпадают ли смены с расписанием клиники, банка или суда.

Отдельной формы в законе нет. Справку составляют в свободной форме на бланке компании или на обычном листе с угловым штампом. Важно, чтобы из неё было видно, кто её выдал, кому и какой режим работы подтверждает.

Что указать в справке о режиме работы

Наименование организации, ИНН и ОГРН, адрес — по бланку или в шапке листа.
Фамилию, имя, отчество сотрудника полностью и должность.
Дату приёма на работу и то, что человек работает по настоящее время.
Основное это место работы или работа по совместительству.
Режим: вид рабочей недели, рабочие и выходные дни, время начала и окончания работы, обеденный перерыв.
Продолжительность рабочего времени в неделю — при неполном дне или сменном графике.
Для кого выдана справка: «по месту требования» или конкретный адресат.
Дату выдачи, регистрационный номер, подписи руководителя и кадровика.

Справка с основного места работы

Справка с основного места работы нужна, когда человек устраивается по совместительству или подрабатывает: по ст. 60.1 и 282 ТК РФ совместительство разрешено, но новый работодатель вправе убедиться, что основная работа не запрещает вторую и режимы не пересекаются.

В такой справке прямо пишут, что место работы основное, указывают режим и продолжительность рабочей недели. Если человек работает по совместительству, а справку просит для подтверждения стажа или льгот, это тоже отмечают: от вида занятости зависят гарантии.

Справка с места работы с указанием графика

Справка с места работы с указанием графика отличается от обычной справки о доходах тем, что в ней есть строки о режиме: рабочие и выходные дни, часы начала и конца смены, перерыв. Такую бумагу часто просят для суда, органов опеки, при устройстве на вторую работу и для подтверждения права на льготы.

Формулировку режима берите из трудового договора и правил внутреннего трудового распорядка. Если график сменный, к справке прикладывают выписку из графика смен на нужный период — тогда видно не только правило, но и конкретные даты.

Справка по месту требования: что это значит

Надпись «по месту требования» на справке с места работы о графике работы значит, что документ выдан без конкретного адресата: сотрудник сам решит, куда его отнести. Так пишут, когда заранее неизвестно, попросят ли бумагу в банке, суде или на новом месте.

Если адресат известен, лучше назвать его прямо: «для предъявления в отдел кадров ООО …». Справка с адресатом выглядит убедительнее, а «по месту требования» — универсальный вариант, который принимают почти везде.

Как оформить справку

Возьмите сведения из трудового договора. Режим работы прописан в трудовом договоре и правилах внутреннего трудового распорядка — оттуда и переносите формулировку, а не со слов сотрудника.
Напишите режим простыми словами. Вместо ссылки на пункт договора укажите дни недели, часы работы и перерыв: справку читают люди, которые договора не видели.
Отметьте вид занятости. Основное место работы или совместительство — от этого зависит, какие ещё документы попросят.
Добавьте подписи. Справку подписывает руководитель, а кадровик или главный бухгалтер — если в компании так принято. Одной подписи руководителя достаточно.
Зарегистрируйте и выдайте. Если в компании ведут журнал исходящих документов, присвойте номер и дату, выдайте оригинал, копию оставьте в деле.

Чем справка отличается от выписки из графика

Справка о графике — короткий документ о режиме работы одного человека: когда он работает и когда отдыхает.
Выписка из графика работы сотрудника — фрагмент документа (графика отпусков, графика смен), где воспроизводят строки и столбцы таблицы и указывают, из какого документа она взята.
Копия трудового договора подтверждает режим юридически, но показывает и зарплату — поэтому её дают неохотно.
Справка о доходах показывает суммы выплат для банка или пособий; график работы в ней не нужен.

Частые вопросы

Обязана ли компания выдать справку о графике работы?

Работодатель обязан выдать работнику документы, связанные с работой, по его письменному заявлению — не позднее трёх рабочих дней (ст. 62 ТК РФ). Справку о режиме работы относят к таким документам, если сотрудник просит её для подтверждения условий труда.

Нужна ли печать на справке?

Компания вправе не ставить печать, если у неё нет её по уставу; подписи руководителя достаточно. Если печать есть, оттиск на справке для сторонней организации лишним не будет.

Можно ли указать в справке только часы работы, без выходных?

Можно, но тогда справка ответит не на все вопросы: банку или второй работе важно знать и про выходные. Лучше написать режим полностью — как в трудовом договоре.

Что писать, если сотрудник работает посменно?

Укажите, что работа сменная, приведите продолжительность смены и порядок чередования смен по графику, утверждённому в компании. Конкретные даты смен можно дать выпиской из графика.

Сколько действует справка?

Срока действия у справки нет: она подтверждает режим на дату выдачи. Организация, куда её принесли, вправе попросить свежую — обычно не старше месяца.

Когда справки и кадровые бумаги собирает кто-то другой

Чтобы типовые документы готовились без вас

Справки, заявления и выписки отнимают время у кадровика и руководителя: каждую надо открыть, сверить с договором, подписать и отправить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону из данных учётной системы и приносят на подпись уже готовыми.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»