Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Служебная записка о несоответствии занимаемой должности: образец и бланк

Служебная записка о несоответствии занимаемой должности — внутренний документ, которым руководитель подразделения сообщает директору, что работник не справляется с трудовой функцией, и просит провести аттестацию. Ниже — бланк и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о несоответствии работника занимаемой должности

16 ноября 2026 г. № 27

Менеджер по продажам А. С. Смирнов принят в отдел 3 февраля 2026 года с испытательным сроком три месяца, испытание пройдён. В должностной инструкции менеджера закреплены обязанности: вести не меньше 40 новых клиентов в месяц, готовить коммерческие предложения в течение двух рабочих дней и выполнять план продаж.

За июль — октябрь 2026 года план выполнен на 41, 38, 44 и 39 процентов. Из 156 обращений, переданных Смирнову, коммерческие предложения в срок подготовлены по 62. Четыре клиента отказались от работы с компанией, указав в переписке на задержки ответов. Отчёт о работе менеджеров за июль — октябрь и выписка из CRM прилагаются.

22 сентября 2026 года со Смирновым проведена беседа о результатах работы, повторно разъяснены требования должностной инструкции и регламент подготовки предложений. Письменных объяснений о причинах невыполнения плана работник не представил.

Прошу провести аттестацию Смирнова на соответствие занимаемой должности в порядке, установленном Положением об аттестации, и по её результатам рассмотреть вопрос о дальнейших действиях. Состав аттестационной комиссии предлагаю утвердить в текущем месяце.

Приложение: отчёт о работе менеджеров за июль — октябрь 2026 г. на 4 л. в 1 экз.; выписка из CRM на 6 л. в 1 экз.; копия должностной инструкции на 3 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Когда пишут такую записку

Служебная записка о несоответствии занимаемой должности фиксирует, что работник не выполняет трудовую функцию, закреплённую договором и должностной инструкцией. Пишет её непосредственный руководитель на имя директора или того, кто принимает кадровые решения.

Сама записка никого не увольняет и не переводит. Она запускает проверку: сначала разбираются, хватает ли работнику квалификации или дело в условиях работы, затем — если нужно — проводят аттестацию. Увольнение по этому основанию допускает пункт 3 части 1 статьи 81 ТК РФ, и только по результатам аттестации.

Что указать в записке

  • Кому адресована: должность, фамилия и инициалы руководителя, принимающего решение.
  • Кто пишет: должность и фамилия непосредственного руководителя работника.
  • Работник: фамилия, имя, отчество, должность, дата приёма, есть ли испытательный срок и пройден ли он.
  • Трудовая функция: какие обязанности и нормативы закреплены договором и должностной инструкцией.
  • Факты: периоды, цифры, сроки, конкретные срывы — со ссылкой на отчёты и переписку.
  • Что уже сделали: беседы, разбор результатов, письменные объяснения работника или отметка об их отсутствии.
  • Просьба: провести аттестацию, создать комиссию, рассмотреть перевод или другие действия.
  • Приложения: отчёты, выписки из систем, копия инструкции, докладные.

Как подготовить записку

  1. Сверьтесь с должностной инструкцией. Выпишите обязанности и нормативы, которые работник не выполнил. Если нормативов в инструкции нет, сначала закрепите их приказом или допсоглашением.
  2. Соберите факты за период. Возьмите данные из CRM, отчётов, табелей, переписки с клиентами. Сравнивайте с планом или нормативом, а не с работой коллег.
  3. Дайте работнику возможность объяснить. Запросите письменные объяснения по статье 193 ТК РФ. Отказ или отсутствие ответа оформите актом — это защитит решение.
  4. Опишите просьбу точно. Не «принять меры», а: провести аттестацию, утвердить комиссию, рассмотреть перевод на другую должность.
  5. Передайте с приложениями. Зарегистрируйте записку и приложите подтверждающие документы. Копию оставьте у себя с отметкой о получении.

Частые ошибки

  • Пишут «не справляется» без цифр и сроков: записка не даёт комиссии материала для решения.
  • Ссылаются на обязанности, которых нет ни в договоре, ни в инструкции.
  • Требуют уволить сразу, минуя аттестацию, — пункт 3 части 1 статьи 81 ТК РФ так не применяется.
  • Не берут письменные объяснения, а потом проигрывают спор о процедуре.
  • Смешивают несоответствие квалификации с дисциплинарным проступком: за прогул и нарушение правил отвечают по другим основаниям.

Аттестация и увольнение по статье 81

Порядок аттестации устанавливают трудовое законодательство, другие нормативные акты и локальные акты компании, принимаемые с учётом мнения представительного органа работников. Для отдельных категорий действуют специальные правила. В Положении об аттестации указывают, какие должности проходят её, как формируется комиссия, какие документы смотрит, как голосует и что пишет в решении. Если локального акта нет, увольнение по пункту 3 части 1 статьи 81 ТК РФ суд почти наверняка признает незаконным.

В состав комиссии включают руководителя работника и специалиста по кадрам; участие непосредственного начальника в голосовании по своему подчинённому допускается, если так записано в Положении. Работника знакомят с документами и приглашают на заседание. Решение оформляют протоколом, работника знакомят с ним под подпись.

После решения комиссии работнику предлагают имеющиеся вакансии, в том числе нижестоящие и нижеоплачиваемые, в этой местности, а в других местностях — если это предусматривает коллективный договор или соглашение. Увольнение допускается, если работник отказался от перевода или вакансий нет.

Нельзя увольнять по этому основанию беременную женщину, женщину с ребёнком до трёх лет, одинокую мать с ребёнком до 16 лет или ребёнком-инвалидом до 18 лет и других лиц из статьи 261 ТК РФ. Работника до 18 лет увольняют по этому основанию только с согласия государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних.

Частые вопросы

Кто пишет служебную записку о несоответствии занимаемой должности?

Непосредственный руководитель работника — начальник отдела, цеха, направления. Он видит результаты каждый день и может подтвердить их документами. Кадровая служба готовит аттестацию, но факты описывает руководитель.

Можно ли уволить работника по записке без аттестации?

Нет. Пункт 3 части 1 статьи 81 ТК РФ допускает увольнение за несоответствие занимаемой должности или выполняемой работе из-за недостаточной квалификации только по результатам аттестации. Записка — начало процедуры, а не её итог.

Какие работники не проходят аттестацию?

Для отдельных категорий работников исключения установлены нормативными актами. В остальных случаях перечень определяют с учётом применимого порядка аттестации и положения компании. Обычно аттестацию не проводят для работников, проработавших меньше года, беременных женщин и тех, кто занимает должность по конкурсу. Список лучше закрепить в локальном акте.

Чем записка о несоответствии отличается от докладной?

Докладная сообщает о событии или проступке и обычно влечёт дисциплинарное взыскание. Служебная записка о несоответствии ставит вопрос о квалификации и запускает аттестацию. Деление задаёт инструкция по делопроизводству компании.

Что делать, если работник отказался знакомиться с запиской?

Составьте акт об отказе с датой и подписями свидетелей. Такой акт вместе с запиской и приложениями подтверждает, что работника поставили в известность и он мог дать объяснения.

Сколько хранить служебную записку?

Записку о несоответствии хранят вместе с документами аттестации. Сроки устанавливает перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а компания закрепляет их в номенклатуре дел.

Кадровые бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы записки и протоколы собирались по шаблону

Служебные записки, объяснения и протоколы комиссии пишутся вручную, а потом теряются в переписке. Руководитель тратит часы на проверку формулировок и приложений.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону компании, подтягивают данные из CRM и кадровой системы и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы