Письмо-подтверждение: образец и бланк

Письмо-подтверждение фиксирует на бумаге то, что уже произошло или уже согласовано: контрагент получил документы, стороны согласны с условиями, работы приняты, компания действительно состоит в договорных отношениях с партнёром.

От просьбы и претензии такое письмо отличается тем, что ничего не требует: это ответ или свидетельство. Поэтому в нём не бывает слов «прошу» и «требую» — только констатация факта и, если нужно, ссылка на документ, который этот факт подтверждает.

Отдельной формы в законе нет. Письмо оформляют на бланке компании или на обычном листе, а реквизиты располагают по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, дата и номер, заголовок к тексту, подпись.

Готовый пример письма-подтверждения проще всего собрать из трёх частей: шапка с адресатом и автором, абзац «Подтверждаем, что…» с датой и реквизитами документа-основания и подпись уполномоченного лица. Всё остальное — детали конкретного случая.

В образце выше подтверждается получение товара по договору поставки: указаны номер и дата договора, номер накладной, отсутствие расхождений по количеству и качеству. Такой же пример подойдёт, если нужно подтвердить получение оригиналов документов, согласие с актом сверки или участие компании в переговорах — меняются только факт и реквизиты.

Если письмо отвечает на чужой запрос, в примере добавляют строку «На Ваш запрос от … № …»: так получатель сразу видит, к чему относится подтверждение.