Справка о системе налогообложения: образец

Справку или письмо о режиме налогообложения просит контрагент, когда заключает договор, участвует в закупке или проверяет поставщика. По ней видно, платит ли продавец НДС и какую цену он вправе указать в договоре.

Единой обязательной формы для такой справки в законе нет. Компания составляет её в свободной форме на своём бланке, а для закупок иногда используют форму заказчика. В любом случае в документе есть наименование, ИНН, дата, на которую подтверждают режим, и подпись руководителя.

Общая система налогообложения — режим по умолчанию. Компания или ИП применяет его, если не перешла на упрощённую, патентную или другую специальную систему. Отдельного уведомления о переходе на ОСНО закон не требует, поэтому подтверждают её обычно справкой или письмом.

В справке пишут: «применяет общую систему налогообложения и уплачивает налог на добавленную стоимость». Если компания освобождена от НДС по статье 145 Налогового кодекса, это указывают отдельно — иначе контрагент решит, что цена в договоре включает налог.

Когда контрагент просит именно справку о применении общей системы налогообложения, берут форму выше: шапка с наименованием и ИНН, дата, фраза о том, что компания на ОСНО и платит НДС, подпись руководителя. Такой документ обычно нужен перед договором, где цена указана с налогом, или для закупки.

Если компания совмещает режимы, в справке перечисляют, какие системы применяет по разным видам деятельности: например, общую и патентную. Одной строкой «ОСНО» тут не обойтись — контрагенту важно понять, по какой операции будет НДС.

Письмо о применении общей системы налогообложения — короткий текст на фирменном бланке: «ООО «Ромашка» применяет общую систему налогообложения, является плательщиком НДС. Просим считать это письмо подтверждением режима на 15 октября 2026 года». Ниже — подпись руководителя.

Такое письмо заменяет справку, когда контрагенту не нужна строгая форма. Смысл тот же: зафиксировать режим на дату и убрать вопросы о том, входит ли налог в цену.

Письмо об общей системе налогообложения можно написать и без слова «применение»: «Сообщаем, что наша организация находится на общей системе налогообложения и уплачивает НДС по ставке 22 %». С 2026 года основная ставка НДС — 22 % по пункту 3 статьи 164 Налогового кодекса, поэтому в письме указывают именно её, если компания не применяет 10 % или 0 %.

Если НДС не платится, так и пишут: «освобождены от уплаты НДС по статье 145 Налогового кодекса». Формулировка важнее формы: контрагент читает письмо, чтобы понять, как считать цену.

Информационное письмо о системе налогообложения — то же подтверждение, но адресованное конкретному контрагенту: в шапке указывают его наименование, в тексте — свой режим и дату. Такой вариант удобен, когда бумагу просят под конкретную сделку и хотят видеть, для кого она выдана.

В информационном письме обычно есть исходящий номер и дата, а в конце — фраза «настоящее письмо выдано для предъявления в …». По содержанию оно не отличается от справки: режим, НДС, подпись.