Служебная записка о продлении командировки: образец

Служебная записка о продлении командировки — внутренний документ, которым руководитель отдела или сам работник просит продлить срок поездки и объясняет причину. Ниже — бланк в Word и заполненный образец с обоснованием.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о продлении срока командировки

16 ноября 2026 г. № 14

Менеджер отдела продаж А. С. Смирнов направлен в командировку в Екатеринбург с 9 по 13 ноября 2026 года. 12 ноября поставщик перенёс подписание договора поставки на 17 ноября: без подписанного договора ноябрьская отгрузка не начнётся.

Прошу продлить командировку Смирнова до 18 ноября 2026 года включительно, сохранить за ним средний заработок и оплатить проживание за 14–17 ноября. Билет на обратный рейс с прибытием 18 ноября обменян, разницу в стоимости прилагаю.

Приложение: письмо поставщика о переносе встречи на 1 л. в 1 экз.; копия приказа о командировке от 06.11.2026 № 41 на 1 л. в 1 экз.; расчёт расходов на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна записка о продлении командировки

Командировка длится столько, сколько указано в приказе о направлении в командировку. Если работа затягивается, работодатель продлевает срок отдельным решением, а бухгалтерия по нему доплачивает суточные, проживание и средний заработок за лишние дни.

Записка — это основание для такого решения. Её пишет руководитель отдела работника или сам работник на имя директора, а директор ставит резолюцию. После резолюции издаётся приказ о продлении — без него доплата за дни сверх срока будет спорной.

Что указать в записке

Адресата: должность и фамилию руководителя, который решает вопрос, в дательном падеже.
Автора: должность и фамилию с инициалами.
Название и заголовок к тексту: о продлении срока командировки.
Дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Кого и куда направили, с какого по какое число — со ссылкой на приказ о командировке.
Причину продления: что не успели и почему это важно для работы.
Новый срок и что с ним меняется: билеты, проживание, суточные.
Приложения: письмо контрагента, копия приказа, расчёт расходов.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать записку о продлении

Проверьте приказ. Возьмите номер и дату приказа о командировке, срок и основание — они пойдут в первый абзац.
Опишите причину. Один-два факта: встреча перенесена, подрядчик задерживает монтаж, нужна приёмка. Подтверждение приложите.
Назовите новый срок. Конкретная дата возврата, а не «на несколько дней»: по ней считают суточные и проживание.
Перечислите последствия. Обмен билета, доплата за гостиницу, сохранение среднего заработка — чтобы решение принимали с полной картиной.
Получите резолюцию и издайте приказ. На записке директор пишет «согласен» и подпись, дальше кадры издают приказ о продлении.

Частые ошибки

Нет ссылки на приказ о командировке — непонятно, какой срок и кого продлевают.
Причина описана общими словами без подтверждения: бухгалтерии и директору нечем обосновать расходы.
Не указан новый срок — приказ придётся переделывать.
Записку пишут задним числом, когда срок уже истёк: расходы за прошедшие дни становятся спорными.
Записку путают с приказом: записка просит, приказ устанавливает новый срок.

Частые вопросы

Кто пишет служебную записку о продлении командировки?

Обычно руководитель отдела, в котором работает командированный, на имя директора. Работник может написать сам, если руководитель согласен с продлением. Решение принимает директор резолюцией.

Нужен ли приказ после записки?

Да. Записка — просьба и обоснование, срок командировки меняет приказ. По приказу бухгалтерия считает суточные и средний заработок за дополнительные дни, а кадры вносят сведения в табель и личную карточку.

Можно ли продлить командировку без согласия работника?

Как правило, срок командировки определяет работодатель. Для отдельных категорий работников действуют специальные гарантии: например, направление беременных в командировку запрещено, а работников, указанных в статье 259 ТК РФ, допускается направлять только с письменного согласия и с соблюдением установленных условий.

Что делать, если командировка уже закончилась, а работа не сделана?

Оформлять новую командировку приказом, а не продлевать старую. Записка о продлении после возврата не даёт основания оплатить дни, которые работник провёл не в командировке.

Нужна ли печать на записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель ставит резолюцией.

Когда записки и согласования съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Записки, заявки и согласования отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с приказом и переслать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют сроки и суммы с приказами и приносят руководителю уже готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»