Журнал регистрации больничных листов: образец и бланк

Журнал регистрации больничных листов ведут, чтобы в компании было видно: какой листок поступил, от кого, на какой срок и когда его передали в расчёт. Ниже — бланк в Word и заполненный образец с бумажным и электронным листком.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Журнал регистрации больничных листов

2026 год

Начат 11 января 2026 г.

Журнал ведёт специалист по кадрам. Запись вносят в день, когда работник принёс бумажный листок нетрудоспособности или когда в информационной системе СФР появился электронный листок.

Графы журнала: номер записи; дата записи; фамилия, имя, отчество работника; табельный номер; номер листка нетрудоспособности; бумажный или электронный; дата выдачи; период освобождения от работы; дата передачи в бухгалтерию; подпись работника, сдавшего листок.

Записи в журнале нумеруют по порядку с начала года, страницы прошнуровывают, а на последнем листе ставят заверительную надпись с подписью руководителя.

Журнал хранится в отделе кадров, выносить его за пределы организации не разрешается.

Ответственный за ведение

Специалист по кадрам

____________ / А. С. Смирнова /

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен журнал регистрации больничных листов

Журнал регистрации больничных листов показывает, какие листки нетрудоспособности поступили в компанию, кому они выданы, на какой срок и когда ушли в расчёт. По нему проверяют, все ли листки работников дошли до бухгалтерии и нет ли в них пропусков и повторов.

Обязанности вести именно журнал закон для работодателя не устанавливает. Компания заводит его по своей инструкции по делопроизводству: так проще сверять листки с табелем, отвечать на запросы СФР и показывать проверяющим, что каждый листок зарегистрирован.

Какие графы завести

Порядковый номер записи и дату, когда листок зарегистрировали.
Фамилию, имя, отчество работника и его табельный номер.
Номер листка нетрудоспособности и отметку: бумажный или электронный.
Дату выдачи листка и период освобождения от работы.
Дату, когда листок передали в бухгалтерию для расчёта пособия.
Подпись работника, который сдал листок, и подпись того, кто принял.
Для бумажного листка — где он хранится после расчёта.

Бумажный и электронный листок в журнале

Электронный листок: номер из системы СФР, дата появления сведений, период освобождения от работы.
Бумажный листок: номер бланка, дата выдачи, подпись работника при сдаче.
Если работник принёс бумажный листок, хотя он оформлен электронно, — записывают оба номера и делают пометку о расхождении.
Пособие считают по данным СФР, а не по записи в журнале: журнал только фиксирует поступление.

Как вести журнал

Заведите журнал на год. Прошнуруйте страницы, пронумеруйте их и заверьте последний лист подписью руководителя. Так журнал нельзя дополнить или изъять лист незаметно.
Записывайте в день поступления. Для бумажного листка — в день, когда работник его сдал, для электронного — когда сведения пришли из СФР.
Проверьте листок до записи. Сверьте фамилию, период и номер листка с данными работника и табелем: ошибку проще поймать до расчёта пособия.
Передайте в бухгалтерию. Отметьте дату передачи: по ней видно, что пособие назначили в срок, который даёт закон.
Храните вместе с листками. Журнал и листки держите в одном месте: при запросе СФР или проверке не придётся искать их по разным папкам.

Частые ошибки

Записывают только бумажные листки, а электронные не фиксируют — в журнале нет половины больничных компании.
Ставят в журнал номер, которого нет в системе СФР: при сверке запись не сходится.
Не отмечают дату передачи в бухгалтерию — не видно, когда листок ушёл в расчёт.
Ведут журнал в свободной форме без нумерации и прошнуровки: при проверке не доказать, что записи не меняли.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель вести журнал регистрации больничных листов?

Нет. Такой обязанности закон для работодателя не устанавливает. Компания заводит журнал по своей инструкции по делопроизводству — как удобный способ учёта листков и сверки с табелем.

Кто заполняет журнал?

Обычно специалист по кадрам или сотрудник, который принимает листки. В небольшой компании журнал может вести бухгалтер или руководитель. Главное — закрепить ответственного приказом или в инструкции.

Надо ли вносить в журнал электронный больничный?

Да, если журнал заведён: в нём фиксируют номер электронного листка и дату, когда сведения пришли из СФР. Иначе учёт покажет только бумажные листки и потеряет остальные.

Сколько хранить журнал?

Срок хранения компания закрепляет в своей номенклатуре дел. Журнал, который подтверждает расчёт пособий, хранят не меньше срока хранения самих листков и расчётных документов — конкретный срок ставят по перечню типовых архивных документов.

Нужна ли печать на журнале?

Нет. Журнал — внутренний документ, его заверяют подписью руководителя и ответственного за ведение.

Когда журнал и листки собираются вручную

Чтобы документы по сотрудникам собирались сами

Журнал, листки, заявления и приказы отнимают у кадровика часы: каждую бумагу надо проверить, сверить с табелем и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные сотрудника с учётной системой и приносят готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»