Служебная записка на сверхурочные часы: образец и бланк

Служебную записку на сверхурочные часы пишет руководитель подразделения, чтобы согласовать с директором работу сверх нормы и оплату по ст. 152 ТК РФ. Ниже — бланк и заполненный образец с конкретными часами и причиной.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Северный склад»

А. В. Смирнову

от начальника складского комплекса

Д. С. Ковалёва

Служебная записка

о привлечении к сверхурочной работе

16 ноября 2026 г. № 27

14 ноября 2026 года поставщик перенёс отгрузку партии на 17 ноября и предупредил, что разгрузка возможна только до 12:00. Принять и разместить товар в этот срок силами дневной смены нельзя: склад занят сборкой заказов, свободных кладовщиков нет.

Прошу согласовать сверхурочную работу двух кладовщиков 17 ноября с 7:00 до 10:00, по 3 часа каждому. Работа не относится к случаям, когда согласие работника не требуется, поэтому прилагаю письменные согласия обоих. Ограничения по ст. 99 ТК РФ соблюдены: не больше 4 часов в день и 120 часов в год на человека, у обоих сотрудников переработки с начала года не было.

Оплату произвести в повышенном размере по ст. 152 ТК РФ: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, третий час — не менее чем в двойном. Часы отразить в табеле под буквенным кодом «С».

Автор записки

Начальник складского комплекса

____________ / Д. С. Ковалёв /

Согласовал

Генеральный директор ООО «Северный склад»

____________ / А. В. Смирнов /

Зачем нужна служебная записка

Сверхурочная работа — это работа по инициативе работодателя сверх установленной нормы рабочего времени за учётный период (ст. 99 ТК РФ). Прежде чем она состоится, руководитель подразделения фиксирует причину и объём часов и получает согласие директора: без его решения работа не оплачивается и в табель не попадает.

Записка решает три задачи: объясняет, почему без переработки не обойтись, показывает, что привлекать людей законно, и даёт бухгалтерии основание начислить оплату по ст. 152 ТК РФ.

Записка — внутренний документ. Единой формы в законе нет, поэтому компания закрепляет бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Что указать в записке

Адресата — того, кто решает: директора, его заместителя по производству или руководителя филиала.
Автора: должность и фамилию с инициалами.
Название документа и заголовок к тексту: «о привлечении к сверхурочной работе».
Дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Причину: что случилось, почему работу нельзя выполнить в обычное время.
Кого привлекаете — должности и фамилии, сколько часов и в какие даты.
Подтверждение, что ограничения ст. 99 ТК РФ соблюдены: не больше 4 часов в день и 120 часов в год на человека.
Ссылку на ст. 152 ТК РФ и порядок оплаты.
Приложения: письменные согласия работников, при необходимости — мнение профсоюза.

Как оформить записку

Проверьте основание. Сверхурочная работа допускается с письменного согласия работника, а в случаях ч. 3 ст. 99 ТК РФ — и без него, с последующим уведомлением. Отдельные категории — беременные, работники до 18 лет — к сверхурочной не привлекаются вовсе.
Посчитайте часы. Сложите часы по каждому человеку за день и с начала года. С 1 сентября 2026 года предел — 4 часа в день и 120 часов в год. Коллективный договор или отраслевое соглашение может увеличить годовой предел до 240 часов с учётом ограничений для отдельных категорий. Для работы сверх 120 часов нужно письменное согласие работника и соблюдение предусмотренных законом условий.
Соберите согласия. Письменное согласие каждого работника — отдельный документ. Приложите его к записке: без него директор подписывает нарушение, а не решение.
Напишите текст. Первый абзац — причина и факты, второй — просьба с фамилиями и часами, третий — оплата и учёт в табеле.
Передайте на подпись. Подпишите записку, передайте директору. Резолюция директора на записке — основание для приказа и для бухгалтерии.

Частые ошибки

Не указаны конкретные часы и даты: бухгалтерия не может начислить оплату, а табель расходится с приказом.
Записка написана после работы: согласование задним числом не превращает переработку в законную.
Не приложены письменные согласия работников — при проверке ГИТ записка не подтвердит основание.
Не проверен годовой предел: обычно он составляет 120 часов, но при условиях статьи 99 ТК РФ может быть увеличен до 240 часов.
Записку путают с уведомлением о работе в выходной: выходные и праздники оплачивают по ст. 153 ТК РФ, и это другой документ.

Частые вопросы

Кто пишет служебную записку на сверхурочные?

Руководитель подразделения, где возникает переработка: начальник цеха, склада, отдела. Он знает причину и людей, а директор или его заместитель принимает решение и ставит резолюцию.

Обязательно ли письменное согласие работника?

По общему правилу требуется письменное согласие работника. Без согласия привлекают в случаях, предусмотренных ч. 3 ст. 99 ТК РФ, например для предотвращения производственной аварии или устранения её последствий. При неявке сменщика письменное согласие требуется. И об этом работника письменно уведомляют.

Сколько сверхурочных часов можно дать одному человеку?

С 1 сентября 2026 года — не больше 4 часов в день и 120 часов в год. Коллективный договор или отраслевое соглашение может увеличить годовой предел до 240 часов с учётом ограничений для отдельных категорий. Для работы сверх 120 часов нужно письменное согласие работника и соблюдение предусмотренных законом условий. При суммированном учёте сверхурочными считают часы сверх нормы за учётный период.

Как оплачивают сверхурочные часы?

В пределах 120 сверхурочных часов в год первые два часа оплачивают не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном. Начиная со 121-го часа каждый час оплачивают не менее чем в двойном размере. По желанию работника вместо повышенной оплаты может предоставляться дополнительное время отдыха в предусмотренных законом случаях.

Нужен ли приказ после записки?

Да. Резолюция директора на записке — согласие, но приказ о привлечении к сверхурочной работе оформляют отдельно: в нём указывают фамилии, даты и часы. На основании приказа часы ставят в табель и оплачивают.

Как отметить сверхурочные в табеле?

Буквенным кодом «С» или цифровым «05» — это коды работы в условиях сверхурочной работы. Если компания ведёт свою форму табеля, коды закрепляют в учётной политике.

Когда согласования переработок держатся на одном руководителе

Чтобы заявки и согласования шли без ручного письма

Записки на сверхурочные, заявки на закупку, согласования отпусков собираются в почте и мессенджерах, и руководитель вручную сводит часы и проверяет лимиты.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют часы с лимитами и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»