Заявление на пересылку трудовой книжки почтой: образец

Если работник при увольнении не забрал трудовую книжку, он может попросить отправить её почтой. Ниже — образец заявления и текст согласия на пересылку, а также что работодатель обязан сделать по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 56 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от слесаря-ремонтника

И. И. Иванова

адрес: 125009, Москва, ул. Тверская, д. 8, кв. 14

тел.: +7 900 000-00-00

Заявление

о пересылке трудовой книжки почтой

16 ноября 2026 г.

При увольнении 30 октября 2026 года трудовую книжку я не получил, поскольку в день увольнения находился на больничном.

Прошу направить мою трудовую книжку по почте по указанному адресу. На пересылку трудовой книжки почтой согласен. О получении сообщу письменно.

Приложение: копия паспорта на 2 л. в 1 экз.

Работник

Слесарь-ремонтник

____________ / И. И. Иванов /

Когда работник просит отправить трудовую книжку почтой

Трудовую книжку работодатель выдаёт в день увольнения. Если работник в этот день не пришёл за ней или отказался получать, работодатель направляет ему уведомление: нужно забрать книжку либо дать согласие на её отправку по почте. Такой порядок задаёт приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н: он же допускает пересылку книжки почтой по письменному заявлению работника.

Заявление пишут, когда книжку не забрали в день увольнения: работник был на больничном, в командировке, уже переехал в другой город или уволился дистанционно. Заявление фиксирует адрес и волю работника, а работодателю даёт документ, по которому книжку можно отправить, а не хранить до востребования.

Что указать в заявлении

Адресата: руководителя компании или сотрудника, который ведёт кадры, — должность, фамилия и инициалы.
Автора: должность, фамилию и инициалы, почтовый адрес с индексом и телефон для связи.
Обстоятельства: когда уволились и почему книжку не получили.
Просьбу: направить трудовую книжку почтой по указанному адресу.
Согласие на пересылку: одной фразой «на пересылку трудовой книжки почтой согласен».
Приложения: копию паспорта, а при смене фамилии — копию документа о смене.
Дату и подпись с расшифровкой.

Согласие на отправку трудовой книжки по почте

Отдельного бланка согласия закон не устанавливает. Согласие входит в текст заявления одной фразой — этого достаточно, чтобы работодатель отправил книжку, а не хранил её у себя.

Если в ответ на уведомление работник письменно согласился на пересылку и указал адрес, книжку отправляют. Отдельное заявление с дополнительной просьбой не требуется. Если адрес не указан, его уточняют. Поэтому согласие и адрес указывают вместе, в одном документе.

Что делает работодатель после заявления

Регистрирует заявление. Присваивает номер и дату, подшивает в личное дело работника.
Готовит книжку к отправке. Проверяет записи, вносит запись об увольнении, если её ещё нет, и заверяет её подписью ответственного и печатью компании при наличии.
Отправляет почтой. Заказным письмом с объявленной ценностью и описью вложения: опись подтверждает, что в конверте была именно трудовая книжка.
Хранит подтверждение. Копию заявления, опись и квитанцию об отправке подшивает к личному делу — они доказывают, что обязанность исполнена.
Отвечает на запрос о получении. Если работник сообщил, что книжка не пришла, направляет запрос в почтовое отделение и при утрате оформляет дубликат по заявлению работника.

Частые ошибки

Отправляют книжку простым письмом без описи — при споре не доказать, что в конверте была трудовая.
Хранят книжку до востребования, хотя работник письменно попросил отправить её почтой.
Не указывают индекс и полный адрес — письмо возвращается, сроки затягиваются.
Копия паспорта не является обязательным приложением. Для пересылки нужны согласие работника и указанный им почтовый адрес.
Пишут заявление от руки без даты — непонятно, когда работодатель получил просьбу.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель отправить трудовую книжку почтой?

Да. По письменному обращению работника, не получившего книжку после увольнения, её выдают не позднее трёх рабочих дней со дня обращения; при согласии на пересылку в этот срок книжку направляют по указанному адресу. Без заявления книжку хранят в компании до востребования.

Каким письмом отправляют трудовую книжку?

Заказным письмом с объявленной ценностью и описью вложения. Опись подтверждает содержимое конверта, а квитанция — факт и дату отправки.

Можно ли отправить книжку курьерской службой или транспортной компанией?

Можно, если работник согласен и это прямо указано в заявлении. Тогда в заявлении пишут название службы и адрес доставки, а работодатель хранит накладную с отметкой о вручении.

Что делать, если работник не забрал книжку и не написал заявление?

Работодатель направляет ему уведомление о необходимости забрать книжку или дать согласие на пересылку почтой. С этого момента компания освобождается от ответственности за задержку выдачи книжки.

Кто оплачивает пересылку трудовой книжки?

Закон порядок оплаты не устанавливает. Обычно расходы несёт работодатель, но можно указать в заявлении, что работник компенсирует почтовые расходы, — тогда вопрос решают до отправки.

Что делать, если книжка потерялась при пересылке?

Работник пишет заявление о выдаче дубликата. Работодатель оформляет дубликат по правилам приказа № 320н: переносит в него записи о работе и награждениях из документов, которые есть в компании, и направляет работнику.

Когда кадровые бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы заявления и уведомления собирались сами

Заявления на пересылку книжки, уведомления, описи и напоминания работникам отнимают часы у кадровика и руководителя: каждое надо проверить, зарегистрировать и отправить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют данные работника и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»