Книга учёта бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Книга учёта бланков трудовых книжек и вкладышей к ним фиксирует каждый бланк строгой отчётности: откуда он пришёл, кому и когда выдан. Ниже — пример формы и её заполнения с учётом требований приказа Минтруда № 320н.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Начата: 11 января 2026 г.

Окончена: ______________________

Книга учёта бланков трудовой книжки и вкладыша в неё

ООО «Ромашка», 2026 год

№ 1 — 12.01.2026 — получено от ООО «Бланк-Сервис» — счёт № 7 от 09.01.2026 — трудовых книжек 50 шт., серия ТК-IV № 100001–100050; вкладышей 20 шт., серия ВК № 000001–000020 — сумма 8 750 руб.

№ 2 — 15.01.2026 — выдано специалисту по кадрам Смирновой А. В. — трудовые книжки: серия ТК-IV № 100001–100010 — вкладыши: серия ВК № 000001–000005

Записи ведёт специалист по кадрам. Книга пронумерована, прошнурована, заверена подписью директора и печатью общества.

Руководитель организации

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужна книга учёта бланков

Бланк трудовой книжки и бланк вкладыша — документы строгой отчётности. Каждый бланк учитывают дважды: когда он поступил от поставщика и когда его выдали сотруднику, оформляющему трудовую книжку.

Книга учёта бланков трудовых книжек и вкладышей к ним показывает этот путь. По ней видно, сколько бланков куплено, сколько израсходовано и сколько лежит в запасе, — это первое, что смотрит инспектор труда при проверке кадрового учёта.

Форму книги работодатель разрабатывает самостоятельно с учётом требований приложения № 2 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый этим же приказом, требует вести книгу в каждом работодателе, который оформляет бумажные трудовые книжки.

Что за графы в книге

Номер по порядку и дата операции.
Операции с получением: от кого получены бланки, основание — наименование документа, его номер и дата, количество, серия и номер каждого бланка трудовой книжки и вкладыша, сумма в рублях.
Операции с расходованием: кому выданы бланки, серии и номера трудовых книжек и вкладышей.
В книге можно указать даты её начала и окончания; заводить новую книгу в конце каждого календарного года не требуется.
Заверительная надпись: книга пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя и печатью, если она есть.

Как заполнять книгу

Заведите книгу на год. Впишите дату начала, пронумеруйте листы, прошнуруйте и заверьте подписью руководителя и печатью до первой записи.
Запишите поступление. В день получения бланков от поставщика укажите поставщика, счёт или накладную с номером и датой, количество, серию и номер каждого бланка трудовой книжки и вкладыша и сумму.
Запишите выдачу. Когда бланк выдают сотруднику, оформившему трудовую книжку или вкладыш, укажите его фамилию и перепишите серию и номер бланка — по ним книгу сверяют с книгой учёта движения трудовых книжек.
Сверяйте остаток. Остаток бланков — это поступления минус выдачи. Сверяйте его с фактическим наличием в сейфе или шкафу, где хранятся бланки.
Закройте книгу. В конце года поставьте дату окончания. Храните книгу вместе с документами кадрового учёта.

Кто ведёт и кто подписывает

Книгу обычно ведёт специалист по кадрам, а в небольшой компании — сотрудник, на которого возложено кадровое делопроизводство, или сам руководитель. Бланки он получает по заявке, а закупку и оплату ведёт бухгалтерия.

Подписывает книгу руководитель организации или индивидуальный предприниматель — так требует порядок, утверждённый приказом № 320н. Каждую запись отдельно не подписывают: заверяется сама книга.

Частые ошибки

Книгу не прошнуровали и не заверили до первой записи — при проверке она не считается документом строгой отчётности.
Записали поступление бланков, но не указали основание — счёт или накладную с номером и датой.
Выдали бланк, но не переписали серию и номер — тогда неизвестно, какой именно бланк ушёл в работу.
Ведут книгу с перерывами, а записи вносят через месяц после операции.
Путают две книги: учёт бланков — это приход и расход чистых бланков, а движение трудовых книжек работников ведут в отдельной книге.

Частые вопросы

Обязательна ли книга учёта бланков, если все работники перешли на электронные сведения о трудовой деятельности?

Книга нужна там, где работодатель оформляет бумажные трудовые книжки и вкладыши. Если бумажные книжки не ведутся вовсе, учитывать нечего. Работникам, впервые поступающим на работу после 31.12.2020, бумажную трудовую книжку не оформляют.

Можно ли вести книгу в электронном виде?

Порядок, утверждённый приказом № 320н, описывает бумажную книгу: пронумерованную, прошнурованную и заверенную подписью руководителя и печатью. Электронный учёт можно вести дополнительно, но проверяющему нужна книга в том виде, который установлен приказом.

Нужна ли печать на книге?

Печать ставят, если она у организации есть. Индивидуальный предприниматель может печати не иметь — тогда книгу заверяет только его подпись.

Что делать, если бланк испорчен?

Испорченный бланк уничтожают, составив акт, и отражают это в учёте, чтобы остаток сходился с фактическим наличием. Порядок уничтожения компания закрепляет своим локальным актом.

Сколько хранить книгу учёта бланков?

Срок устанавливает перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет конкретный срок в номенклатуре дел.

Когда кадровые бумаги отнимают время у бизнеса

Чтобы рутинные документы собирались сами

Книги учёта, заявки и служебные записки отнимают часы: каждую запись надо сверить с накладной, переписать серию бланка, проверить остаток.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные с накладными и приносят руководителю готовую запись на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»