Заявка на вакансию: образец и бланк

Заявка на вакансию — внутренний документ, которым руководитель отдела просит открыть должность и начать подбор. Ниже — бланк и образец служебной записки на поиск нового сотрудника: что писать про задачи, требования и условия, чтобы кадровая служба взяла вакансию в работу без переписки.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

об открытии вакансии менеджера по продажам

16 ноября 2026 г. № 21

С 1 декабря 2026 года в отделе продаж освобождается одна ставка менеджера: сотрудник уходит по собственному желанию. На эту ставку приходится треть входящих заявок от постоянных клиентов, и без замены отдел не успевает обрабатывать обращения в прежнем объёме.

Прошу согласовать открытие вакансии менеджера по продажам и поручить кадровой службе начать подбор до 1 декабря 2026 года.

Задачи: вести входящие заявки постоянных клиентов, готовить коммерческие предложения, вести сделки в CRM. Требования: опыт продаж от года, работа с CRM. Условия: полный день, оклад по штатному расписанию отдела продаж, испытательный срок три месяца.

Приложение: должностная инструкция менеджера по продажам на 3 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Что такое заявка на вакансию

Заявка на вакансию — внутренний документ компании. Руководитель отдела сообщает руководителю компании, что должность нужна, объясняет зачем и передаёт кадровой службе вводные для подбора: задачи, требования, условия и срок выхода сотрудника.

Единой формы в законе нет. Компания утверждает свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись. Часто заявку пишут служебной запиской — так её проще зарегистрировать и передать дальше.

Что указать в заявке на вакансию

Адресата: руководителя компании, который согласует ставку, или кадровую службу, если она принимает заявки напрямую.
Автора: должность и фамилию с инициалами — от кого заявка.
Название должности и подразделение, куда нужен сотрудник.
Причину: новая ставка, замена уходящего сотрудника, рост объёма работы.
Задачи, которые сотрудник будет решать в первые месяцы.
Требования: опыт, знания, навыки, которыми нельзя пренебречь.
Условия: занятость, оклад по штатному расписанию, испытательный срок.
Срок, к которому сотрудник должен выйти, и дату, когда нужен готовый кандидат.
Приложения: должностная инструкция, профиль должности, расчёт нагрузки.

Как написать заявку на вакансию

Соберите факты о нагрузке. Посчитайте, сколько заявок, задач или смен приходится на отдел и почему без нового человека работа не укладывается в срок.
Опишите задачи. Три-пять задач, которые сотрудник будет решать в первые месяцы, — по ним кадровая служба составит объявление и отберёт кандидатов.
Отделите требования от пожеланий. В требованиях — то, без чего кандидат не справится; всё остальное пометьте как пожелание, иначе отбор затянется.
Назовите условия и срок. Занятость, оклад по штатному расписанию, испытательный срок и дата, к которой сотрудник должен выйти.
Согласуйте и передайте. Подпишите заявку, передайте адресату и в кадровую службу, копию оставьте себе с отметкой о получении.

Частые ошибки

Нет причины: в заявке написано «нужен человек», но не сказано, какая работа встанет без него.
Требования перегружены: список из двадцати пунктов отсекает кандидатов, которые справились бы с задачами.
Не указан срок выхода — подбор начинают позже, и работа стоит.
Задачи описаны общими словами: «работа с клиентами» вместо конкретных действий и результата.
В заявке обещан оклад, которого нет в штатном расписании, — кадровой службе приходится возвращать документ на доработку.

Частые вопросы

Чем заявка на вакансию отличается от служебной записки?

Служебная записка — общее название внутреннего документа с просьбой или предложением. Заявка на вакансию — её частный случай: та же форма, но содержание посвящено открытию должности и подбору. Если в компании заявки регистрируют отдельно, её оформляют на утверждённом бланке.

Кому адресовать заявку на вакансию?

Тому, кто решает вопрос: руководителю компании, если он согласует ставку и бюджет, или кадровой службе, если по внутреннему порядку заявки идут прямо туда. Часто заявку адресуют руководителю, а копию направляют в кадровую службу.

Нужно ли указывать оклад в заявке?

Да, если компания так принято: оклад берут из штатного расписания, а не придумывают в заявке. Если размер оплаты обсуждают отдельно, напишите «оклад по штатному расписанию» и укажите должность.

Можно ли отправить заявку по электронной почте?

Можно, если в компании так принято или работает система электронного документооборота. Для спорных случаев надёжнее экземпляр с отметкой о получении или документ в системе с подписью.

Сколько хранят заявки на вакансию?

Срок зависит от содержания документа. Компания закрепляет его в номенклатуре дел, опираясь на перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда заявки на сотрудников теряются между отделами

Чтобы заявка доходила до кадровой службы сама

Заявки на вакансии, согласования и заявки на закупки идут через почту и мессенджеры: руководитель отдела пишет одно, кадровая служба читает другое, а срок выхода сотрудника уже прошёл.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные по штатному расписанию и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»