Трудовой договор специалиста по кадрам

Специалист по кадрам ведёт документы по людям: приём, переводы, отпуска, увольнения, воинский учёт. Ниже — образец трудового договора с ним и с инспектором по кадрам: что вписать в обязанности, условия и ответственность, чтобы работа была описана точно.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

(ООО «Ромашка»), именуемое в дальнейшем «Работодатель»,

в лице генерального директора П. П. Петрова,

действующего на основании устава,

и гражданка И. И. Иванова, именуемая в дальнейшем «Работник»,

заключили настоящий договор о нижеследующем.

Трудовой договор

со специалистом по кадрам

16 ноября 2026 г. № 14-тд

1. Работа и место работы. Работник принимается на должность специалиста по кадрам в отдел кадров. Место работы — офис Работодателя по адресу: г. Москва, ул. Лесная, д. 5. Работа для Работника является основной.

2. Дата начала работы — 16 ноября 2026 года. Договор заключён на неопределённый срок. Работнику устанавливается испытание продолжительностью три месяца.

3. Трудовая функция. Работник ведёт кадровое делопроизводство: оформляет приём, перевод и увольнение, ведёт трудовые книжки и личные карточки, готовит приказы по личному составу, оформляет отпуска и больничные, ведёт воинский учёт, сдаёт отчётность в СФР и по персонифицированному учёту, консультирует работников по кадровым вопросам.

4. Права и обязанности сторон. Работник соблюдает трудовое законодательство, локальные акты и правила внутреннего трудового распорядка, хранит персональные данные работников и не разглашает их. Работодатель обеспечивает рабочее место, доступ к правовым базам и программы учёта кадров, знакомит Работника с локальными актами под подпись.

5. Оплата труда. Работнику устанавливается оклад 75 000 рублей в месяц. Заработная плата выплачивается два раза в месяц: 25-го числа — за первую половину месяца, 10-го числа следующего месяца — окончательный расчёт.

6. Рабочее время и время отдыха. Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями, 40 часов в неделю. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней.

7. Ответственность. Работник несёт дисциплинарную ответственность за нарушение трудовых обязанностей, материальную — за ущерб, причинённый Работодателю, в пределах, установленных законом. За разглашение персональных данных работников Работник отвечает в порядке, установленном законодательством.

8. Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. Один экземпляр передан Работнику до подписания.

Работодатель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Работник

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Кому подходит этот договор

Договор рассчитан на специалиста по кадрам и инспектора по кадрам — сотрудника, который ведёт кадровое делопроизводство и отвечает за документы по людям. Это не руководитель отдела кадров: у начальника другие обязанности и обычно другой оклад, поэтому его договор оформляют отдельно.

Трудовой договор с инспектором по кадрам отличается от договора со специалистом только трудовой функцией и требованиями к опыту. Всё остальное — условия, оплата, режим, ответственность — строится по тем же правилам.

Что обязательно указать в договоре

Фамилию, имя и отчество работника и название работодателя — полностью, как в паспорте и уставе.
Документы, удостоверяющие личность, и сведения о представителе работодателя, который подписывает договор.
Дату и место заключения договора.
Место работы с адресом; если работа в другом населённом пункте — это указывают.
Трудовую функцию: должность по штатному расписанию и конкретные обязанности.
Дату начала работы, а для срочного договора — срок и основание его заключения.
Условия оплаты: оклад, надбавки, сроки выплаты.
Режим рабочего времени и времени отдыха, если он отличается от общих правил компании.
Условия труда на рабочем месте и гарантии за работу во вредных условиях, если они есть.
Обязательное социальное страхование — вид, на который работник застрахован.

Как заполнить договор

Проверьте штатное расписание. Название должности в договоре должно совпадать со штатным расписанием, иначе льготы и надбавки за должность могут не совпасть с приказом.
Опишите обязанности. Перечислите документы и участки, которые ведёт специалист: приём и увольнение, трудовые книжки, отпуска, воинский учёт, отчётность в СФР. Чем точнее список, тем проще спросить за результат.
Укажите оплату и сроки. Оклад, надбавки и даты выплат — конкретными числами. Даты выплат должны совпадать с правилами внутреннего трудового распорядка.
Пропишите режим. Пятидневка с двумя выходными и 40 часов в неделю — обычный вариант. Если нужен другой график, его описывают в договоре.
Оговорите персональные данные. Специалист по кадрам работает с чужими персональными данными. Обязанность хранить их и не разглашать вписывают в договор отдельным пунктом.
Подпишите и выдайте экземпляр. Договор составляют в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй передают работнику до подписания.

Что проверить перед подписанием

Испытательный срок для специалиста по кадрам не может превышать трёх месяцев, а для руководителей — шести.
Срочный договор заключают только по основаниям статьи 59 ТК РФ; «на год» без основания — нарушение.
Месячная заработная плата не может быть ниже МРОТ, если сотрудник полностью отработал норму времени и выполнил трудовые обязанности.
Если специалист по кадрам принимает на работу других сотрудников и подписывает документы от имени компании, это оформляют приказом или доверенностью, а не только записью в договоре.
Работник должен быть ознакомлен под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и положением о персональных данных до начала работы.

Частые вопросы

Чем отличается трудовой договор специалиста по кадрам от договора инспектора по кадрам?

Трудовой функцией. Инспектор чаще ведёт первичные документы и проверяет их, специалист — весь кадровый учёт на участке. Названия должностей берут из штатного расписания, остальные условия договора совпадают.

Нужно ли прописывать в договоре воинский учёт?

Да, если специалист ведёт его в компании. Обязанность вести воинский учёт в организациях установлена законом, и её закрепляют за конкретным сотрудником в договоре или должностной инструкции.

Можно ли принять специалиста по кадрам на срочный договор?

Можно, но только по основанию из статьи 59 ТК РФ: например, на время отсутствия основного сотрудника или для выполнения заведомо определённой работы. Срок без основания закон не допускает.

Нужна ли материальная ответственность за документы?

Договор о полной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества можно заключить при условиях статьи 244 ТК, если должность или работа входит в перечень приказа Минтруда от 16.04.2025 № 251н. Полная ответственность также возможна по другим основаниям статьи 243 ТК. За ошибки в документах, которые повлекли штраф компании, взыскать ущерб можно в пределах среднего месячного заработка и при доказанной вине.

Сколько хранится трудовой договор?

Трудовые договоры, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, обычно хранят 50 лет; законченные до этой даты — 75 лет. Срок отсчитывают после увольнения работника с учётом применимого архивного перечня.

Читать в журнале

Чем менеджмент отличается от управления персоналом в компании

Когда кадровые документы собираются вручную

Чтобы типовые кадровые документы собирались сами

Приказы, договоры и уведомления по одному шаблону специалист по кадрам заполняет десятки раз в месяц. Каждую ошибку в реквизитах потом приходится исправлять вручную.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают кадровые документы по шаблону, подставляют данные из учётной системы и отдают специалисту готовый файл на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»