Приказ об утверждении форм первичных документов: образец

Компания вправе утвердить свои формы первичных документов вместо типовых из альбомов Госкомстата. Делают это приказом руководителя: в нём перечисляют формы, прикладывают их к приказу и назначают дату, с которой документы применяют. Ниже — образец такого приказа и бланк для заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ладога»

ПРИКАЗ № 41

16 ноября 2026 г.

Приказ

об утверждении форм первичных учётных документов

г. Санкт-Петербург

В соответствии с пунктом 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта.

Утвердить и ввести в действие с 1 января 2027 года формы первичных учётных документов согласно приложению к настоящему приказу: акт приёмки выполненных работ, товарную накладную на отпуск материалов, акт списания материалов, требование-накладную, акт инвентаризации.

Применять утверждённые формы для оформления всех фактов хозяйственной жизни, кроме случаев, когда форма документа установлена федеральным законом или уполномоченным органом.

Главному бухгалтеру Соколовой Анне Петровне ознакомить под подпись работников, которые оформляют и подписывают первичные документы, и разместить формы в общем доступе.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / В. А. Морозов /

С приказом ознакомлены

Главный бухгалтер

____________ / А. П. Соколова /

Зачем нужен приказ об утверждении форм

Форму первичного учётного документа определяет руководитель компании. Так сказано в пункте 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Пока формы не утверждены приказом, у бухгалтерии и у проверяющих нет документа, по которому видно, какими бланками компания пользуется.

Приказ закрывает три вопроса: какие формы компания применяет, с какого числа и кто отвечает за их подготовку. К приказу прикладывают сами формы — приложением, а не текстом внутри приказа: так их можно менять и дополнять, не переписывая приказ целиком.

Раньше формы брали из альбомов Госкомстата, и многие компании продолжают ими пользоваться. Это допустимо: закон не запрещает работать по типовым бланкам, если в них есть обязательные реквизиты. Приказ нужен и в этом случае — он закрепляет выбор компании.

Что указать в приказе

Основание — пункт 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ: он даёт руководителю право утвердить формы.
Перечень форм: название каждого документа и приложение, в котором лежит его бланк.
Дату, с которой формы применяют. Удобнее с 1 января — тогда за год документы будут одинаковыми.
Кто отвечает за ознакомление работников с формами и где они лежат в общем доступе.
Кто контролирует исполнение приказа — обычно руководитель оставляет контроль за собой.
Подпись руководителя и лист ознакомления для тех, кто оформляет и подписывает документы.

Какие формы утвердить

Акт приёмки выполненных работ или оказанных услуг — когда нет отдельной формы, установленной законом.
Товарная накладная на отпуск материалов на сторону и требование-накладную — для движения материалов внутри компании и на сторону.
Акт списания материалов — когда материалы израсходованы или пришли в негодность.
Акт инвентаризации — по итогам пересчёта имущества или обязательств.
Путевой лист — когда его оформление обязательно для использования транспорта: свой бланк должен содержать сведения, предусмотренные статьёй 6 Закона № 259-ФЗ и приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390.
Кассовые документы утверждать не нужно: их формы устанавливает Банк России, и приказ компании их не заменяет.

Какие реквизиты обязательны в форме

Любая форма, своя или типовая, должна содержать обязательные реквизиты из пункта 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ: наименование документа, дату составления, наименование компании, содержание факта хозяйственной жизни, величину натурального или денежного измерения с указанием единиц, должности лиц, ответственных за оформление и подписание, их подписи с расшифровкой.

Если хотя бы одного реквизита нет, документ не подтверждает расходы и вычеты. Поэтому перед утверждением формы проверяют по этому списку, а не после того, как инспекция нашла недочёт.

Свою форму компания разрабатывает сама: закон не требует согласовывать её с налоговой или с кем-то ещё. Достаточно приказа руководителя.

Как издать приказ

Соберите формы. Возьмите типовые бланки или разработайте свои и проверьте обязательные реквизиты по пункту 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ.
Оформите приложение. Каждой форме присвойте номер приложения и подпишите её руководителем — так форма становится частью приказа.
Издайте приказ. Укажите основание, перечень форм, дату применения и ответственных за ознакомление.
Ознакомьте работников. Под подпись ознакомьте тех, кто оформляет и подписывает документы: бухгалтерию, кладовщиков, прорабов, менеджеров.
Разместите формы. Положите бланки в общий доступ, чтобы каждый оформлял документ по утверждённой форме, а не по старому файлу из переписки.

Частые ошибки

В приказе перечисляют формы, но не прикладывают их — тогда непонятно, какой именно бланк утверждён.
Ссылаются на отменённые альбомы Госкомстата как на обязательные: они не обязательны, формы определяет руководитель.
Утверждают свою форму кассового чека или кассового ордера — эти формы устанавливает Банк России, приказ компании их не меняет.
Не указывают дату применения: часть документов оформляют по старым бланкам, часть по новым, и сверка превращается в спор.
Забывают про лист ознакомления, и потом никто не помнит, кто и по какой форме работал.

Частые вопросы

Обязательно ли утверждать формы приказом?

Да, если компания применяет свои формы. Пункт 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ отдаёт определение форм руководителю, и его решение оформляют приказом. Если компания работает по типовым бланкам, приказ всё равно полезен: он фиксирует, какими именно.

Можно ли работать по формам Госкомстата?

Можно. Формы из альбомов Госкомстата не обязательны, но и не запрещены: компания вправе применять их, если в бланке есть все обязательные реквизиты пункта 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ.

Нужно ли согласовывать формы с налоговой?

Нет. Закон не требует ни согласования, ни уведомления. Достаточно приказа руководителя и самих форм в приложении.

С какого числа применяют новые формы?

С даты, указанной в приказе. Удобно с 1 января: тогда весь год документы оформляют одинаково, и не приходится объяснять, почему в марте бланк был один, а в апреле другой.

Что будет, если в форме нет обязательного реквизита?

Документ не подтвердит расходы и вычеты: инспекция снимет затраты, а суд поддержит, если реквизит действительно отсутствует. Поэтому формы проверяют до утверждения, а не после проверки.

Можно ли менять формы после издания приказа?

Да, новым приказом: старые формы отменяют, новые утверждают и указывают дату перехода. Менять приложение к действующему приказу задним числом нельзя — документы за прошлые месяцы оформляли по прежней форме.

Когда документы оформляют по-разному в каждом отделе

Чтобы первичка собиралась по одной форме

Пока формы живут в переписке и старых файлах, каждый отдел присылает свой вариант акта или накладной, а бухгалтерия сверяет реквизиты вручную.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по утверждённому шаблону, проверяют обязательные реквизиты и приносят на подпись готовый документ.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»