Заполнение табеля учёта рабочего времени Т-12: образец заполнения

Табель — документ, по которому считают зарплату, отпускные и оплату переработки. Ниже — бланк и заполненный образец Т-12 за январь, коды и порядок подсчёта дней и часов за месяц; для формы Т-13 правила те же, отличается только шапка.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

01.01.2027 — 31.01.2027

Табель учёта рабочего времени

за январь 2027 года

31 января 2027 г.

Учёт ведётся методом сплошной регистрации явок и неявок: в каждой клетке дня стоит код и через дробь — часы работы.

Иванов И. И., табельный номер 014: 1–8 января — «В» (праздничные дни); 9 января — «Я» 8; 11–15 января — «Я» 8; 18–22 января — «Я» 8; 25–29 января — «Я» 8. Итого за месяц: 16 рабочих дней, 128 часов.

Петрова А. С., табельный номер 021: 9 января — «Я» 8; 11–15 января — «Я» 8; 18–22 января — «Я» 8; 25–27 января — «Я» 8; 28–29 января — «Б» (больничный). Итого: 14 рабочих дней, 112 часов; 2 дня болезни.

Сидоров П. П., табельный номер 037: 9 января — «Я» 8; 11–15 января — «Я» 8; 18–22 января — «К» (командировка); 25–29 января — «ОТ» (ежегодный отпуск). Итого: 6 рабочих дней, 48 часов; 5 дней командировки, 5 дней отпуска.

Ответственный за ведение табеля

Специалист по кадрам

____________ / А. С. Петрова /

Руководитель подразделения

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Работник кадровой службы

Начальник отдела кадров

____________ / М. В. Соколова /

Зачем нужен табель и кто его ведёт

Работодатель обязан учитывать время, которое сотрудники фактически отработали (ст. 91 ТК РФ). Табель — документ этого учёта: по нему видно, кто работал, кто был в отпуске или на больничном, у кого переработка. Без табеля нельзя правильно начислить зарплату, отпускные и оплату сверхурочных.

За ведение табеля отвечает работодатель. Руководитель назначает ответственного приказом — обычно это кадровик, бухгалтер или руководитель подразделения. Табель заполняют в одном экземпляре, подписывают ответственный, руководитель подразделения и работник кадровой службы, после чего передают в бухгалтерию.

Форма Т-12 и форма Т-13: в чём разница

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Форма Т-12 состоит из двух разделов: первый — учёт рабочего времени, второй — расчёт с персоналом по оплате труда. Форму Т-13 используют там, где время фиксирует система контроля доступа, поэтому в ней один раздел — только учёт времени, а шапка дополнена реквизитами для автоматической обработки.

На практике второй раздел Т-12 часто не заполняют: зарплату считает бухгалтерия, а табель только фиксирует время. Это допустимо — важно, чтобы сам учёт был полным. Компания вправе разработать собственную форму табеля, если в ней есть обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Что заполнить в шапке табеля

Наименование организации — как в уставе, и структурное подразделение, если табель ведут по отделам.
Период, за который составлен табель: с первого по последнее число месяца.
Дата составления — обычно последний день месяца.
Номер документа, если в компании табели регистрируют.
Коды формы по ОКУД и ОКПО — в бланке Т-12 они уже проставлены.
Фамилия, инициалы и табельный номер каждого работника — по порядку, как в штатном расписании.
Должность — для полноты, хотя в унифицированной форме отдельной графы под неё нет.

Коды в табеле: что писать в клетках

«Я» или 01 — работа в дневное время; через дробь — число отработанных часов.
«Н» или 02 — работа в ночное время.
«РВ» или 03 — работа в выходные и нерабочие праздничные дни.
«К» или 06 — командировка.
«ОТ» или 09 — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
«Б» или 19 — временная нетрудоспособность с назначением пособия.
«Т» или 20 — временная нетрудоспособность без назначения пособия.
«В» или 26 — выходной и нерабочий праздничный день; «ОЖ» или 15 — отпуск по уходу за ребёнком.
«НН» или 30 — неявка по невыясненным причинам до выяснения обстоятельств.
Свои обозначения компания вправе ввести приказом, если они не совпадают с типовыми.

Как заполнить табель Т-12: порядок

Заполните шапку. Наименование организации, подразделение, период и дату составления.
Внесите работников. Фамилия, инициалы и табельный номер — по списку штатного расписания.
Отметьте каждый день. В клетке дня — код и через дробь часы работы. Выходные и праздники — «В», без часов.
Подсчитайте итоги. В графах за половину месяца и за месяц — число отработанных дней и часов по каждому работнику.
Подпишите и передайте в бухгалтерию. Подписи ответственного, руководителя подразделения и кадровика.

Как считать дни и часы в табеле

Часы ставят за каждый рабочий день по фактически отработанному времени. При обычной пятидневке с восьмичасовым днём в клетке будет «Я/8». Если человек отработал неполный день, пишут фактическое число часов — например, «Я/4». В клетках выходных, праздников и дней болезни часы не ставят, остаётся только код.

Итоги считают за первую половину месяца и за весь месяц: отдельно число дней явок и отдельно число часов по каждому работнику. Дни отпуска, командировки и болезни в число отработанных дней не входят — они идут в своих графах. При суммированном учёте фактически отработанные часы сверяют с нормой за установленный учётный период. Сверхурочную работу определяют с учётом превышения нормы за этот период.

Метод сплошной регистрации и метод отклонений

Сплошной метод: в табеле отмечают каждый день — и явки, и неявки. Так заполняют Т-12 обычно.
Метод отклонений: в табеле стоят только отклонения от графика — отпуск, больничный, командировка, прогул. Остальные дни считаются рабочими по умолчанию.
Метод отклонений удобен при стабильном графике и большой численности, но требует, чтобы график был утверждён и не менялся.
Выбранный способ закрепляют в учётной политике или приказе о ведении табельного учёта.

Частые ошибки при заполнении

Не отмечают работу в выходной или праздник: если сотрудник работал, укажите код «РВ» и фактически отработанные часы; если отдыхал — код «В».
Забывают поставить код больничного и продолжают отмечать «Я» — зарплата считается неверно.
Считают итоги только за месяц, не заполняя графы за первую половину.
Не ставят подпись руководителя подразделения — табель считается неоформленным.
Исправляют ошибку корректором: неверную запись зачёркивают одной чертой, рядом пишут верную и заверяют подписями.
Ведут табель задним числом по памяти, не сверяясь с больничными листами и приказами.

Частые вопросы

Обязательно ли вести табель по форме Т-12?

Нет. Формы Т-12 и Т-13 — унифицированные, но с 2013 года они не обязательны. Компания может разработать свою форму, если в ней есть обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Многие используют Т-12 или Т-13, потому что это проще, чем составлять свою.

Каким документом для учёта рабочего времени является табель?

Табель — основной документ учёта рабочего времени. По ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учёт фактически отработанного времени, и табель фиксирует явки, неявки, отпуска, больничные и переработки. На его основе бухгалтерия считает зарплату и другие выплаты.

Что будет, если табель не вести?

Это нарушение трудового законодательства. По ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ должностным лицам и ИП грозит предупреждение или штраф, организациям — штраф. Кроме того, без табеля сложно доказать в споре с работником, сколько он отработал.

Можно ли вести табель только методом отклонений?

Да, закон этого не запрещает. При методе отклонений в табеле отмечают только неявки и отклонения от графика, а остальные дни считаются рабочими. Способ закрепляют в учётной политике или приказе, чтобы у проверяющих не было вопросов.

Как исправить ошибку в табеле?

Неверную запись зачёркивают одной чертой так, чтобы старое было видно, рядом пишут правильную, ставят дату исправления и подписи тех, кто подписывал табель. Корректор и замазывание не используют: исправленный документ должен быть читаемым.

Сколько хранить табели?

Срок зависит от условий труда и вида табеля. Обычно табели хранят несколько лет по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Когда табель, заявки и согласования съедают день

Чтобы рутинные документы собирались сами

Табель, заявки на отпуск и согласования отнимают у кадровика и руководителя часы: каждую строку надо сверить с приказами и больничными, а потом передать в бухгалтерию.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные с приказами и приносят готовый файл на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»