Авансовый отчет в валюте: образец и бланк

Авансовый отчет в валюте заполняют, когда сотрудник тратил деньги за границей: платил наличными из обменника, рублевой картой или валютой, выданной под отчет. Все расходы в отчете показывают в рублях, а курс зависит от того, чем и как платили. Ниже — бланк, образец заполнения по загранкомандировке и правила пересчета.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Отчет № 37 от 19 октября 2026 г.

Подотчетное лицо: менеджер по закупкам И. И. Иванов

Структурное подразделение: отдел закупок

Назначение аванса: командировка в Берлин, Германия

Авансовый отчет

по командировке в Германию, Берлин, с 12 по 16 октября 2026 г.

19 октября 2026 г.

Аванс выдан 10 октября 2026 г. в рублях на рублевую карту в сумме 60 000 рублей. Курс евро на дату выдачи аванса — 92,50 рубля за евро.

Оплачено проживание в гостинице 480 евро рублевой картой; по выписке банка списано 45 120 рублей по курсу 94,00 рубля за евро.

Суточные за 5 дней командировки — 12 500 рублей по нормативу компании.

Итого израсходовано 57 620 рублей. Остаток аванса 2 380 рублей внесен в кассу 19 октября 2026 г.

Подотчетное лицо

Менеджер по закупкам

____________ / И. И. Иванов /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Что такое авансовый отчет в валюте

Авансовый отчет — документ, которым сотрудник отчитывается за деньги, выданные под отчет, и прикладывает подтверждающие документы: чеки, счета, билеты. Когда расходы сделаны за границей, суммы в отчете показывают в рублях, а валютные расходы пересчитывают по курсу.

Форму АО-1 утвердило постановление Госкомстата от 01.08.2001 № 55. Компания может применять ее или свой бланк, но реквизиты валютных сумм — строка 1а на лицевой стороне и графы 6 и 8 на оборотной — заполняют, только если сотруднику выдавали валюту по установленному порядку.

По какому курсу пересчитать расходы

Есть справка о покупке валюты или выписка банка с курсом обмена — берите курс из этого документа на день траты. Так пересчитывают и сумму в пределах аванса, и перерасход.
Документа о покупке валюты нет — часть расходов, которая укладывается в выданный аванс, пересчитывайте по курсу Банка России на дату выдачи аванса.
Перерасход сверх аванса без справки о покупке валюты — по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.
Аванс выдан в валюте — все расходы пересчитывайте по курсу Банка России на дату выдачи аванса, а часть сверх аванса — на дату утверждения отчета.
Порядок закреплен пунктами 5–7 ПБУ 3/2006, подпунктом 5 пункта 7 и пунктом 10 статьи 272 НК для налога на прибыль, пунктом 2 статьи 346.17 НК для упрощенной системы.

Как заполнить авансовый отчет по загранкомандировке

Проверьте документы. Соберите чеки, счета, билеты, справку о покупке валюты или выписку банка. По каждому расходу должен быть документ с датой и суммой.
Определите курс по каждому расходу. Отдельно определите курс для суммы в пределах аванса и для перерасхода. В графе 6 формы АО-1 укажите сумму расхода в валюте; курс при необходимости покажите отдельно.
Заполните лицевую сторону. Укажите номер и дату отчета, подотчетное лицо, подразделение, назначение аванса. Строку 1а заполняйте, только если аванс выдан в валюте.
Заполните оборотную сторону. В графах 1–4 укажите документы, в графе 5 — расход в рублях, в графе 6 — в валюте. Бухгалтерия отражает принятые к учёту суммы в графе 7 в рублях и в графе 8 в валюте.
Посчитайте итог. Сложите рублевые суммы, сравните с выданным авансом и покажите остаток или перерасход. Сдайте отчет в бухгалтерию вместе с документами.

Частые ошибки

Пересчитывают весь отчет по одному курсу — курсу на дату утверждения. Для суммы в пределах аванса без справки о покупке валюты действует курс на дату выдачи аванса.
Не прикладывают справку о покупке валюты, хотя сотрудник менял рубли в обменнике. Со справкой курс берут из нее, и расходы могут оказаться выгоднее для компании.
Заполняют графы 6 и 8, когда аванс выдан в рублях и валютных сумм в отчете нет. Эти графы нужны только для валютных расходов.
Не отделяют перерасход от суммы в пределах аванса — тогда к перерасходу применяют не тот курс.
Не указывают в отчете цель расходов. Неточная цель — повод для инспектора отказать в признании затрат.

Частые вопросы

Можно ли заполнить авансовый отчет в валюте по своей форме, а не по АО-1?

Да. Компания вправе применять унифицированную форму АО-1 или свой бланк, утвержденный в учетной политике. Главное — сохранить обязательные реквизиты первичного документа и показать рублевую сумму каждого расхода.

Сотрудник платил за границей рублевой картой — какой курс брать?

Курс из выписки банка на день списания. Выписка фиксирует курс обмена, поэтому пересчитывать по курсу Банка России не нужно. Если выписки нет, действует общий порядок: сумма в пределах аванса — по курсу на дату выдачи аванса, перерасход — на дату утверждения отчета.

Нужна ли печать на авансовом отчете?

Нет. Форма АО-1 печати не предусматривает. Отчет подписывает подотчетное лицо и главный бухгалтер или руководитель.

В какой срок сотрудник должен сдать авансовый отчет?

Срок устанавливает руководитель компании. После командировки сотрудник представляет авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня возвращения. Для других подотчетных расходов срок устанавливает руководитель.

Как показать суточные в валюте?

Суточные компания устанавливает сама. Если они выданы в валюте, пересчитайте их в рубли по курсу на дату выдачи аванса. Суммы суточных в пределах норм, установленных пунктом 3 статьи 217 НК, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Когда отчеты по командировкам собираются неделями

Чтобы авансовые отчеты собирались без ручной сверки

Каждый отчет по загранкомандировке — это чеки на нескольких языках, курсы на разные даты и сверка с авансом. Бухгалтер тратит на один отчет час, а на сотню командировок в год уходят недели.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают документы подотчетника, подставляют курс по правилу и приносят бухгалтеру готовый отчет на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»