Акт приема передачи товара: образец простой в Word

Образец заполнения

ООО «Ромашка», 121087, г. Москва, ул. Барклая, д. 6, стр. 3

ИНН 7701234567, КПП 770101001

ООО «Ласточка», 190000, г. Санкт-Петербург, наб. реки Мойки, д. 12

ИНН 7801234567, КПП 780101001

Акт приёма-передачи товара

по договору поставки № 17 от 3 сентября 2026 г.

16 ноября 2026 г. № 42

ООО «Ромашка» передало, а ООО «Ласточка» приняло товар по договору поставки № 17 от 3 сентября 2026 г. на общую сумму 118 000 руб., в том числе НДС 22 % — 21 278,69 руб.

Наименование, количество и качество товара соответствуют условиям договора. Претензий по количеству, качеству и комплектности покупатель не имеет.

Приложение: товарная накладная № 87 от 16 ноября 2026 г. на 2 л. в 1 экз.

Поставщик

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Покупатель

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен акт приёма-передачи товара

Акт подтверждает, что товар передан и принят: с этого момента покупатель обычно получает право собственности, а поставщик может считать обязательство исполненным. Если товар оказался с браком или его меньше, чем в накладной, акт с оговоркой помогает доказать, что расхождение возникло до передачи.

Обязательной формы для такого акта нет. Компания вправе разработать свой бланк и закрепить его в учётной политике — это следует из информации Минфина № ПЗ-10/2012. Если же бланк приложен к договору, обе стороны обязаны оформлять именно его.

Что указать в акте: обязательные реквизиты

Название документа — «Акт приёма-передачи товара».
Дату и место составления.
Стороны: наименование документа, дата составления, наименование экономического субъекта, составившего документ, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения, должности и фамилии ответственных лиц и их подписи с расшифровкой; ИНН, КПП, место составления и реквизиты договора — практические дополнения.
Номер и дату договора, по которому передаётся товар.
Перечень товара: наименование, артикул, количество, цена за единицу, сумма, ставка и сумма НДС.
Состояние товара: целостность упаковки, комплектность, выявленные дефекты.
Подписи сторон с расшифровкой; при необходимости — печати.
Ссылку на приложения: накладную, счёт, упаковочный лист.

Как заполнить простой бланк в Word

Впишите шапку. Полные названия сторон и реквизиты — так, как в договоре. Ошибка в ИНН или наименовании создаёт лишние вопросы при сверке.
Укажите договор и дату. Акт без ссылки на договор сложно привязать к сделке. Дата акта обычно совпадает с датой фактической передачи.
Перечислите товар. Для каждой позиции — наименование, количество, цена, сумма. Если позиций много, оформите таблицу и вынесите её в приложение к акту.
Опишите состояние. Отметьте, что упаковка цела, комплектность полная, дефектов нет. Если дефекты есть — перечислите их и укажите, что покупатель принимает товар с оговоркой.
Подпишите в двух экземплярах. По одному для каждой стороны. Подписант действует по уставу или по доверенности — тогда укажите её реквизиты.

Частые ошибки

Акт без ссылки на договор — непонятно, к какой поставке он относится.
Нет описания состояния товара: если позже обнаружится брак, спор будет труднее разрешить.
Подписал сотрудник без полномочий — акт могут не признать; проверьте устав или доверенность.
В акте одна дата, а фактическая передача произошла в другой день — это создаёт расхождение с накладной и счетами-фактурами.
Используют старую форму, хотя к договору приложен свой бланк, — стороны обязаны применять форму из договора.

Частые вопросы

Есть ли унифицированная форма акта приёма-передачи товара?

Нет. Обязательной формы закон не устанавливает. Организация может разработать бланк самостоятельно и утвердить его в учётной политике. Если бланк является приложением к договору, он становится обязательным для обеих сторон.

Какие реквизиты обязательны по закону?

Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ требует: наименование документа, дату составления, наименование организации, содержание факта хозяйственной жизни, величину натурального и денежного измерения, должности лиц, ответственных за оформление, и их подписи. Для акта приёма-передачи этого достаточно, но на практике добавляют ссылку на договор и описание товара.

Нужно ли ставить печать на акте?

Печать не обязательна, если компания от неё отказалась. Достаточно подписей уполномоченных лиц. Если печать есть и стороны привыкли её ставить, лучше поставить — это не запрещено.

Что делать, если товар пришёл с браком или его меньше?

В акте опишите расхождение: каких позиций не хватает, какие дефекты обнаружены. Покупатель вправе отказаться от приёмки или принять товар с оговоркой. Претензию поставщику направьте письменно, приложив акт и фотографии.

Сколько экземпляров нужно составить?

Минимум два — по одному для поставщика и покупателя. Если товар передаётся через перевозчика или комиссионера, может понадобиться третий экземпляр.

Можно ли подписать акт электронной подписью?

Да. Акт можно составить электронным документом и подписать электронной подписью (п. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной без дополнительных условий, а простая или неквалифицированная — если это предусмотрено соглашением сторон (ст. 6 закона № 63-ФЗ). Оператор ЭДО удобен, но для акта не обязателен.

Когда акты и накладные отнимают время у руководителя

Чтобы документы по поставкам собирались сами

Акты, накладные и счета на каждую поставку приходится проверять вручную: сходятся ли суммы, количество и реквизиты. На потоке это часы работы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые сверяют документы по заданным правилам, подставляют данные из договора и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Акт приема передачи товара: образец простой в Word скачать