Заявка на материалы: образец Excel

Заявка на материалы — таблица, в которой сотрудник перечисляет, что и сколько нужно закупить, к какому сроку и куда доставить. Ниже — состав граф для Excel, образец заполнения и правила, по которым заявку принимают в работу.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Начальнику отдела снабжения

С. С. Смирнову

от мастера участка

И. И. Иванова

Заявка на материалы

на приобретение материалов для участка

16 ноября 2026 г. № 27

Для выполнения работ по договору от 02.11.2026 № 118 участку нужны материалы. Запас на складе израсходован, без поставки работы остановятся 1 декабря 2026 года.

Прошу закупить материалы по перечню в таблице. Сумма по заявке — 184 600 рублей с НДС. Срок поставки — до 28 ноября 2026 года, доставка на склад участка по адресу: г. Тверь, ул. Заводская, д. 4.

Приложение: перечень материалов в таблице на 1 л. в 1 экз.

Автор заявки

Мастер участка

____________ / И. И. Иванов /

Согласовал

Начальник участка

____________ / П. П. Петров /

Зачем заявке таблица

Заявка на материалы — рабочий документ снабжения, а не письмо. Её читают построчно: что заказать, сколько, по какой цене и когда привезти. Таблица в Excel держит эти сведения в графах, поэтому позиции не теряются, а сумма считается формулой.

Единой формы закон не устанавливает. Компания утверждает бланк приказом или приложением к учётной политике и дальше принимает заявки только по нему. Пока формы нет, за основу берут таблицу ниже.

Какие графы завести в Excel

Номер строки — чтобы в переписке сослаться на позицию: «строка 4, заменить на аналог».
Наименование материала и артикул производителя: без артикула снабжение купит похожее, но не то.
Единица измерения по ОКЕИ: штука — 796, килограмм — 166, метр — 006, литр — 112, упаковка — 778.
Количество и цена за единицу без НДС.
Сумма по строке — формула «количество × цена».
Ставка НДС и сумма с НДС — формулой, а не вручную.
Срок поставки: дата, к которой материал нужен на складе.
Куда доставить: адрес склада или участка.
Примечание: аналог, который устроит, требования к марке или ГОСТу.

Как собрать заявку в Excel

Сделайте шапку. Сверху — название компании, номер и дата заявки, подразделение, автор и получатель. Эти строки не меняются от заявки к заявке.
Заполните построчный перечень. Одна позиция — одна строка. Наименование пишите так, как оно звучит в счёте поставщика, и добавляйте артикул.
Поставьте формулы. В графе суммы — умножение количества на цену, в графе с НДС — сумма, умноженная на 1 плюс ставка. Итог — сумма по столбцу.
Закрепите шапку и включите фильтр. Строка заголовков закрепляется, по графам включается автофильтр: так снабжение сортирует позиции по сроку и поставщику.
Согласуйте и передайте. Заявку подписывает автор и руководитель подразделения, дальше она уходит в снабжение. Файл сохраняют с номером и датой в имени, чтобы не потерять версию.

Частые ошибки

Наименование без артикула: поставщик привозит аналог, который не подходит к оборудованию.
Количество в разных единицах в одной заявке: метры и рулоны в одной строке не сложить.
Сумма, посчитанная вручную: при правке количества итог не пересчитывается, и заявка уходит с неверной суммой.
Нет срока поставки: снабжение закупает в общем порядке, и материал опаздывает к началу работ.
Заявка без подписи руководителя подразделения: непонятно, согласована ли потребность и в чьём она бюджете.

Частые вопросы

Чем заявка на материалы отличается от служебной записки?

Служебная записка — текст с просьбой, заявка — перечень позиций с количеством и ценой. На практике заявку оформляют таблицей, а служебной запиской обосновывают потребность, если она неочевидна.

Обязателен ли бланк заявки в компании?

Закон форму не устанавливает, но свой бланк полезен: он задаёт одинаковый набор граф и избавляет от переписки. Бланк утверждают приказом руководителя или приложением к учётной политике.

Что писать в графе единицы измерения?

Код по ОКЕИ и его название: 796 — штука, 166 — килограмм, 006 — метр, 112 — литр. Код убирает споры о том, что имелось в виду, когда поставщик и заявитель называют единицу по-разному.

Как считать сумму с НДС в таблице?

Формулой: сумма по строке умножается на 1 плюс ставка налога. Ставка в 2026 году — 22 % по общему правилу, 10 % для товаров из перечня пункта 2 статьи 164 НК РФ, на УСН со специальными ставками — 5 % или 7 %.

Сколько хранить заявки на материалы?

Заявки, которые служат основанием для закупки и оплаты, относятся к документам по основной деятельности. Срок хранения компания закрепляет в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда заявки собирают вручную

Чтобы заявки на материалы собирались сами

Заявки приходят из мессенджеров, писем и таблиц, и снабженец сводит их вручную: сверяет артикулы, единицы и остатки на складе.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают такие заявки по шаблону, проверяют позиции по справочнику и приносят снабжению готовый перечень на согласование.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»