Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Акт списания денежных средств: образец и бланк

Акт списания денежных средств — внутренний документ, которым комиссия подтверждает, что деньги из кассы или с подотчёта израсходованы на конкретные цели и их можно списать с учёта. Унифицированной формы нет, поэтому компания составляет акт по обязательным реквизитам ст. 9 закона о бухучёте. Ниже — бланк и образец заполнения на примере подарков работникам за счёт профсоюзных взносов.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ: Генеральный директор ООО «Ромашка» П. П. Петров

Акт списания денежных средств

о списании денежных средств, израсходованных на подарки работникам

16 ноября 2026 г. № 7

Комиссия в составе: председатель — главный бухгалтер М. И. Смирнова, члены комиссии — начальник отдела кадров А. А. Кузнецова, специалист по охране труда Д. С. Волков. Комиссия проверила расходование денежных средств, выданных из кассы по расходному кассовому ордеру от 10.11.2026 № 45 на сумму 45 000 рублей.

Денежные средства израсходованы на приобретение 30 подарочных наборов стоимостью 1 500 рублей каждый для вручения работникам к профессиональному празднику. Приложены: товарный чек от 12.11.2026 № 123, кассовый чек от 12.11.2026 № 456, ведомость вручения подарков на 30 человек.

Остаток подотчётной суммы 0 рублей внесён в кассу по приходному кассовому ордеру от 16.11.2026 № 78. Комиссия подтверждает, что расходы документально подтверждены и подлежат списанию с подотчёта М. И. Смирновой.

Председатель комиссии

Главный бухгалтер

____________ / М. И. Смирнова /

Члены комиссии

Начальник отдела кадров

____________ / А. А. Кузнецова /

Специалист по охране труда

____________ / Д. С. Волков /

Что такое акт списания денежных средств

Акт комиссии может дополнительно подтверждать, на какие цели израсходованы подотчётные деньги. Выдачу наличных из кассы оформляют расходным кассовым ордером, а расход подотчётной суммы — авансовым отчётом с подтверждающими документами. Комиссия проверяет, на что ушли деньги, сверяет суммы с подтверждающими документами и подписывает акт. На основании акта бухгалтер списывает подотчётную сумму или расход с учёта.

Унифицированной формы нет: организация разрабатывает бланк сама. Обязательные реквизиты перечислены в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: наименование документа, дата, название организации, содержание операции, денежные и натуральные измерители, должности ответственных лиц, их подписи с расшифровкой.

Когда составляют акт

  • Деньги выданы под отчёт, а документы на покупку оформлены не полностью или утеряны: комиссия подтверждает фактический расход.
  • Подарки, сувениры или призы вручают работникам за счёт профсоюзных или бюджетных средств, и нужен документ о целевом расходе.
  • Представительские расходы: подтверждают, что деньги потрачены на приём деловых партнёров, а не на личные нужды.
  • Недостача или порча денежных документов, бланков строгой отчётности, когда комиссия устанавливает причину и сумму.
  • Списание дебиторской задолженности, безнадёжной к взысканию, — акт фиксирует основание и сумму.

Как составить акт

  1. Соберите подтверждающие документы. Кассовые и товарные чеки, накладные, ведомости выдачи подарков, служебную записку руководителя — всё, что объясняет, куда ушли деньги.
  2. Назначьте комиссию. Приказом руководителя утвердите состав комиссии: председателя и не менее двух членов. В комиссию включают главного бухгалтера или бухгалтера, руководителя подразделения, специалиста по кадрам.
  3. Заполните бланк. Укажите организацию, дату и номер акта, основание выдачи денег (расходный ордер), сумму, цель расхода и перечень приложений.
  4. Подпишите акт. Акт подписывают председатель и все члены комиссии. Один экземпляр передают в бухгалтерию, второй — подотчётному лицу или в подразделение, где потрачены деньги.
  5. Спишите сумму в учёте. На основании подписанного акта бухгалтер делает проводку по списанию подотчётной суммы или расхода. Акт хранят вместе с подтверждающими документами.

Частые ошибки

  • Нет обязательных реквизитов из ст. 9 закона о бухучёте — акт не подтверждает расход.
  • Акт подписал один бухгалтер без комиссии: для списания денег нужны председатель и члены комиссии.
  • К акту не приложены чеки и ведомости — непонятно, на что именно ушли деньги.
  • В акте указана сумма, не совпадающая с расходным ордером или авансовым отчётом.
  • Акт составили задним числом после проверки, хотя операция прошла раньше.

Частые вопросы

Чем акт списания денежных средств отличается от авансового отчёта?

Авансовый отчёт составляет подотчётное лицо: оно показывает, сколько получило и сколько потратило, и прикладывает чеки. Акт составляет комиссия, когда нужно дополнительно подтвердить целевое расходование или когда документы неполные. Акт может быть приложением к авансовому отчёту.

Обязательно ли создавать комиссию?

Для акта списания денежных средств комиссия нужна: она подтверждает факт и сумму расхода. Состав комиссии утверждает руководитель приказом. В небольших компаниях в комиссию включают директора, бухгалтера и одного из сотрудников.

Можно ли обойтись без акта, если есть кассовый чек?

Если деньги выданы под отчёт и есть полный комплект документов, достаточно авансового отчёта. Акт нужен, когда документы неполные, утеряны, оформлены на другую сумму или расход требует дополнительного обоснования.

Сколько экземпляров акта нужно?

Не менее двух: один для бухгалтерии, второй — для подотчётного лица или подразделения, где израсходованы деньги. Если акт утверждает руководитель, может понадобиться третий экземпляр для дела.

Какой срок хранения акта?

Акт хранят вместе с первичными документами по операции. Общий срок хранения документов бухгалтерского учёта — не менее пяти лет после отчётного года, если законом не установлен более длительный срок (ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Читать в журнале

Когда бумаги отнимают время у бухгалтера

Чтобы акты и отчёты собирались сами

Акты, отчёты и справки по каждой операции отнимают часы: их надо проверить, сверить с чеками и передать на подпись.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по первичке и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы