График платежей по договору аренды

В договоре аренды обычно написано «120 000 рублей в месяц», и этого мало для работы: бухгалтеру нужно знать дату каждого платежа, а руководителю — сколько денег уйдёт в этом году. График платежей превращает одну строчку договора в календарь конкретных сумм и дат.

График — приложение к договору, его подписывают обе стороны. Если график расходится с текстом договора, спор решает договор: поэтому суммы, сроки и состав платы в обоих документах должны совпадать дословно.

График нужен и тогда, когда плата меняется в течение срока: например, первые месяцы действует пониженная ставка на время ремонта, дальше — обычная, а раз в год сумма индексируется. В таблице это видно по датам, в тексте договора — только по формуле.

Постоянная часть — это плата за пользование помещением. Она не зависит от того, сколько арендатор работал и сколько ресурсов потратил, и её сумму можно вписать в график заранее на весь срок.

Переменная часть — возмещение коммунальных расходов: электричества, воды, тепла, вывоза мусора. Её размер за будущий месяц неизвестен, поэтому в графике указывают не сумму, а порядок: кто выставляет счёт, в какой срок и как считаются показания.

Бывает и третий вид — эксплуатационные расходы: уборка, охрана, содержание территории. Их либо включают в постоянную часть, либо считают отдельно по доле площади. В графике такой платёж занимает свою строку, иначе арендатор посчитает его частью арендной платы и не заплатит.

Срок платежа — дата, до которой деньги должны поступить на счёт арендодателя. Если в договоре написано «не позднее 5-го числа», платёж за январь нужно внести до 5 января включительно; выпал срок на выходной — по правилам статьи 193 Гражданского кодекса он переносится на следующий рабочий день.

Индексация — пересмотр постоянной части. Самое частое правило: раз в год сумма умножается на индекс потребительских цен, опубликованный Росстатом за прошлый год. В графике на будущие годы в таком случае ставят не точную сумму, а пометку «индексируется» и указывают, от какой базы считается новая ставка.

Если в договоре индексации нет, арендодатель не может повысить плату в одностороннем порядке: по статье 614 Гражданского кодекса размер платы меняется по соглашению сторон, а односторонний пересмотр допускается, только если договор его прямо предусматривает. Поэтому правило индексации записывают в договор заранее — иначе график на второй год составить не из чего.

При методе начисления расходы на аренду относят к соответствующему периоду. При УСН для признания расходов нужна их фактическая оплата и соблюдение остальных условий налогового учёта. Поэтому график нужен бухгалтерии не для оплаты, а для начисления: по нему видно, сколько аренды приходится на каждый месяц.

Арендодатель по графику выставляет счета и акты. Если постоянная часть одна и та же, счёт можно выставлять на весь год вперёд или каждый месяц — как удобнее сторонам; главное, чтобы дата счёта и дата платежа по графику не расходились с договором.

Для НДС по общему правилу важна более ранняя дата: оказания услуг или получения оплаты, включая предоплату. Если получен аванс, налоговую базу определяют и при его получении, и при оказании услуг в счёт этого аванса. Ещё важнее не перепутать обеспечительный платёж с авансом: он не облагается НДС, пока не зачтён в счёт аренды.