Довожу до вашего сведения: образец служебной записки

«Довожу до вашего сведения» — так начинают служебную записку, когда руководителя или коллегу нужно поставить в курс дела: состав рабочей группы, поломка, несчастный случай, необходимость закупки. Ниже — бланк и заполненный образец, а ещё — как написать ответ на такую записку и на докладную.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника административного отдела

И. И. Иванова

Служебная записка

о поломке кондиционеров в переговорных комнатах

16 ноября 2026 г. № 27

Довожу до Вашего сведения, что 14 ноября 2026 года вышли из строя кондиционеры в переговорных комнатах на третьем этаже. Температура в помещениях держится выше 27 градусов, переговоры с клиентами приходится переносить.

Сервисная организация «Прохлада» по договору № 14-С обследовала оборудование и выдала заключение: компрессоры обеих сплит-систем подлежат замене. Ремонт по договору обслуживания в текущий перечень работ не входит.

Прошу согласовать ремонт кондиционеров силами сервисной организации за счёт бюджета административного отдела. Заключение и коммерческое предложение прилагаю.

Приложение: заключение сервисной организации и коммерческое предложение на 4 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник административного отдела

____________ / И. И. Иванов /

Когда пишут «довожу до вашего сведения»

Служебная записка — внутренний документ: сотрудник сообщает руководителю или коллегам из другого отдела о факте, просит решения или предлагает меры. Оборот «довожу до Вашего сведения» ставят в первом абзаце, когда главное — поставить адресата в курс дела, а не о чём-то попросить.

Дальше в записке обычно идут обстоятельства и просьба: что случилось, чем это мешает работе, какое решение нужно. Если просьбы нет, записка остаётся уведомлением — например, о составе рабочей группы или о происшествии, о котором надо доложить.

Форму закон не устанавливает. Реквизиты оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и регистрационный номер, текст, подпись. Компания может утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству.

Что указать в записке

Адресата: должность, название компании или отдела, фамилию и инициалы в дательном падеже.
Автора: должность, подразделение, фамилию с инициалами.
Название «Служебная записка» и заголовок к тексту: о чём она, одной строкой.
Дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Первый абзац с оборотом «Довожу до Вашего сведения»: факт, дата, место, кто затронут.
Обстоятельства и последствия: что это значит для работы.
Просьбу или предложение: что сделать, к какому сроку, за чей счёт.
Приложения: заключения, счета, списки — что и на скольких листах.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать служебную записку на приобретение

Определите, кто решает. Записку на закупку адресуют тому, кто распоряжается бюджетом: генеральному директору, финансовому директору, руководителю подразделения.
Начните с факта. Первый абзац — «Довожу до Вашего сведения»: что нужно купить, для какой работы и почему без этого нельзя.
Обоснуйте сумму. Приложите коммерческие предложения нескольких поставщиков или счёт. Сумму и срок поставки укажите в просьбе, а не в приложении.
Сформулируйте просьбу. Второй абзац начинается со слова «Прошу»: согласовать покупку, выделить средства, разрешить оплату — что именно и к какому сроку.
Подпишите и передайте. Передайте адресату или в канцелярию, копию оставьте себе с отметкой о получении.

Служебная записка на обслуживание кондиционеров

Записку на обслуживание или ремонт оборудования пишут так же: факт, обстоятельства, просьба. В первом абзаце — что и когда сломалось, в каких помещениях, как это мешает работе. Дальше — что показало обследование и входит ли ремонт в договор на обслуживание.

В просьбе указывают, что нужно согласовать: вызов сервисной организации, ремонт или замену оборудования, за счёт какого бюджета. Заключение сервиса и коммерческое предложение прикладывают к записке — по ним руководитель принимает решение без дополнительных запросов.

Если оборудование на гарантии или обслуживается по договору, в записке укажите номер договора и дату обращения в сервис: так видно, что компания уже сделала до просьбы о деньгах.

Чем служебная записка отличается от объяснительной и докладной

Служебная записка — сотрудник сообщает сведения или просит решения у руководителя либо коллег из другого отдела.
Докладная — сотрудник докладывает руководителю о событии, нарушении или происшествии, часто с предложением наказать или принять меры.
Объяснительная — работник письменно объясняет руководителю причину своего проступка, опоздания или ошибки; её обычно требуют, а не пишут по своей инициативе.
Границу между служебной и докладной закон не проводит: деление задаёт инструкция по делопроизводству компании.

Ответ на служебную записку: образец и как написать

Ответ на служебную записку — тоже внутренний документ. Его пишет адресат записки или тот, кому он поручил разобраться: руководитель, начальник отдела, бухгалтерия. Отдельной формы в законе нет, поэтому ответ оформляют так же, как записку, — на бланке отдела или на листе с реквизитами.

В ответе указывают, на какую записку он дан: автор, дата и номер. Дальше — решение: согласовано, согласовано с условиями, отказано с причиной или вопрос передан тому, кто им займётся. Если решение принято с оговорками, их перечисляют: изменить сумму, срок, поставщика.

Короткий ответ можно поставить прямо на записке: резолюция руководителя с подписью и датой. Для внутреннего учёта и споров надёжнее отдельный документ или резолюция на экземпляре автора.

Как ответить на служебную записку

Найдите, кто вправе ответить. Ответ даёт адресат записки или тот, кому он передал вопрос. Если записка адресована директору, ответ может подготовить руководитель отдела за его подписью.
Сохраните связь с запиской. Укажите автора, дату и номер записки, на которую отвечаете, — иначе в переписке не разобраться.
Сформулируйте решение. Напишите прямо: «Согласовываю», «Согласовываю при условии…», «Отказываю, потому что…». Отказ без причины заставляет писать записку заново.
Назовите условия и срок. Если решение с оговорками, перечислите их: сумма, поставщик, срок оплаты, кто исполняет.
Подпишите и верните автору. Передайте ответ автору записки, а копию подшейте к записке — так видно, чем закончился вопрос.

Частые вопросы

Как правильно: «по служебной записке» или «по записки»?

«По служебной записке» — правильно. Предлог «по» требует дательного падежа: по записке, по докладной, по объяснительной. Форма «по записки» — ошибка.

Как ответить на докладную записку?

Так же, как на служебную: письменным ответом или резолюцией на самом документе. В ответе указывают автора, дату и номер докладной, решение по существу — принять меры, провести проверку, отказать с причиной — и подпись с датой. Если докладная о нарушении, ответ часто содержит поручение провести проверку и запросить объяснительную.

Чем служебная записка отличается от объяснительной?

Служебную пишут по своей инициативе, чтобы сообщить сведения или попросить решения. Объяснительную пишет работник по требованию руководителя — объяснить причину проступка или нарушения. По смыслу это разные документы, хотя оформляют их похоже.

Нужен ли ГОСТ 2020 года для служебной записки?

С 1 июля 2025 года действует ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов» — он заменил редакцию 2019 года, а не 2020-го. ГОСТ применяют добровольно, если компания не закрепила его в своей инструкции по делопроизводству. Для внутренней записки достаточно реквизитов, которые приняты в компании.

Можно ли написать служебную записку от руки?

Да. Закон форму не устанавливает, поэтому рукописная записка с подписью имеет ту же силу, если в компании не утверждён обязательный бланк.

Нужна ли печать на служебной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель ставит резолюцией или отдельным ответом.

Когда записки, ответы и согласования съедают день

Чтобы внутренние бумаги собирались сами

Записки, ответы на них и согласования отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и переслать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по бюджету и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»