Как составить штатное расписание, если сотрудники работают на полставки

Штатное расписание описывает не сотрудников, а должности и количество штатных единиц по ним. Единица — это полная норма рабочего времени. Сотрудник на полставки занимает половину единицы, и в графе 4 «Количество штатных единиц» стоит 0,5.

Форму Т-3 утвердило постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В разделе 2 указаний к форме прямо сказано: неполные штатные единицы указывают в соответствующих долях — 0,25, 0,5, 1,75. С 2013 года форма не обязательна, но ею продолжают пользоваться: она привычна кадровикам, бухгалтерам и проверяющим.

Оклад — это плата за полную норму рабочего времени за календарный месяц (ст. 129 ТК РФ). Сотрудник на полставки отрабатывает половину нормы, поэтому получает половину оклада, а сам оклад по должности остаётся тем же.

Если записать в графу 5 половинный оклад, расписание перестанет отвечать на главный вопрос — сколько стоит должность целиком. При переводе человека на полную ставку придётся менять и расписание, и трудовой договор, хотя оклад по должности не изменился.

Структуру и численность работодатель определяет сам (ст. 8 ТК РФ). Неполную единицу вводят приказом руководителя: в нём указывают должность, долю, оклад и срок, если единица временная. На основании приказа вносят строку в штатное расписание.

Если правка одна — поменялась доля или название должности, — достаточно приказа об изменении и записи в графе 10: номер и дата приказа. Когда меняется структура или правится много строк, расписание утверждают в новой редакции на следующий год или с даты изменений.

Приказ о приёме и трудовой договор должны совпадать со штатным расписанием по должности и доле. Расхождение — первое, что замечают при проверке.

Позиция Роструда: каждая штатная единица занимается одним работником, независимо от того, полная она или неполная. Если в расписании стоит 0,5 единицы и человек её занял, должность считается заполненной, и второго сотрудника на эти полставки не берут.

Нужны два человека по половине — вводите две неполные единицы, в графе 4 будет 1. Так расписание честно покажет, что на должности работают двое, и не создаст вакансию, которой нет.

Неполный рабочий день или неделя — это режим работы конкретного сотрудника по ст. 93 ТК РФ. Работодатель обязан установить его по просьбе беременной женщины, родителя ребёнка до 14 лет, родителя ребёнка-инвалида до 18 лет и человека, который ухаживает за больным членом семьи по медицинскому заключению.

Совместительство — отдельный режим: человек занимает неполную единицу и трудится в свободное от основной работы время. В расписании это та же доля, а в трудовом договоре — отдельная формулировка.

Работник на полставки имеет те же права, что и на полной: отпуск 28 календарных дней, больничный, стаж. Отпускные и пособие считают от фактического заработка, поэтому в расписании и в расчётах должна стоять одна и та же доля.

В отделе продаж три должности менеджера: двое работают полный день, один — на полставки. В графе 4 стоит 2,5, в графе 5 — оклад 60 000 рублей, в графе 9 — 150 000 рублей: полный оклад, умноженный на количество единиц.

В бухгалтерии половину единицы занимает сотрудник на время отпуска по уходу за ребёнком основного работника. В графе 4 — 0,5, в графе 5 — 80 000 рублей, в графе 9 — 40 000 рублей, в графе 10 — номер и дата приказа, которым введена неполная единица, и срок её действия.

По этим двум строкам видно главное правило: доля стоит только в графах 4 и 9, а оклад по должности в графе 5 остаётся полным.