Журнал регистрации договоров ГПХ: образец и бланк

Журнал регистрации договоров ГПХ — внутренний учётный документ компании: в нём по порядку записывают каждый договор подряда или возмездного оказания услуг с физлицом. Ниже — бланк и образец заполнения по двум договорам.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 68 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Начат 11 января 2026 г.

Окончен 25 декабря 2026 г.

Журнал регистрации договоров гражданско-правового характера

2026 год

2026 г.

| 1 | 12.01.2026 | Соколов А. М., паспорт 45 12 № 345678 | Ремонт кровли склада, ул. Заводская, 4 | 12.01–31.01.2026 | 84 000 | № 1 от 02.02.2026 | 05.02.2026, п/п № 41 | НДФЛ удержан |

| 2 | 19.01.2026 | Крылова Е. В., паспорт 50 09 № 112233 | Уборка офиса, 2 этаж, 4 раза в месяц | 01.02–30.06.2026 | 60 000 | № 2 от 30.06.2026 | 03.07.2026, п/п № 118 | Взносы на травматизм не начислялись |

Ведёт журнал

Специалист по кадрам

____________ / Е. А. Морозова /

Проверил

Главный бухгалтер

____________ / Н. П. Смирнова /

Зачем нужен журнал регистрации договоров ГПХ

Компания заключает договоры подряда и возмездного оказания услуг с физлицами — от разового ремонта до регулярной уборки офиса. Каждый такой договор — отдельный документ со своим сроком, суммой и актом, и без записи в журнале легко потерять, что подписано, что закрыто актом и что оплачено.

Журнал регистрации не заменяет сам договор и не отменяет бухгалтерские документы. Его задача — держать в одном месте перечень действующих и закрытых договоров ГПХ: по номеру и дате быстро найти нужный, проверить, подписан ли акт, прошла ли оплата и удержан ли налог.

Обязанности вести именно журнал закон для обычной компании не устанавливает. Компания вводит его приказом или положением о документообороте и закрепляет форму в учётной политике — тогда журнал становится рабочим инструментом, а не бумагой для вида.

Что писать в графах журнала

Порядковый номер записи — по нему потом ссылаются на договор во внутренней переписке.
Дата и номер договора — так, как они указаны в самом документе.
Исполнитель: фамилия, имя, отчество и паспортные данные, чтобы запись однозначно указывала на человека.
Предмет договора: что именно делают — ремонт, уборка, консультации, разработка сайта.
Срок действия договора и срок сдачи результата, если он в договоре отдельный.
Сумма вознаграждения в рублях.
Акт: номер и дата акта приёмки, которым закрыт договор.
Оплата: дата платёжного поручения или расходного ордера.
Примечание: удержан ли НДФЛ, начислены ли взносы, есть ли допсоглашение.

Как вести журнал

Утвердите форму. Приказом или приложением к учётной политике закрепите состав граф и ответственного за записи.
Записывайте договор до подписания. Сначала запись в журнале с номером, затем подпись сторон на договоре — так номера не повторяются.
Отмечайте акт в день подписания. Как только стороны подписали акт, внесите его номер и дату: по этой графе видно, какие договоры ещё не закрыты.
Фиксируйте оплату. После платежа допишите дату и номер платёжного документа — журнал покажет договоры с закрытым актом, но без оплаты.
Закрывайте год. В конце года подведите итог, укажите дату окончания журнала и передайте его на хранение вместе с договорами.

Частые ошибки

Журнал ведут после подписания, и номера договоров дублируются.
В графе «Исполнитель» только фамилия — при совпадении фамилий запись не identifies человека.
Акт не отмечают, и по журналу нельзя понять, какие договоры ещё исполняются.
Журнал путают с реестром для отчётности: в нём нет данных о взносах и НДФЛ, которые нужны бухгалтерии.
Записи не подписаны ответственным — при проверке непонятно, кто их вносил.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал регистрации договоров ГПХ?

Для обычной компании закон такой обязанности не устанавливает. Журнал вводят внутренним документом — приказом или положением о документообороте. Если форма утверждена, вести её нужно так, как записано в этом документе.

Чем журнал договоров ГПХ отличается от журнала трудовых договоров?

В журнале трудовых договоров учитывают бессрочные и срочные трудовые договоры с работниками. В журнал ГПХ попадают договоры подряда и возмездного оказания услуг с физлицами, которые работниками не становятся. Это два разных перечня, и вести их лучше отдельно.

Какие данные исполнителя записывать?

Фамилию, имя, отчество и паспортные данные — они есть в самом договоре. Этого достаточно, чтобы отличить одного исполнителя от другого и найти нужный договор.

Нужно ли указывать в журнале НДФЛ и взносы?

Можно, но это не заменяет расчёт. В примечании отмечают, что налог удержан и взносы начислены, а сами суммы считает бухгалтерия по своим регистрам. Журнал — только ориентир.

Сколько хранить журнал?

Срок хранения зависит от того, к какому виду документов компания его отнесла. Срок журнала закрепляют в номенклатуре дел с учётом обязательных архивных требований. Сами договоры ГПХ на работы и услуги с физлицами и акты к ним хранят 50 лет, если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет — если до этой даты.

Когда договоры ГПХ ведутся вручную

Чтобы журнал заполнялся сам

Пока договоров ГПХ немного, журнал ведут в таблице. Когда их десятки, записи отстают от подписания, а акты и оплаты теряются между строк.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие записи из почты и документов, проверяют суммы и сроки и приносят готовый журнал к сверке.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»