Служебная записка на списание спецодежды

Спецодежду списывают, когда она пришла в негодность или истёк срок носки. Основание — служебная записка от того, кто отвечает за выдачу и хранение, и приказ руководителя. Ниже образец записки и приказа.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Строймонтаж»

А. В. Соколову

от специалиста по охране труда

К. Д. Морозова

Служебная записка

о списании спецодежды, пришедшей в негодность

10 ноября 2026 г. № 27

В ходе осмотра 9 ноября 2026 года выявлена спецодежда, непригодная к дальнейшей носке: 6 костюмов рабочих хлопчатобумажных с механическими повреждениями (разрывы ткани на рукавах и брюках), 4 пары сапог резиновых с трещинами подошвы, 8 пар перчаток трикотажных с износом до основания. Срок носки по нормам выдачи истёк, ремонт невозможен.

Прошу списать указанную спецодежду с учёта и разрешить выдачу нового комплекта работникам участка № 2. Ведомость с перечнем и количеством прилагаю.

Приложение: ведомость спецодежды, подлежащей списанию, на 2 л. в 1 экз.; акт осмотра от 9 ноября 2026 г. на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Специалист по охране труда

____________ / К. Д. Морозова /

Согласовано

Главный бухгалтер

____________ / Л. Н. Ефимова /

Зачем нужна служебная записка на списание спецодежды

Спецодежда числится на учёте, пока её не спишут. Списывают по двум основаниям: истёк срок носки, установленный нормами выдачи, или вещь пришла в негодность раньше срока — порвалась, потеряла защитные свойства, износилась до дыр.

Служебная записка — внутренний документ, которым ответственный сотрудник сообщает руководителю, что именно пришло в негодность, почему и что с этим делать. На её основании руководитель подписывает приказ о списании, а бухгалтерия снимает стоимость с учёта и начисляет новую выдачу.

Что указать в записке

Кому адресована: должность и фамилия руководителя, который принимает решение.
Кто пишет: должность и фамилия ответственного за спецодежду — кладовщика, специалиста по охране труда, мастера участка.
Что списываете: наименование, количество, размеры, инвентарные номера, если их присваивают.
Почему: истёк срок носки по нормам выдачи или вещь пришла в негодность — с описанием повреждений.
Что приложено: ведомость, акт осмотра, заключение о непригодности.
Просьба: списать с учёта и выдать новый комплект.

Как оформить списание от записки до приказа

Осмотрите спецодежду. Соберите комиссию или ответственного и осмотрите вещи: что порвано, что изношено, что не держит защиту. Составьте акт осмотра с перечнем.
Напишите служебную записку. Укажите перечень, количество, причину и приложите акт. Адресуйте руководителю, который подписывает приказ.
Получите резолюцию. Руководитель ставит на записке резолюцию: согласен, списать. Это основание для приказа.
Издайте приказ о списании. В приказе перечислите спецодежду, основание списания, ответственных за снятие с учёта и утилизацию.
Спишите и выдайте новое. Бухгалтерия снимает стоимость с учёта, кладовщик выдаёт новый комплект и делает отметку в личной карточке выдачи.

Приказ о списании спецодежды, пришедшей в негодность

Приказ — распорядительный документ руководителя. В нём пишут основание (служебная записка с датой и номером, акт осмотра), перечень спецодежды с количеством и стоимостью, причину списания, назначают ответственных за снятие с учёта и утилизацию.

Если спецодежда пришла в негодность раньше срока, в приказе указывают причину: механическое повреждение, воздействие агрессивной среды, утрата защитных свойств. Утилизируют спецодежду по правилам обращения с отходами: загрязнённую — как отход соответствующего класса, чистую ветошь можно передать на переработку.

Частые ошибки

Списывают без акта осмотра: бухгалтерии нечем подтвердить, что вещь действительно непригодна.
В записке нет количества и наименований — приказ приходится переделывать.
Путают списание по сроку и списание по негодности: в первом случае достаточно норм выдачи, во втором нужен акт и причина.
Не делают отметку в личной карточке выдачи спецодежды — при проверке не видно, кому и что выдано.
Списывают спецодежду, которая ещё пригодна, и выдают новую раньше срока — это расход без основания.

Частые вопросы

Кто пишет служебную записку на списание спецодежды?

Тот, кто отвечает за выдачу и хранение: кладовщик, мастер участка, специалист по охране труда. Записку адресуют руководителю, который подписывает приказ.

Нужен ли акт осмотра, если истёк срок носки?

Если спецодежда списывается по сроку, достаточно норм выдачи и личной карточки. Если раньше срока — нужен акт осмотра с описанием повреждений: он подтверждает, что вещь непригодна.

Можно ли списать спецодежду без приказа?

Нет. Списание — это снятие с учёта, а для него нужно распоряжение руководителя. Служебная записка только предлагает списать, решение оформляют приказом.

Что делать со списанной спецодеждой?

Загрязнённую утилизируют как отход соответствующего класса, чистую можно сдать на переработку. Способ утилизации указывают в приказе.

Где хранить записку и приказ?

В деле по учёту спецодежды вместе с личными карточками выдачи. Срок хранения компания устанавливает в номенклатуре дел.

Когда бумаги по спецодежде собираются вручную

Чтобы записки и приказы собирались сами

Записки на списание, акты осмотра и приказы отнимают время у мастера и бухгалтера: каждую бумагу надо найти, сверить с карточкой выдачи и передать на подпись.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют перечень с учётом и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»