Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Положение о командировках: образец

Положение о командировках — внутренний документ компании, где записано, как сотрудника отправляют в поездку, сколько ему платят на день, что он отчитывается по возвращении. Ниже — образец и подсказки, что в нём обязательно, а что компания решает сама.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«___» __________ 20__ г.

Положение о служебных командировках

1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии со статьями 166–168 Трудового кодекса РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённым постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, и устанавливает порядок направления работников ООО «Ромашка» в служебные командировки по территории России и за её пределами, а также порядок возмещения расходов.

1.2. Командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка, не оформленная распоряжением, командировкой не считается, и расходы по ней не возмещаются.

2. Порядок направления. 2.1. Решение о командировке принимает руководитель компании и оформляет приказом. В приказе указывают сотрудника, место, срок поездки, цель и размер суточных. 2.2. Работник знакомится с приказом под подпись.

3. Суточные и расходы. 3.1. За каждый день командировки работнику выплачиваются суточные в размере ______ рублей, в том числе за выходные и праздничные дни, в которые он находился в поездке. 3.2. Расходы на проезд и проживание возмещаются по документам. 3.3. Суточные выплачиваются до начала поездки.

4. Отчёт по возвращении. 4.1. В течение трёх рабочих дней после возвращения работник сдаёт работодателю авансовый отчёт с подтверждающими документами и производит окончательный расчёт по авансу. 4.2. Неизрасходованный остаток аванса на подтверждаемые командировочные расходы работник возвращает при окончательном расчёте. Перерасход возмещается в течение ______ рабочих дней после утверждения отчёта.

Утвердил

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем компании положение о командировках

Закон прямо не требует отдельного положения о командировках. Но статья 168 Трудового кодекса обязывает работодателя закрепить в своих документах порядок и размеры возмещения расходов на поездки. Сделать это можно в трудовом договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или отдельным положением — как удобнее компании.

Отдельное положение удобно, когда ездят часто и из разных отделов: правила собраны в одном месте, и бухгалтерии не приходится каждый раз объяснять, что и в какой срок сдать.

Порядок направления в поездки компания выстраивает с учётом Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённого постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501.

Что прописать в положении

  • Кто принимает решение о поездке и каким документом её оформляют.
  • Как определяют срок командировки и что считается днём выезда и днём возвращения.
  • Размер суточных и за какие дни они начисляются.
  • Какие расходы компания возмещает: проезд, проживание, иные траты по согласованию с руководителем.
  • Порядок выдачи аванса и срок, в который работник отчитывается после возвращения.
  • Как возвращают неизрасходованный остаток и в какой срок возмещают перерасход.
  • Особенности поездок за границу, если компания их организует.

Как составить положение

  1. Опишите, кто и как отправляет в поездку. Начните с приказа: кто его подписывает, что в нём указано, как работник с ним знакомится.
  2. Определите срок и дни поездки. Запишите, как считают срок командировки и какие дни в него входят — рабочие, выходные, праздничные.
  3. Назначьте суточные. Укажите сумму за день и правило: платят за каждый день поездки, включая выходные и праздники в месте командировки.
  4. Опишите отчёт и расчёты. Срок сдачи авансового отчёта, возврат остатка, возмещение перерасхода — с конкретными днями, чтобы не спорить потом.
  5. Утвердите и ознакомьте. Положение утверждает руководитель. С документом знакомят сотрудников под подпись — при приёме на работу и при изменении.

Суточные и налоги

Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах норм, установленных Налоговым кодексом: для поездок по России — 700 ₽ за день, для зарубежных — 2 500 ₽ за день. Всё, что компания платит сверх, облагается как обычный доход работника.

Поэтому сумму суточных в положении пишут с оглядкой на эти нормы: можно установить больше, но тогда бухгалтерии придётся считать налог с превышения.

Размер суточных компания определяет сама — закон не устанавливает для этого минимума или максимума.

Частые ошибки

  • Суточные прописаны «по факту расходов» без суммы за день — тогда непонятно, что платить и с чего считать налог.
  • Нет срока сдачи авансового отчёта — работник и бухгалтерия тянут с расчётами месяцами.
  • Положение утверждено, но сотрудников с ним не ознакомили: при споре документ не поможет.
  • Правила о поездках разбросаны по трём документам и противоречат друг другу.
  • Ссылаются на отменённое постановление № 749 вместо действующего Положения № 501.

Частые вопросы

Обязательно ли положение о командировках?

Отдельный документ — нет. Но статья 168 ТК требует, чтобы порядок и размеры возмещения расходов были закреплены в документах компании. Если этого нет ни в одном акте, это нарушение, и его заметят при проверке.

На какое постановление ссылаться?

На Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённое постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501. Прежнее постановление № 749 больше не действует.

Можно ли прописать суточные в трудовом договоре вместо положения?

Можно. Закон допускает закрепить порядок возмещения в трудовом договоре, коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка. Отдельное положение удобнее, когда правила общие для всех отделов.

Нужно ли знакомить сотрудников с положением под подпись?

Да. Локальный нормативный акт, касающийся трудовых обязанностей, доводят до работников под подпись. При приёме на работу знакомят до подписания трудового договора.

Что будет, если суточные выше нормы?

С суммы превышения удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы. Само положение при этом действует: компания вправе платить больше, просто налоги считают иначе.

Читать в журнале

Пока правила живут в голове кадровика

Чтобы поездки оформлялись по одному порядку

Положение есть, но приказы, авансовые отчёты и напоминания о возврате остатка всё равно собирает человек вручную — и забывает.

Я собираю ИИ-агентов, которые по вашему положению готовят приказ о командировке, напоминают работнику сдать отчёт в срок и складывают документы в одно место.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы