Акт приёма-передачи бланков спецучёта ф. 4: образец

Акт приёма-передачи бланков спецучёта фиксирует, что один сотрудник передал другому бланки строгой отчётности, а тот их принял и пересчитал. Ниже — бланк и образец заполнения с передачей бланков трудовых книжек и вкладышей.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

от 16 ноября 2026 г. № 4

Место составления: г. Москва

Акт приёма-передачи бланков строгой отчётности

по форме № 4 (спецучёт)

16 ноября 2026 г.

Ведущий специалист по кадрам И. И. Иванова сдала, а специалист по кадрам П. П. Петрова приняла бланки строгой отчётности — бланки трудовых книжек и вкладышей в них, полученные в бухгалтерии и хранящиеся в сейфе отдела кадров.

При передаче сверены вид бланка, серия и номера каждого бланка. Расхождений с данными в книге учёта бланков нет, испорченных и утраченных бланков не выявлено.

Приложение: книга учёта бланков строгой отчётности — 1 экз.

Сдал

Ведущий специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Принял

Специалист по кадрам

____________ / П. П. Петрова /

Зачем нужен акт на бланки спецучёта

Бланки строгой отчётности — трудовые книжки и вкладыши в них, бланки дипломов, свидетельств, полисов — учитывают отдельно от обычных бумаг: у каждого есть серия и номер, и по книге учёта видно, у кого он находится.

Когда бланки переходят от одного сотрудника к другому, устной передачи мало. Акт приёма-передачи фиксирует, сколько бланков и с какими номерами сдано и принято, кто это сделал и когда. При проверке или споре такой акт показывает, у кого бланк числился в конкретный день.

Форму 4 компании разрабатывают сами: обязательной формы для этого акта закон не устанавливает. Внутренняя инструкция по делопроизводству или учётная политика закрепляет шаблон, и дальше акт оформляют по нему.

Что указать в акте

Название организации и подразделения, где хранят бланки.
Дату и номер акта по журналу регистрации внутренних документов.
Кто сдаёт и кто принимает: должность, фамилию и инициалы обоих.
Вид бланка: трудовая книжка, вкладыш, диплом, полис.
Серии и номера бланков — списком или диапазоном, если номера идут подряд.
Количество бланков цифрами и прописью.
Результат сверки с книгой учёта: расхождений нет или что именно выявлено.
Подписи сдающего и принимающего с расшифровкой.

Как оформить передачу бланков

Пересчитайте бланки. Сверьте каждый бланк с записью в книге учёта: вид, серия, номер. Испорченные бланки отложите отдельно, их списывают своим актом.
Заполните шапку. Укажите организацию, дату, номер акта и место составления.
Впишите стороны. Должности, фамилии и инициалы того, кто сдаёт, и того, кто принимает.
Перечислите бланки. Вид, серии, номера и количество. Если бланков много, приложите опись и сошлитесь на неё в акте.
Зафиксируйте сверку. Напишите, что данные сверены с книгой учёта и расхождений нет, либо перечислите расхождения.
Подпишите в двух экземплярах. Один экземпляр остаётся у принявшего, второй — у сдавшего или в деле отдела кадров.

Частые ошибки

В акте только количество, без серий и номеров — по такой записи нельзя понять, какой именно бланк перешёл.
Нет ссылки на книгу учёта, поэтому неизвестно, с чем сверяли.
Акт подписал только принимающий: передача — двусторонняя, подписи нужны обе.
Испорченные бланки записали в передачу наравне с годными, хотя их списывают отдельным актом.
Акт не зарегистрировали, и в журнале внутренних документов не осталось следа.

Частые вопросы

Обязательна ли форма 4 для акта на бланки?

Нет. Обязательной формы для акта приёма-передачи бланков строгой отчётности закон не устанавливает. Компания утверждает свой шаблон в инструкции по делопроизводству или учётной политике, а форму 4 берёт за основу.

Кто подписывает акт?

Тот, кто сдаёт бланки, и тот, кто их принимает. Если бланки хранятся в бухгалтерии, акт дополнительно визирует главный бухгалтер или лицо, отвечающее за учёт бланков.

Нужно ли прикладывать книгу учёта бланков?

Достаточно сослаться на неё в акте и указать, что данные сверены. Копию страницы книги с записью о передаче прикладывают, если так принято во внутренней инструкции.

Как быть с испорченным бланком?

Испорченные бланки в передачу годных не включают. Их списывают отдельным актом с указанием причины порчи, а сам бланк уничтожают или хранят как приложение к акту списания.

Сколько хранить акты на бланки?

Срок задаёт номенклатура дел компании. Акты на бланки трудовых книжек относят к кадровым документам, и срок их хранения совпадает со сроком хранения самих книжек.

Бланки, акты и книги учёта отнимают время у кадров

Чтобы бумаги собирались по шаблону сами

Передача бланков, акты, книги учёта и заявки — рутина, в которой легко ошибиться в номере или количестве, а ошибку видно только на проверке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют серии и номера с книгой учёта и приносят готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»