Как правильно пронумеровать и прошнуровать журнал: образец

Прошнуровка защищает журнал от подмены и вырывания листов: страницы нельзя незаметно убрать или вставить новые. Заодно она показывает проверяющему, что журнал ведут с начала и до конца, а не собрали к проверке.

Общего закона, который обязывает прошнуровать любой журнал, нет. Требование появляется там, где документ принимают: у налоговой, у суда, в архиве, у лицензирующего органа или в собственной инструкции по делопроизводству компании. Поэтому перед работой уточните, что именно требует адресат, — иногда достаточно пронумеровать листы без шнура.

Надпись пишут от руки или печатают на отдельном листе и подписывают. Главное — три сведения: сколько листов, кто заверил и когда. Формулировка может быть короткой: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 48 (сорок восемь) листов».

Если журнал ведут несколько лет, надпись обновляют после каждого года: старую не зачёркивают, а рядом делают новую с новым числом листов. Так видно, что журнал продолжается, а не переплетён заново.

Прошивают не только журналы. Многолистовые документы — уставы, приказы, договоры, отчёты — шнуруют, когда их сдают в архив, в суд, в налоговую или в лицензирующий орган. Порядок тот же: нумерация листов, шнур, надпись о количестве листов, подпись и печать.

У документов на сдачу нумеруют все листы, включая приложения, если они сшиты в один блок. Если документ состоит из нескольких томов, каждый том шнуруют и заверяют отдельно. Надпись делают на обороте последнего листа или на отдельном листе, который подшивают в конец.