Ответ на запрос пенсионного фонда о периоде работы сотрудника

Социальный фонд присылает запрос, когда в его данных о стаже сотрудника есть пробел или расхождение: например, нет периода работы, не совпадает дата увольнения или не хватает основания для льготного стажа. Ниже — как сверить сведения со своими документами и оформить ответ, чтобы фонд принял его с первого раза.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Образец заполнения

В Отделение Социального фонда России

по г. Москве и Московской области

от ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, ОГРН 1157746000000

Ответ на запрос Социального фонда России

о подтверждении периода работы застрахованного лица

28 октября 2026 г. № 17

На запрос от 14 октября 2026 г. № 12-03/4567 о подтверждении периода работы сообщаю следующее.

Иванов Иван Иванович, СНИЛС 123-456-789 00, работал в ООО «Ромашка» с 3 февраля 2021 года по 15 августа 2025 года в должности менеджера по продажам. Принят по трудовому договору от 3 февраля 2021 г. № 4, уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации, приказ от 15 августа 2025 г. № 48-к.

Сведения о приёме поданы по форме СЗВ-ТД не позднее 04.02.2021 (рабочий день, следующий за приказом от 03.02.2021), сведения об увольнении — по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) 18.08.2025, поскольку форма ЕФС-1 применяется с 01.01.2023; за 2021–2022 годы стаж подтверждается отчётностью СЗВ-СТАЖ, за 2023–2025 — ЕФС-1.

Приложение: копия трудового договора от 3 февраля 2021 г. № 4 на 4 л.; копия приказа о приёме от 3 февраля 2021 г. № 12-к на 1 л.; копия приказа об увольнении от 15 августа 2025 г. № 48-к на 1 л.; выписка из трудовой книжки на 2 л. Всего 8 л.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Исполнитель

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова, тел. +7 495 000-00-00 /

Почему фонд присылает запрос

Социальный фонд ведёт данные о стаже и взносах по каждому работающему. Если в них не хватает периода, даты или основания, фонд запрашивает подтверждение у работодателя — чаще всего при назначении пенсии, перерасчёте или проверке сведений.

Запрос приходит на бланке отделения фонда: в нём указаны сотрудник, СНИЛС и то, что именно нужно подтвердить. Отвечать нужно по существу запроса, а не пересылать всю кадровую папку.

Что проверить перед ответом

СНИЛС и фамилию сотрудника — сверьте с запросом, бывает, что фонд спрашивает про однофамильца.
Даты приёма и увольнения — по приказам и трудовому договору, а не по памяти.
Должность и основание увольнения — формулировка должна совпадать с приказом и статьёй Трудового кодекса.
Отчётность за эти годы: до 2023 года — СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ, с 2023 года — ЕФС-1. Проверьте, подавались ли сведения о приёме и увольнении и какой датой.
Особые условия — если должность даёт право на льготный стаж, нужны документы, подтверждающие занятость в этих условиях.
Номер и дату запроса — ответ должен ссылаться на них.

Как составить ответ

Разберите запрос. Выпишите, какой период и какие сведения просит подтвердить фонд, и номер запроса.
Сверьте с документами. Поднимите приказы, трудовой договор, личную карточку и отчёты ЕФС-1 за нужные годы.
Опишите период. Укажите фамилию, имя, отчество, СНИЛС, даты приёма и увольнения, должность и основания — коротко и точно, как в приказах.
Приложите копии. Копии приказов, договора и выписку из трудовой книжки, заверенные работодателем; перечислите их в приложении с числом листов.
Отправьте и сохраните копию. Ответ подписывает руководитель, отправьте его в отделение фонда и оставьте себе копию с отметкой об отправке.

Частые ошибки

Отвечают на запрос без номера и даты — фонд не может связать ответ с делом.
Пишут даты по памяти, и они расходятся с приказами и отчётом ЕФС-1.
Прикладывают копии без записи о числе листов — приложение невозможно проверить.
Отвечают на запрос о стаже пересказом, а не документами, хотя фонд просит именно подтверждение.
Откладывают ответ: сроки в запросе указаны, и просрочка затягивает назначение выплаты сотруднику.

Частые вопросы

В какой срок отвечают на запрос фонда?

Срок указывают в самом запросе — его и нужно соблюдать. Если запрос пришёл в разгар отчётной кампании, ответ всё равно готовят к указанной дате: от него зависит назначение выплаты сотруднику.

В каком виде отправить ответ — бумагой или электронно?

Так, как указано в запросе. Если фонд просит бумажный ответ, отправьте его письмом или отнесите в отделение и возьмите отметку о приёме. Электронный ответ направляют по указанному в запросе адресу или через систему электронного документооборота.

Нужно ли заверять копии документов у нотариуса?

Нет. Копии приказов, договора и выписку из трудовой книжки заверяет работодатель: подпись руководителя и печать, если она есть.

Что делать, если в отчёте ЕФС-1 была ошибка?

Сначала подайте уточнённые сведения в фонд, затем ответьте на запрос и укажите, что отчётность исправлена. Так данные фонда и ваш ответ совпадут.

Обязательно ли отвечать, если сотрудник давно уволился?

Да. Обязанность подтверждать сведения о стаже и взносах не зависит от того, работает человек в компании сейчас или нет; документы о его работе нужно хранить и по ним отвечать.

Запросы фонда приходят пачками и отнимают время у бухгалтера

Чтобы ответы на запросы собирались по шаблону

Каждый запрос фонда — это поиск приказов, сверка с отчётами и письмо с приложениями. Когда таких запросов десятки, бухгалтер занят только ими.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые находят нужные документы по сотруднику, готовят ответ по шаблону компании и приносят его на подпись вместе с перечнем приложений.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»