Авансовый отчет: бланк скачать word бесплатно

Авансовый отчет — документ, которым сотрудник отчитывается за деньги, выданные ему под отчет, и за расходы, оплаченные из своего кармана. Ниже — бланк формы АО-1 в Word и образец заполнения на покупку канцтоваров.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

(наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ: Генеральный директор П. П. Петров

Отчет в сумме 4 870 руб. 00 коп.

Авансовый отчет

Форма по ОКУД 0302001, форма № АО-1

16 ноября 2026 г. № 27

Структурное подразделение: отдел продаж. Подотчетное лицо: менеджер И. И. Иванов, табельный номер 0142. Назначение аванса: хозяйственные расходы.

Предыдущий аванс: остаток 0 руб. 00 коп., перерасход 0 руб. 00 коп. Получен аванс из кассы 5 000 руб. 00 коп. Итого получено 5 000 руб. 00 коп. Израсходовано 4 870 руб. 00 коп.

Приложение: кассовый чек от 12.11.2026 на 2 350 руб., кассовый чек от 14.11.2026 на 2 520 руб. — документов на 2 листах.

Отчет проверен, к утверждению в сумме 4 870 руб. 00 коп. (четыре тысячи восемьсот семьдесят рублей 00 копеек). Остаток 130 руб. 00 коп. внесен в кассу по кассовому ордеру № 58 от 16.11.2026.

Подотчетное лицо

Менеджер

____________ / И. И. Иванов /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужен авансовый отчет

Авансовый отчет закрывает деньги, выданные работнику под отчет: на канцтовары, бензин, гостиницу, билеты, представительские расходы. Работник прикладывает чеки и накладные, а бухгалтерия видит, куда ушла каждая сумма и сколько вернуть в кассу или доплатить сотруднику.

Форму № АО-1 утвердил Госкомстат постановлением от 01.08.2001 № 55. С 2013 года применять ее не обязательно, но большинство компаний и госучреждений работают по ней: форма привычна проверяющим и закрывает все обязательные реквизиты первичного документа из ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Если компания утвердила свою форму, в ней должны быть те же реквизиты.

Что вписать в бланк

Наименование организации и структурное подразделение, если сотрудник числится в отделе.
Номер и дату отчета: нумерация своя, обычно по порядку в течение года.
Фамилию, инициалы и табельный номер подотчетного лица, его должность.
Назначение аванса: на что выданы деньги — хозяйственные расходы, командировка, представительские.
Суммы: предыдущий аванс (остаток или перерасход), получено, израсходовано, остаток или перерасход.
Перечень приложенных документов с датами и суммами и число листов.
Подписи: подотчетного лица, главного бухгалтера, руководителя с утверждением суммы.

Как заполнить авансовый отчет

Заполните шапку и данные сотрудника. Наименование организации, номер и дата, фамилия и табельный номер подотчетного лица, назначение аванса.
Перенесите выданные суммы. Покажите остаток или перерасход по прошлому авансу, сумму, полученную из кассы или на карту, и итог полученного.
Внесите расходы по документам. Каждый чек, накладную или билет запишите отдельной строкой: дата, номер, сумма, назначение. Итог расходов должен совпасть с приложенными документами.
Посчитайте остаток или перерасход. Если потрачено меньше выданного — остаток сотрудник возвращает в кассу, если больше — компания доплачивает.
Соберите подписи. Подотчетное лицо подписывает отчет, главный бухгалтер проверяет и подписывает, руководитель утверждает сумму. К отчету приложите чеки и накладные.

Частые ошибки

Нет чеков или в чеке нет наименования товара — расход нечем подтвердить.
Сумма в отчете не совпадает с приложенными документами.
Сотрудник отчитался позже срока: деньги под отчет выданы на конкретные расходы, и по ним нужно отчитаться, а не держать их у себя.
Расходы, не связанные с работой, — личные покупки в отчет не включают.
Забыли указать назначение аванса: бухгалтерии неясно, на какой счет отнести расходы.
Отчет подписан без утверждения руководителя — сумму расходов компания еще не приняла.

Частые вопросы

Обязательно ли применять форму АО-1?

Нет. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, компания вправе утвердить свою форму авансового отчета. Форма АО-1 удобна тем, что в ней уже есть все реквизиты первичного документа по ст. 9 закона № 402-ФЗ, и ее принимают проверяющие.

За какой срок нужно отчитаться за подотчетные деньги?

Срок устанавливает руководитель компании — он указывает его в заявлении или приказе о выдаче денег. Если срок не задан, ориентируются на внутреннее положение о подотчетных лицах. Деньги, по которым нет отчета, считаются задолженностью работника.

Можно ли выдать деньги под отчет на карту, а не из кассы?

Да. С 2019 года подотчетные суммы можно перечислять на карту работника, в том числе корпоративную. В отчете тогда указывают, что аванс получен не из кассы, а переводом, и прикладывают платежное поручение.

Нужны ли чеки, если покупка оплачена картой?

Да, нужен документ, подтверждающий расход: кассовый чек, накладная, акт, билет. Выписка по карте подтверждает оплату, но не показывает, что именно куплено для компании.

Кто подписывает авансовый отчет?

Подотчетное лицо, главный бухгалтер или бухгалтер, который проверил отчет, и руководитель, который утверждает сумму расходов. Без подписи руководителя расходы не считаются принятыми.

Сколько хранить авансовые отчеты?

Отчеты вместе с приложенными документами хранят по правилам архивного хранения первичных документов: обычно пять лет после года, в котором они использованы для учета. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Отчеты и чеки тонут в почте и мессенджерах

Чтобы подотчетные документы собирались без ручной сверки

Сотрудник присылает фото чека в чат, бухгалтер вручную переносит суммы в отчет и сверяет с выданным авансом. На десятках отчетов в месяц это часы работы и ошибки в суммах.

Я настраиваю ИИ-агента, который принимает чеки и заявки из мессенджеров, вытаскивает дату, сумму и назначение, сверяет с выданным авансом и готовит заполненный авансовый отчет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»